الرابط المختصر:

mozn.ws/92532

التصنيف:

6 ممارسات لإدارة البيانات في المنظمات غير الربحية

تعتبر البيانات جزءًا أساسيًا من دفع التبرعات وبناء العلاقات في المنظمات غير الربحية. و على الرغم من أن استخدامها قد لا يكون واضحًا على الفور للمراقبين الخارجيين، إلا أن البيانات الخاصة بالمنظمة يمكن أن توضح لك كيفية تفضيل متبرعيك ، والأحداث التي تعزز من التبرعات بشكل أكبر، والفرص لاستقطاب متبرعين جدد.

مع ذلك، فإن إمكانيات نمو المنظمة تعتمد على جودة البيانات التي تجمعها. إذا لم تكن لديها سياسات وإجراءات لجمع البيانات بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب، فقد تفقد فرصًا قيمة للاستفادة منها في الوصول إلى أهدافها.

فيما يلي، سنغطي ست ممارسات مثلى لإدارة البيانات في المنظمات غير الربحية لضمان حصولك على بيانات قوية تدعم عملك وجهود جمع التبرعات.

1.إنشاء إجراءات تشغيل قياسية لجميع الموظفين

إن إنشاء إجراءات تشغيل قياسية Standard Operating Procedure موحدة لجميع الموظفين يعزز من كفاءة العمل داخل المنظمة، حيث تسهم هذه الإجراءات في توحيد الطرق المثلى لأداء المهام وإدارة العمليات. بالتالي، تعزز الإجراءات القياسية من التنظيم الداخلي وتحسن جودة الخدمات المقدمة،

مما يساعد في تعزيز مصداقية المنظمة والامتثال للمعايير القانونية والأخلاقية. كما تُسهم هذه الإجراءات في تسهيل عمليات التوجيه والتدريب للموظفين الجدد، مما يعزز من فعالية العمل ويدعم التحسين المستمر في أداء المنظمة نحو تحقيق أهدافها الاستراتيجية بنجاح.

كيفية توثيق عملية إدارة البيانات في SOP:

إجراءات التشغيل القياسي Standard Operating Procedure وهي من وثيقة مكتوبة تشمل التفاصيل المحددة حول كيفية القيام بالمهمة أو العملية، كما تحتوي على إرشادات واضحة وخطوات تفصيلية تجعل من الممكن تنفيذها بنجاح وبدقة.

لتوثيق عملية إدارة البيانات للمنظمة في إجراءات التشغيل القياسية (SOP)، يمكنك أن تضمن ما يلي:

السياسات والإجراءات الموصى بها لإدارة البيانات

1. اتفاقيات التسمية:

– تحديد كيفية تنسيق العناوين والتواريخ، وتسمية ملفات الملاحظات، واستراتيجيات التسمية العالمية لأنواع البيانات الأخرى.

2.جدول زمني لإدخال البيانات:

– تحديد توقعات لمدى سرعة أن تُلتقط بها البيانات في نظامك بعد جمعها.

3.ضمان الاكتمال:

– وضع فحوصات ورصد البيانات للتقليل من فقدانها.

4.أدوار الموظفين المحددة:

– تعيين المسؤولين عن جمع البيانات وأجزاء معينة من خطة جودة البيانات للمنظمة.

5.التدريب:

– وضع خطة لتدريب الموظفين الجدد، بما في ذلك من يتولى إجراء التدريب، وكيفية توثيق أكمل الموظفين التدريب، وضمان تقديم تدريبات مستمرة لضمان فهم SOP للبيانات.

الفوائد المتوقعة من SOP لإدارة البيانات:

– يوفر عملية متسقة لجميع الموظفين لمتابعتها.

– يوفر وثيقة للرجوع إليها عند طرح أسئلة حول البيانات.

– يعمل كدليل للموظفين الجدد لمنع مشاكل جودة البيانات ناتجة عن تغييرات الموظفين.

تأكد من توثيق هذه السياسات والإجراءات بشكل وافٍ ومفصل لضمان الالتزام بها وتحقيق أهداف جمع البيانات بنجاح وبدون مشاكل.

2.جمع البيانات الشاملة للمتبرعين في مكان واحد

يمكن أن يضمن استخدام برنامج إدارة العلاقات الشاملة على أن تكون البيانات منظمة في مكان مركزي في أي وقت تريده.

لذا لن يكون هناك حاجة إلى التواصل مع منسق لمراجعة سجلات خدمة المتبرعين وغير ذلك من المهام.

كما ستتم تخزين عناصر البيانات هذه، جنباً إلى جنب مع أي عناصر أخرى، في ملف متبرع واحد حيث يمكن لجميع الموظفين مراجعة المعلومات بشكل شامل. والأهم من ذلك، عندما يترك أحد الموظفين المنظمة، يمكنك الوصول إلى جميع المعلومات التاريخية التي تحتاج إليها.

علاوةً على ذلك التخلص من الملفات المكررة والمعلومات المعزولة يحسن من كفاءة الموظفين و، في نهاية المطاف، القدرة على بناء علاقات مستدامة مع المتبرعين و الاحتفاظ ببياناتك في مكان واحد يمنحك صورة سريعة وشاملة عن المتبرعين لمعرفة بالضبط أين يكونون في رحلاتهم في العطاء

3.ضمان التصفية الدورية للبيانات والحفاظ عليها

حتى أفضل قواعد البيانات يمكن أن تفقد فعاليتها إذا لم تجعل من الترتيب الدوري والحفاظ جزءًا من ممارسات إدارة البيانات لمنظمتك غير الربحية. هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان بقاء بياناتك نظيفة وقابلة للاستخدام لجميع الموظفين، مثل:

إجراء تدقيقات دورية شهريًا، ربع سنويًا، أو سنويًا،
البحث عن عناصر البيانات المفقودة، وتنسيق غير الصحيح، وأخطاء البيانات الأخرى. لاحظ أي أخطاء شائعة لاستهداف التدريب الإضافي للموظفين.
إزالة الأخطاء أو البيانات المكررة تصحيح أي أخطاء وإزالة الإدخالات المكررة. كما يمكن القيام بذلك يوميًا لأي من ملفات المتبرعين.
نسخ احتياطي لبيانات المنظمة تأكد من أن بيانات المنظمة مخزنة بشكل آمن على السحابة أو خادم آخر حتى لا تفقد معلومات قيمة إذا حدث شيء ما.

التدريب المنتظم للموظفين على أفضل الممارسات وجه موظفيك إلى بروتوكولات تصفية بيانات المنظمة وذكرهم بأفضل الممارسات للحفاظ على البيانات من خلال تنظيم فعاليات تدريبية منتظمة وسهلة الفهم.

نصيحة دون اتخاذ هذه الخطوات، يمكن أن تتحول قاعدة بيانات المنظمة إلى درج رقمي. على الرغم من أن هذه المهام الإدارية يمكن أن تكون من السهل تأجيلها، تذكر دائمًا أن التنقيح الجيد للبيانات تترجم إلى علاقات مستدامة مع المتبرعين.

4.اختيار برمجيات إدارة المتبرعين سهلة الاستخدام

اختيار البرمجيات المناسبة لإدارة المتبرعين يمكن أن يجعل تجربة إدارة بيانات منظمتك غير الربحية أكثر سهولة.

علاوة على ذلك تقدم قواعد البيانات الحديثة ميزات تساعد في عمليات الإدارة البيانية الأفضل مثل التدقيق الدوري للبيانات، وإزالة التكرارات، وأمان البيانات.

تهدف قواعد بيانات المتبرعين السهلة الاستخدام إلى تسهيل عملك. فهي تساعد في الحفاظ على تنظيم بياناتك في مكان واحد حيث يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها لأنشطة رعاية المتبرعين. ليست كل البرمجيات متماثلة، لذا يجب عليك مراجعة خياراتك للعثور على الحل الذي يعمل بشكل أفضل لفريقك.

قد تفشل خطط إدارة البيانات المرسومة بدقة إذا كانت أدوات إدارة البيانات التي تستخدمها معقدة أو صعبة الاستخدام، مما يدفع فريقك إلى الاعتماد على حلول بديلة مثل الجداول الإلكترونية الخارجية.

5.الأولوية لأمان البيانات

يجب أن تعطي إدارة بيانات المنظمات غير الربحية دائماً أولوية لأمان البيانات حتى يشعر المتبرعون بالراحة فيما يتعلق بمعلوماتهم بشكل مناسب.

يمكنك العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لضمان:

– الحفاظ على تحديثات البرمجيات وتأمينها

– الحفاظ على معالج الدفع الآمن، والموقع الإلكتروني، وأدوات أخرى

– استخدام كلمات مرور قوية

– تنفيذ بروتوكولات للعمل عن بُعد واستخدام الأجهزة المحمولة

– تثبيت حماية ضد الفيروسات

– إعداد شبكة واي فاي آمنة

– تعليم الموظفين حول رسائل البريد الإلكتروني المشبوهة وغيرها من التهديدات الأمنية

– إقامة ضوابط على من يملك الوصول إلى أي بيانات

– التخلص من البيانات التي لم تعد بحاجة إليها بطريقة آمنة

6.استخدام وإدارة بيانات المنظمة

أخيراً، ممارسة إدارة بيانات المنظمات غير الربحية تعتبر مهمة حاسمة في مهمة أي منظمة. حيث تتيح البيانات عالية الجودة جذب الداعمين والمانحين بطريقة ذات مغزى وزيادة التاثير في المجتمع.