البحث

تسجيل الدخول

أو التسجيل كعضو جديد

البحث

كيف تفعّل الأرشفة الإلكترونية في إدارتك؟

الرابط المختصر:

mozn.ws/86207

التصنيف:

محاور المقال

الأرشيف هو من أهم الموارد المعلوماتية لدى المنظمات لذا اتجه الكثير منها نحو الرقمنة في عالم الأعمال فما هي الأرشفة الإلكترونية وبماذا تتميز؟

الأرشيف الإلكتروني هو مستودع لحفظ البيانات والملفات عن طريق مسحها ضوئياً ومعالجتها وتخزينها للوصول إليه مستقبلاً بواسطة قاعدة بيانات الفهرس المربوطة به أي هو حلقة متصلة تبدأ مع نشأة الوثيقة حتى ينتهي المطاف به إما  للحفظ أو الاستعادة.

وتهدف الأرشفة الإلكترونية إلى تقليل المخاطر التي يمكن أن تواجه  المنظمات مثل:

  1. تغيير المتطلبات التنظيمية 
  2. تعزيز  وسائل الحماية الأمنية للمعلومات. 

أهم ما يميز الأرشفة الإلكترونية:

1.الشمولية: 

تسهل من عملية الاسترجاع السريع للملفات باستخدام فهرسة الوثائق بمداخل البحث(الرقم, الموضوع, التاريخ, كلمات مفتاحية للوثيقة…إلخ)

2.التكلفة: 

تعتبر قليلة والسبب في ذلك يعود إلى أنها تعتمد على وسيط تخزين منخفض التكلفة عالي السعة، حيث يمكن تخزين أرشيف البيانات على محركات أقراص صلبة قليلة التكلفة (HDD) أو وحدة تخزين ضوئية مثل CD أو غيره.

 3.الحيز المكاني:

 توفر الحيز المكاني في المنظمة و الاستغناء عن الأرشيف الورقي وتكدس الملفات.

4.التكامل:

قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد Microsoft Word, إكسل Microsoft Excel …إلخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها إلى صور  مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية.

5.المركزية:

سهولة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية و ربطها ببعضها البعض مع مراقبة تحولاتها ومتابعة تطورها بين أجزاء المنظمة WorkFlow.

 

أدوات أنظمة الأرشفة الإلكترونية:

يتكون نظام إدارة السجلات من مجموعة أدوات تساهم في تنظيم  إدارة قسم الأرشفة وهي كالتالي:

1.أدوات لتصنيف السجلات

عبارة عن فئات واضحة يتم  من خلال سنّ القوانين والسياسات المتبعة في الأرشيف حيث سيقوم النظام تلقائيًا بتطبيقها في كل سجل يتم الاحتفاظ به و بكل فئة على سبيل المثال جدول الاستبقاء وهو يعتمد على  الإرشادات الموجودة في جدول المتطلبات القانونية والمخاطر المتعلقة بالمؤسسة والاحتياجات المهنية. 

لذا فهو يحدد المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بكل نوع سجل في خطة الملف (فترة الاستبقاء الخاصة به) وعملية التخلص منه حتى يصل إلى نهاية هذه الفترة.

2.أدوات لإنشاء السجلات

تتضمن الأداة مسح المستندات الورقية وربطها بأنظمة أخرى لاسترداد جميع المعلومات بشكل إلكتروني.

3. أدوات إدارة السرية

 من خلال التشفير  الأمني للسجلات والمحافظة على التواقيع الإلكترونية و سياسات الخصوصية من خلال النظام.

4.التخزين طويل الأجل: 

البرامج في نظام الأرشفة الإلكترونية  ليست وحدها العنصر الأساسي لضمان سرية السجلات بل إن أجهزة التخزين أيضاً تلعب دوراً مهماً في عدم الإخلال أو تغيير السجلات عبر الزمن.

5.الفحص والاختبار:

يعد من العناصر الهامة جداً والذي يضمن عدم تعرض أي احتيال على النظام أو أي سلوك غير مشروع قد تم أرشفته.

كيف تحول منظمتك من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الإلكترونية؟

إن فكرة الانتقال إلى نظام أرشفة إلكترونية تندرج في مجموعة طرق يتم اختيار واحدة منها بناءاً على حجم المنظمة وقدرة إمكانياتها و تتلخص كالآتي:

1.التحويل الفوري

هو أبسط الطرق ويتم في يوم محدد والانتقال فيه يكون بشكل مباشر وسريع للغاية.

2.التحويل التدريجي:

يعتمد على تقسيم مكونات النظام الجديد إلى نظم جزئية ومن ثم تفعيل الأجزاء واحداً تلو الآخر ومن أبرز عيوبه أن عملية التحويل تستغرق وقتاً أطول من جميع المراحل.

3.التحول المتوازي:

تتم هذه العملية من خلال عمل النظامين معاً(القديم والجديد) لفترة معينة حتى تثبت فعالية النظام الجديد ومن ثم إيقاف النظام السابق.

4.التحول التجريبي:

تعتمد هذه الطريقة على تنفيذ النظام في منطقة محددة من المنظمة عن طريق تشغيله في قسم أو إدارة معينة فإذا نجح فيها تم تعميمه على بقية الأقسام, ومن مميزاتها تقلل مخاطر الفشل ومن عيوبها طول المدة المستنفذة لمشروع الانتقال.

 

تعد عملية الأرشفة الإلكترونية المرحلة النهائية من دورة حياة المعلومة ومن خلالها يتم المحافظة على شكل البيانات من التلف أو الضياع.

 

الوسوم:

هل أعجبك المحتوى؟

اقرأ وطور معرفتك التقنية واكتسب المهارات

شارك المحتوى مع من تحب

التعليقات (0)

اترك تعليقاً

عن الكاتب

سارة القرزي

كاتبة وصانعة محتوى تسويقي

اقرأ أيضًا

ميزة التخزين الشخصي في OneDrive لحماية ملفاتك عندما تبدأ يومك سوف تجد نفسك تتفاعل مع الكثير من الملفات وفي بعض المواقف تجد نفسك تتعمل مع معلومات دقيقة وسرية وتفضل أن تكون خاصة و......
استخدامات الذكاء الاصطناعي لأصحاب الأعمال في 2024 يعمل الذكاء الاصطناعي (AI)، على تحسين الكفاءة وتوفير الوقت والتكاليف. ومع التطورات المستمرة، أصبح الذكاء الاصطناعي مصدرًا مفيدً......
كيف تستخدم الذكاء الاصطناعي في منظمتك في العام 2024 يُستخدم الذكاء الاصطناعي (AI) بطرق متنوعة لتحسين الكفاءة وتوفير الوقت وبأقل التكاليف. مع التطورات المستمرة، يصبح الذكاء الاصط......
أفكار وحلول لتقنية التلعيب Gamification في التطبيقات القرآنية يعمل التلعيب أو Gamification على خلق تجربة مستخدم إيجابية  من رغبات النفس الطبيعية والمحفزات العاطفية والتي تعمل عل......
إرشادات في التعامل مع العتاد والبرمجيات في Windows 10 مع تزايد استخدام نظام التشغيل Windows 10 بشكل واسع يصبح فهم كيفية التعامل الفعّال مع العتاد والبرمجيات أمرًا حيويًا، لضمان ......
مقدمة في استخدام نماذج اللغة الكبيرة للمستخدمين غير التقنيين ظهرت نماذج اللغة الكبيرة (Large Language Models واختصارها LLMs) كتكنولوجيا رائدة في المشهد المتطور بسرعة للذكاء الاص......

مجاني 100%

مميزات التسجيل في المنصة

كتابة التعليقات

إضافة المقالات إلى المفضلة

بحث متقدم

سبب الرفض
الملاحظات