تنظيم وتوزيع الأعمال بين أفراد المؤسسات الغير ربحية يعتبر أهم عامل من عوامل النجاح، وإعمال التقنية في جانب التنظيم من شأنه أن يساهم بشكل كبير في رفع مستوى الأداء وتسهيل عملية التنظيم وتوزيع الأعمال. وتُعتبر خدمة Trello والمختصة في إدارة المشاريع وتنظيم الأعمال من أشهر وأبسط الأدوات المجانية في هذا المجال، وتقوم الكثير من المنظمات العالمية باستخدامها لتنظيم الأعمال بين العاملين وتوزيعها ومراقبة فترات الإنجاز بشكل سريع.
وهناك الكثير من المؤسسات الخيرية التي تُعاني الكثير من الازدواجية في الأعمال وتراكمها وضعف متابعتها؛ لذلك نجد أن نظام تريلو سيساعدها في تجاوز هذه المشاكل، لأن النظام متخصص في إدارة المهام ومتابعتها وتوزيعها بين العاملين بشكل سهل. وتُركز هذه الخدمة على تفعيل روح التعاون والحماس والإنجاز بين فريق العمل.

مميزات الخدمة

* سهولة الوصول – يمكن للجميع الدخول إلى الخدمة عبر جهاز الحاسب أو عبر الأجهزة الذكية أو حتى اللوحية، ويدعم تريلو الكثير من الخواص مثل خاصية السحب والإفلات وإمكانية التحرير بواسطة نافذة سهلة للغاية.

* مجاني – هناك العديد من الأنظمة المشابهة لتريلو، ولكن يمتاز عليها بأنه مجاني، فمن الأنظمة المشابهة نظام Kanban الشهير والقديم.

* التعاون – يقوم النظام بشكل أساسي على روح التعاون بين الفريق، فهو يسمح لمدير المشروع بتوزيع المهام للمستخدمين المحددين بتنفيذ المشاريع أو المهام المحددة. كما يمكن للمدير توزيع الصلاحيات وإمكانيات الوصول بين المستخدمين.

* الإشعارات – يستطيع العامل بفريق العمل الحصول على إشعار عبر هاتفه الذكي عندما يقوم أحد فريق العمل بإيعاز أحد المهام إليه أو التعليق على أحد مهامه.

* إدارة الوقت والمسؤولية – بواسطة فصل مراحل المشروع، وهذا يسمح للمستخدمين بمعرفة أين وصل زملاءهم في مهامهم، ومدى سرعة إنجازهم، ومتى بدأوا العمل ومتى أنهوه.

* الطوابع – يمكن لمدير الفريق أن يلصق طوابع ملونة على بطاقات المشروع وتقسيمها وتصنيفها بشكل يُسهل لفريق العمل معرفة تصنيف المهمة أو قسمها.

سلبيات الخدمة

أبرز سلبية تواجهها الخدمة حتى الآن هو عدم تعريبها، ولكن لعل ذلك يتم في القريب العاجل.

إبدأ الآن …

إذا وجدت في نفسك رغبة في تطبيق هذه الخدمة في مؤسستك فابدأ الآن.

* عليك بداية زيارة موقع Trello.com، أو تحميل تطبيقه لهاتفك الذكي أو جهازك اللوحي (للآيفون والآيباد من هنا، للآندرويد من هنا)، ثم قم بالتسجيل أو ربط بريدك في gmail بالخدمة للتسجيل السريع.
بعد ذلك عليك القيام بإنشاء مشروع جديد من خلال الضغط على New Board.
* اذا كنت وحيداً في العمل؛ أي أنك تريد أن تستخدم هذا الموقع لإدارة أعمالك فقط، فاستمر في المراحل التالية المذكورة في هذه المقالة، أما اذا كنت تريد أن تدير عملاً جماعياً، فاختر الأعضاء التي تريدهم أن يكونوا معك في المشروع من خلال Add Members، ولكن يجب على الأعضاء الذين سيعملون معك في هذا المشروع أن يسجلوا في الموقع لاستخدامه، لذا فبمجرد البحث عن اسمهم ستعثر عليهم.
* في المرحلة التالية؛ سترى أن البرنامج قام بتجهيز ثلاثة أقسام، صفحة TO DO للتنفيذ، وصفحة DOING قيد التنفيذ، وصفحة DONE الانتهاء، يمكنك أولاً تغيير أسماء هذه الصفحات لتتناسب أكثر مع طبيعة عملك عبر الضغط عليها وكتابة الاسم الجديد للقسم، كما ويمكنك زيادة أو تقليل عدد هذه الأقسام حسب احتياجات فريق عملك.
مثلاً لو كنت مديراً للاجتماعات في الشركة، فمن المفترض أن تُغير الأقسام بالشكل التالي: “الاجتماعات المرتقبة، الاجتماعات الجارية، الاجتماعات المنتهية”، ويمكنك مثلاً أن تضيف قسماً آخر تسميه “محاضر الاجتماعات”، وهكذا بحسب احتياجك وطبيعة العمل الذي تديره.
* بعد ذلك يمكنك أن تبدأ بإضافة البطاقات الخاصة بالأعمال، فمن الجيد في هذا الموقع أنه يزودك بإعدادات رائعة لكل بطاقة، فمثلاً يمكنك أن تختار المنفذ لهذه البطاقة وتضع له اشعاراً، كما يمكنك أن تضيف لون محدد لتمييز هذه البطاقة عن غيرها، كما يمكنك من إرفاق ملف أو عمل تصويت على أمر ما، كما يمكنك من إنشاء قائمة اختيارات متعددة وغيرها، هناك الكثير من الخصائص الكاملة والتي يمكنك تجربتها بسهولة من خلال الضغط على السهم الأيمن بجانب كل بطاقة.
*بعد أن تقوم أنت أو أي شخص من الانتهاء من العمل على البطاقة المحددة، يمكنك بسهولة جرّها وافلاتها في القسم التالي للانتقال الى المراحل الأخرى للعمل بهذه البساطة، وتسهيلاً للعمل فقد خصص الموقع مساحة في الجانب الأيمن للعمليات التي تم القيام بها مؤخراً، فلو دخلت على الموقع ولم تعرف بالضبط ما الذي حدث اليوم أو ما الذي قام به أعضاء الفريق، فكل ما عليك هو مراجعة القائمة الجانبية اليمنى تحت عنوان “Activity” أو الفعالية، لترى ما الذي فعله أعضاء الفريق، كما يمكنك النقر على كل عضو ورؤية الفعالية الخاصة به فقط.

الجدير بالذكر أن الخدمة المقدمة هي مجانياً بالكامل، لكن يمكنك الحصول على النسخة المدفوعة بمبلغ 25 دولار شهرياً للحصول على خصائص أفضل، للاطلاع على تفاصيل النسخة المدفوعة، يمكنك زيارة الصفحة الخاصة بنسخة الأعمال في موقع Trello.