عملية إدارة المشاريع في المؤسسات الخيرية تعتبر من أهم الجوانب في عمل المؤسسة، لأنها قد تسبب نجاح المشروع أو فشله.  ففي العقود القليلة الماضية ارتفعت أهمية استخدام علم إدارة المشاريع؛ وهذا بسبب النمو المطرد السريع للمشاريع سواء للحكومات او الشركات أو حتى المؤسسات الغير ربحية، وهذا لغاية الوصول إلى الأهداف المنشودة. ويقدم علم إدارة المشاريع أدوات قوية متقدمة في التطوير والتحسين من قدرات المؤسسات في التخطيط والتنفيذ والتحكم في الأنشطة، وأيضا في الإستفادة من مصادرها البشرية ومواردها المالية. وفي عصرنا هذا وبكل تركيبته الاجتماعية المعاصرة أصبح علم ادارة المشاريع مطلوباً بشكل أكبر لتطوير أشكالٍ جديده في الإدارة.

وعندما تجازف المنظمات الخيرية بإقصاء عملية إدارة المشاريع من عملها ستواجه العديد من المشاكل المستمرة، فعلى سبيل المثال لا الحصر تقول الدراسات بأن معدل المشاريع التي تجاوزت الميزانية المخصصة لها في الولايات المتحدة الأمريكية في عام 2004 هي 43%، وأن 15% من المشاريع تم إلغاؤها قبل أن يكتمل إنجازها، وأن أغلب المشاريع التي نُفذت في كبرى الشركات الأمريكية إحتوت على 42% فقط من نطاق العمل المتفق عليه قبل بداية المشروع، وأن خسارة الولايات المتحدة الأمريكية في المشاريع التي نفذت في ذلك العام تجاوزت 100 مليار دولار! وقد خلصت الدراسات إلى أن أهم الأسباب وراء فشل هذه المشاريع يعود إلى قلة معرفة وخبرة القائمين عليها في المعايير العالمية لإدارة المشاريع.

وانطلاقاً من هذه الأهمية سنخصص سلسلة مقالات في مزن للحديث عن أهم الأدوات والتطبيقات التي قد تساعد في تسهيل وتنظيم عملية إدارة هذه المشاريع، وإشراك فرق العمل بشكل أكثر فاعلية لضمان الوصول إلى الأهداف حسب الخطط الموضوعة. وستتنوع الأدوات المطروحة من مجانية ومدفوعة، وسنسعد كثيراً بالرد على أي استفسار أو ملاحظات حول هذه الأدوات. ويجب أن يعلم المستخدم لهذه الأدوات أنها جميعاً لا تتوفر إلا باللغة الإنجليزية. نترككم مع الأدوات:

---

Gantter Project

خدمة رائعة تقدم حلول بسيطة لتنظيم وجدولة مراحل مشاريعك وميزانيتها، ويتميز باستخدامه السهل، بحيث يوفر لك العديد من الأدوات التي تسمح لك بكتابة الجداول الزمنية للمشروع تكاليفها، ويمكنك أيضاً دعوة الآخرين لمشاركتك في تحرير هذه الجداول في نفس الوقت.

التكلفة: مجاني

---

Glasscubes

إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الأدوات التي تعينك في جدولة مشاريعك بزمن وتكاليف ومنفذين؛ فهذه الخدمة تتيح لك ذلك. بحيث تستطيع أن تمكنك من إرسال تقارير زمنية على البريد الإلكتروني لتتابع مسار المشروع، كما تمكنك من تخصيص جداول البيانات لتعيد صياغتها بالطريقة التي تناسبك.

التكلفة: مجاناً للخطة الأساسية، ويمكنك الحصول على المزيد من المزايا عبر اشتراك شهري

---

gTrax

عندما تريد أن تقوم بإدارة وقت المشروع وتسجيل النقاط الزمنية لمراحل إنجازه فهذه الخدمة قد تكون مناسبة لذلك، فهي تتيح لك مدخلات وقت المشروع والموارد التي يتم انفاقها. وقد تم تصميم هذه الخدمة لتعزيز إدارة الوقت في المشاريع، ويمكنك كذلك عرض التقارير الدورية للمشروع بشكل مستمر وبسيط.

التكلفة: مجاني حتى 3 مستخدمين، وبعد ذلك ستحتاج إلى دفع اشتراك شهري للحصول على المزيد من المستخدمين

---

WiseMapping

تقوم هذه الخدمة بتوفير منصة لتبادل أفكار العصف الذهني وتحسين رصف الخرائط الذهنية بشكل رائع، فتقوم هذه الأدارة برسم خرائط العقل على منصة سحابية تيسر لك نشرها بسهولة على من تريد. استخدامها سهل ومفيد.

التكلفة: مجاني للخطة الأساسية، وتستطيع الحصول على المزايا كاملة باشتراك شهري

---

Gliffy

هذه الخدمة تتيح للمستخدمين بناء الرسوم البيانية والمخططات الإنسيابية من الصفر عبر العشرات من القوالب المتوفرة، كما تتيح الخدمة التعاون المشترك بين العديد من المستخدمين في مشاركة هذه الخطط وتعديلها ومناقشتها.

التكلفة: مجاني لمستخدم واحد، ويمكنك الحصول على اشتراك مدفوع للحصول على المزيد من المستخدمين والمزايا

---

وفي الختام .. واحدة من أهم القواعد في إدارة المشاريع هي أن يكون التواصل بين فريق عمل المشروع على مستوى عال ومتواصل، بما في ذلك التواصل مع أصحاب المصلحة من المشروع، ويمكن لمثل هذه الأدوات أعلاه أن تساعد في تحسين إمكانية التواصل بين أفراد المشروع عبر التشارك عن بعد في بناء الخطط الزمنية والتكاليف وتحديد المنفذين وغيرها.