اكتسبت تطبيقات إدارة المهام والمشاريع أهميتها من حاجة المنظمات المتزايدة لأدوات تنظم العمل وتسهل التنسيق بين أفرادها وأقسامها لتحقيق الأهداف المحددة ضمن المدة المخطط لها. وسنستعرض هنا خدمة أسانا Asana المتخصصة في جدولة المهام والمشاريع، ومتابعتها وأرشفتها وذلك بطريقة يسهل فيها التواصل بين أعضاء الفريق الواحد وبين الفِرَق المختلفة داخل المنظمة.

ما هي خدمة أسانا Asana ؟

أسانا هي خدمة على الانترنت متخصصة بكل ما هو متعلق بإدارة المشاريع وإدارة فرق العمل ويمكن من خلالها ترتيب المشاريع حسب الأولوية، أو حسب الوقت المستغرق لإنجازها أو حسب نوعها.

مميزات الخدمة:

1. سهولة الاستخدام: توفر خدمة أسانا واجهة بسيطة وجذابة تساعد المستخدم على فهم الصورة العامة للعمل ومتابعة مهامه. حيث يمكن إضافة كل مشروع باسمه الخاص مع تحديد أعضاء الفريق المسؤول عنه والمهام الفرعية التابعة له وتوزيعها بسلاسة. ويستطيع كل عضو متابعة الخط الزمني للمشروع وتلقي تنبيهات حول ما تم إنجازه أو حول مواعيد التسليم القريبة

2. إمكانية استخدام تطبيقات أخرى: مثل قوقل درايف Google Drive ودروب بوكس Dropbox عند أداء المهام وربطها بخدمة أسانا. حيث أن هناك الكثير من التطبيقات المدمجة داخل أسانا مما يسمح بأداء المهمة بسهولة وكفاءة وسرعة وإمكانية تكامل الخدمة مع خدمات أخرى تعمل عليها المنظمة.
3. إمكانية الاطلاع على تقويم مشترك: ويبين التقويم مواعيد بدء ونهاية كل مهمة وكل مشروع. وهذه الخاصية مناسبة ومثالية للمجموعات الصغيرة والمتوسطة في الحجم حيث يستطيع الجميع متابعة العمل في آن واحد

4. الأرشفة: إمكانية أرشفة المشاريع والمهام المنجزة بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة
5. تطبيقات الجوال: يتوفر لهذه الخدمة تطبيقات لأجهزة الايفون والأندرويد تسهل عمل الموظف وإنجازه للمهام وتواصله مع الفريق من جواله ومن أي مكان من دون الحاجة للجلوس على الكمبيوتر.
6. مجاني: يتوفر أسانا مجانًا للجميع، مع إمكانية الحصول على النسخة المدفوعة بمبلغ 9.99 دولار شهريا لكل فرد (قابل للتخفيض) مع إتاحة خصائص ومميزات وخدمات أفضل عند الترقية. وللاطلاع على تفاصيل النسخة المدفوعة، يمكنك زيارة صفحة الأسعار في الموقع الرسمي.

عيوب التطبيق:

1. صعوبة إضافة المشاريع الكبيرة ذات المستويات المتعددة والمعقدة من المهام وذلك لقلة المميزات الحالية في هذا الخصوص
2. عدد المستخدمين محدود في النسخة المجانية. حيث لايمكن استخدام الخدمة للمجموعات الأقل من 5 أشخاص، ومن جهة أخرى فهو ليس مجانياً للمجموعات التي يتجاوز أفرادها 15 شخصًا
3. لا تدعم الخدمة اللغة العربية في الوقت الحالي.
4. لا يمكن استخدام الخدمة في حال عدم وجود اتصال بشبكة الانترنت.

كيف تستطيع المؤسسات الخيرية الاستفادة من خدمة أسانا Asana؟

تعاني الكثير من المنظمات غير الربحية من مشكلة عدم المتابعة الدقيقة للعمل وعدم وضوح رؤية المنظمة ومشاريعها القائمة حالياً لكثير من المنتسبين لها. ونتيجة لذلك فإن الكثير من المنظمات غير الربحية تبحث عن حلول سهلة وفعّالة لمتابعة وتنظيم سير العمل، وهذا التطبيق يوفر حلًا ممتازًا وسهلَ الاستخدام ويحدّ من مثل هذه المشاكل وينظم العمل بطريقة احترافية. وقد حقق هذا التطبيق نتائج إيجابية جدًا دفعت شركات كبيرة مثل موقع ماشبل Mashable الإخباري التقني إلى استخدامه بديلًا عن البريد الإلكتروني لتوزيع المهام والتواصل بين فرق العمل داخل المنظمة.

وتذكر أن أسانا ليست الخدمة الوحيدة في السوق، فهناك تطبيقات وخدمات لإدارة المشاريع شبيهة سبق وتحدثنا عنها هنا، مثل تطبيق Wunderlist لإدارة المهام وخدمة Trello لإدارة وتنظيم عمل الفريق.

ابدأ الآن ..

1. بعد إنشاء حساب جديد وتسجيل الدخول ستظهر لوحة التحكم الرئيسية للخدمة.

2. تندرج تحت الأيقونة البرتقالية الموجودة في أعلى يسار الصفحة أبرز المهام التي تستطيع القيام بها، وهي:
   • إدراج مهام جديدة Task.
   • بدء محادثة جديدة Conversation.
   • إنشاء فريق جديد Team.
   • إنشاء مشروع جديد Project.
   • دعوة عضو جديد Invite.

3. عند الضغط على خيار “إنشاء مشروع جديد” ستظهر نافذة جديدة لإدخال اسم المشروع ومدته الزمنية والأعضاء العاملين عليه وخيارات خصوصية ظهور هذه المعلومات للآخرين.

4. لكل مشروع، هناك 5 أمور أساسية يسهل استعراضها من لوحة تحكم المشروع نفسه، وهي:

• قائمة المهام Project List:  ومنها يتم إضافة المهام وتحديد مدتها والأشخاص المسؤولين عنها.
• المحادثات Conversations: وفيها كل النقاشات الجماعية المتعلقة بالمشروع ومهامه.
• التقويم Calendar: ويوضح تواريخ بدء وانتهاء المهام المتعلقة بالمشروع والمجموعات أو الأشخاص القائمين عليها.
• سير العمل Progress: ويمكن من خلالها متابعة آخر التطورات والتحديثات والملاحظات المتعلقة بالمهام والمشروع.
• الملفات Files: وفيها أي ملف تمت مشاركته في المشروع بحيث يسهل إيجادها واستخدامها عند الحاجة.

5. عند الرغبة في تكرار المشاريع فإنه يمكن حفظ نماذج جاهزة لها تحتوي على نفس التفاصيل (توزيع المجموعات، المهام، مراحل التنفيذ، مواعيد التسليم وغيرها) بحيث يسهل إعادة استخدامها.

أخيراً.. تتيح خدمة أسانا خيارات أكثر عند ترقية النسخة المجانية إلى نسخة مدفوعة. فيكمن رؤية كل مشاريع المنظمة والمجموعات المختلفة واستعراضها كقائمة يسهل متابعتها وتصنيفها حسب المدة أو نوع المشروع. كما يمكن توثيق العمل وحفظه كتقارير أو في مستند Google Sheets.