أنظمة وأدوات إدارة التقنية

إدارة المهام في المنظمات الخيرية باستخدام تطبيق Wunderlist

كُتب بواسطة تركي الشمري

يعتبر استخدام التطبيقات في إدارة وتنظيم المهام في المنظمات الخيرية من الأدوات المهمة في زيادة الإنتاجية ورفع مستوى الأداء. وتُعد تطبيقات إدارة المهام من أشهر أنواع التطبيقات انتشاراً في المتاجر الإلكترونية. ومع كثرة وتنوّع هذه التطبيقات، إلا أن غالب المستخدمين يعاني من صعوبة في تعلّم طريقة عمل التطبيق، ويضيع وقته في التطبيق نفسه بدل أن يركز على إنجاز المهام المناطة به.

ولتعريف المنظمات الخيرية ببعض التطبيقات المفيدة في إدارة المهام، سنستعرض في هذا المقال تطبيق Wunderlist لإدارة المهام. يُعد التطبيق من أشهر وأفضل تطبيقات إدارة المهام المتوفرة في السوق. تجاوز عدد مستخدمي الخدمة حاجز الـ 13 مليون مستخدم، وتم إنشاء أكثر من 700 مليون مهمة باستخدام الخدمة في عام 2016 فقط.

مميزات الخدمة:

الوصول من أي مكان

يمكنك الوصول واستخدام الخدمة مهما كان الجهاز الذي لديك. تتوفر تطبيقات للخدمة على جميع متاجر الأجهزة الذكية، كما يمكنك تحميل التطبيق المكتبي لجهاز الويندوز أو الماك. أو يمكنك ببساطة زيارة الموقع الإلكتروني للخدمة لاستخدامها.

خدمة مجانية

رغم أن النسخة المدفوعة للخدمة لن تكلفك سوى 5 دولار في الشهر، إلا أن النسخة المجانية غنية بالمزايا والخصائص الرائعة التي ستكون كافية لأغلب احتياجاتك. إن كنت ترغب في معرفة المزيد عن مزايا النسخة المدفوعة، ننصحك بزيارة هذه الصفحة.

 المشاركة مع الفريق

تسمح لك الخدمة بمشاركة قائمة المهام مع أعضاء فريقك إن أردت. تستطيعون كتابة تعليقاتكم على المهام ومناقشتها مباشرة و إرفاق ملفات للمهام عند الحاجة. كما أنك تستطيع تحديد الشخص المكلّف لكل مهمة تضيفها، بحيث يسهل توزيع ومتابعة إنجاز مهام المشروع الموكلة لكل عضو من أعضاء الفريق.

التواريخ والتنبيهات

تمكنك الخدمة من ووضع تواريخ وتنبيهات للمهام المضافة. هذه التواريخ مفيدة جداً، حيث تقوم الخدمة بتنبيه الشخص المكلف بالمهمة عند قرب موعد تنفيذها. وتُرسَل التنبيهات كإشعار على الجوال للشخص المكلّف أو بالإيميل أو كتنبيه من داخل التطبيق. بهذه الطريقة تضمن أن المهام لا تتراكم ولا تُنسى مع مرور الوقت.

 الإضافة من أي مكان

تقدم الخدمة طرق ذكية لتسريع عملية إضافة المهام. مثلاً، تستطيع إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى [email protected] وسيتم إضافة البريد الإلكتروني كمهمة في حسابك. كما أنه سيتم إضافة مرفقات الرسالة – إن وجدت – كمرفقات في تفاصيل المهمة! كما ان تطبيقات الجوال تسهل إضافة أي روابط ونصوص من تطبيقات أخرى في تطبيق Wunderlist من خلال ميزة المشاركة. ويمكنك تحميل إضافات الخدمة على كل المتصفحات المشهورة لتسريع عملية إضافة الروابط في قائمة المهام.

تصدير قائمة المهام

توفر الخدمة خاصية إرسال قائمة المهام كاملة إلى بريدك الإلكتروني. كما يمكنك تصدير القائمة كاملة على شكل ملف PDF بحيث يمكنك طباعتها والاحتفاظ بنسخة ورقية منها على مكتبك إن أردت.

اقرأ أيضاً:  نصائح وتوجيهات لبناء برنامج تدريبي تقني ناجح

ما يعيب هه الخدمة الرائعة في الوقت الحالي هو دعمها للغة العربية في نسخة الويب. إلا أن تطبيقات الجوال للخدمة عربية بالكامل. وعموماً فإن الخدمة سهلة التعامل وواضحة وتستخدم الأيقونات بشكل جيد بحيث يسهل فهم مدلولات الأوامر من الشخص غير المتقن للإنجليزية.

كيف أبدأ؟

إذا أحسست أن تطبيق Wunderlist قد يكون مناسباً لمنظمتك أو لفريقك، فننصحك باتباع الخطوات التالية:

  • قم بزيارة الموقع الإلكتروني للتسجيل في الخدمة. أيضاً، تستطيع تحميل تطبيق الأجهزة الذكية (نسخة الأيفون والأيباد، نسخة الأندرويد، نسخة الويندوز فون) والتسجيل من خلال التطبيق إن أردت ذلك.
  • بعد التسجيل، قم بإنشاء قائمة جديدة بالضغط على زر Create List. اتبع قاعدة “قائمة لكل مشروع”. لكل مشروع تنوي متابعته باستخدام التطبيق، قم بإنشاء قائمة باسمه. وفي حال كان المشروع كبيراً جداً، يمكنك إنشاء عدة قوائم لتقسيم المشروع.
  • الآن حان وقت إضافة أعضاء المشروع. من داخل قائمة المشروع، اضغط على زر إضافة الأشخاص Add People. تستطيع إضافة عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء فريقك، وستصلهم دعوة للتسجيل في الخدمة وتحميل تطبيقها ومشاركتك في قائمة مهام المشروع.
  • بعد أن ينضم أعضاء فريقك للمشروع، قوموا جميعاً بجلسة عصف ذهني لحصر مهام المشروع، أو أضفها إن كانت قائمة المهام معروفة ومحددة سابقاً. لا تنسى أن تضيف الأشخاص المكلفين بكل مهمة. وإن كان للمهام تواريخ محددة لإنجازها فقم بوضعها أيضاً.
  • قم بإرفاق كل الملفات المتعلقة بمهام المشروع في الخدمة، حتى تكون هذه القائمة هي مرجعكم الكامل لكل ما يتعلق بالمشروع وحتى لا تحتاجون للرجوع للبريد الإلكتروني مثلاً للبحث عن هذه الملفات. ولا تفوّتوا استخدام خاصية التعليق على المهام فهي ستوفر عليكم عناء عقد الاجتماعات الطائلة.
  • تابع إنجاز المهام من أعضاء فريقك. نبه الأشخاص المتأخرين في إنجاز مهمة باستخدام خانة التعليقات. قم بالتغيير والتعديل على المهام وتفاصيلها بحسب تغير حاجتكم وتغير مشروعكم.

ستسهل هذه الخدمة إدارة ومتابعة تنفيذ مهام المشاريع في المنظمات في حال استغلال مميزاتها الاستغلال الأمثل وتبنيها بشكل جدي في إدارة مشاريع الفريق داخل المنظمة. وفي حال رغبتك في تجربة خدمة أخرى لإدارة مشاريعك داخل المنظمة، فننصحك بقراءة مراجعتنا لخدمة Trello الشهيرة. الجدير بالذكر أن خدمة Wunderlist توفر باقة مدفوعة تسهل من عملية إدارة الفرق، ويمكن الإطلاع على تفاصيلها من خلال زيارة هذه الصفحة.

عن الكاتب

تركي الشمري

رئيس التحرير في موقع مزن. أكاديمي. مهتم بتطويع التقنية وتحليل البيانات في القطاع الخيري.

6 تعليقات

  • تطبيق رائع نستخدمه في الجمعية منذو منتصف 2016 تقريباً
    جميع المهام المؤكلة الى الموظفين يتم تسجيلها في البرنامج حيث تم وضع لكل إدارة قائمة وأعطاء الصلاحيات لموظفين كل إدارة على حده للإطلاع على المهام بينما مدير الجمعية ورئيس المجلس والأعضاء تم إضافتهم لكافة القوائم
    أجمل ما في التطبيق أن المدير يستطيع ان يحدد الشخص المؤكله إليه المهمه ليقوم بإنجازها ويقوم الموظف باضافة المستجدات الخاصة بالمهمة عن طريق التعليقات
    بعد اكتمال المهمة يقوم المدير المباشر بإنهاء المهمة
    انصح جميع المدراء التنفيذين و مدراء الاقسام باستخدمه فهو يسهل وينظم الكثير من الأمور وستلاحظوا الفرق في اكمال المهام المؤكلة لان بعض المهام تاخذ وقت وقد يتم اهمالها او نسيانها لكن عن طريق البرنامج تستطيع ضبط هذه المشكلة

  • هل توجد فيه خاصية work flow بمعنى تم وضع مهمة لشخص معين وتم اجراء تعديلات من قبل شخص اخر .. هل خاصية تتبع المهمة ومدى سيرها كمدير ..
    هل هو متوافق مع الاوت لوك بحيث تكون المرجعية والربط للموظفين عن نظام واحد ..
    هل تم الاطلاع على ادوات مايكروسوفت الجديدة ضمن office365 واستطيع التكامل بينه وبينها ..
    انا لا اقلل ولكن هو استفسار ..

    شكري الخالص وانا من متابعين المهتمين بادوات الربط الاداري المؤتمت ..

  • شكرا جزيلا لجهودك ،،

    ١- عندي مشكلة عند مشاركة قائمة مع احد الموظفين يمكنه أن يقوم هو بحذف المهمة وليس مديره مما يسبب ضياع للجهود ! ألا يوجد إمكانية لأن لا يحذف المهمة سوى من أضافها ؟

    ٢- لم آعرف الفرق بين النسختين المدفوعتين !

اترك تعليق