أنظمة وأدوات إدارة التقنية

خطوات هامّة انتبه لها قبل بنائك لأي موقع إلكتروني

كُتب بواسطة عبدالعزيز الحمادي

تمتلك معظم المنظمات اليوم مواقع إلكترونية خاصة بها، تمثل الواجهة الإعلامية الرسمية الخاصة بها، ولا نعتقد أن هناك من لا يدرك أهمية المواقع الإلكترونية، خاصة أن المواقع أصبحت حجر زاوية رئيس في بناء المنظمات اليوم.

ولكن وللأسف وجدنا في دراسة قامت مؤسسة التقنية المباركة بإعدادها أن أكثر من ربع المنظمات الخيرية السعودية (٢٧٪) لا تمتلك موقعاً إلكترونياً يمثلها على شبكة الإنترنت. ويُعتبر هذا رقماً كبيراً ينبغي العمل على التقليل منه قدر الاستطاعة بنشر ثقافة أهمية المواقع الإلكترونية في حياة المنظمات.

أهمية المواقع الإلكترونية

الموقع الإلكتروني يعتبر المصدر الأول الذي يتجه له المستفيد وكل من يريد معرفة المزيد حول منظمتك، فهو يعتبر المنظمة نفسها ولكن على الإنترنت. حيث أصبح الإنترنت هو المصدر الأول للمعلومة لدى معظم المستخدمين اليوم. فما تقوم بقوله عن نفسك في موقعك الإلكتروني هو ما سيظنه عنك المستخدمون والمستفيدون.

فعند عدم امتلاك منظمتك موقع إلكتروني ستعاني في توضيح صورتك ومشاريعك بشكل أفضل لشريحة كبيرة من المستخدمين، خاصة ان الشبكات الاجتماعية لا تكفي لمشاركة أخبارك ونتاجك بشكل مستمر بسبب أنها متجددة ومحتواها غير ثابت.


خطوات بناء الموقع الإلكتروني

قبل شروعك في بناء موقعك الإلكتروني أو حتى تجديد موقعك الحالي ننصحك بالتوقف قليلاً، والاهتمام بالخطوات التالية اهتمام بالغ كي تحصل على موقع يتوافق مع ما ترغب بشكل تام.

تمر عملية بناء المواقع الإلكترونية بأربعة مراحل رئيسة، هي:

١- التحليل

وهي العملية الأهم لأنها هي من تحدد شكل المُخرج النهائي من الموقع الإلكتروني، فعملية التحليل هي رسم أدق التفاصيل التي سيتم برمجة وتصميم الموقع وفقاً لها، وهي قد تصل إلى ٢٠ أو ٣٠ صفحة، ويتم فيها على سبيل المثال ذكر:

  1. تفاصيل الصفحة الرئيسية وطريقة عرض المحتوى فيها.
  2. أنواع خدمات الموقع وطريقة عرضها، مثل (الأخبار، المقالات، الصوتيات، الصور.. إلخ).
  3. لغة البرمجة المُفضل استخدامها أو نوع منصة إدارة المحتوى CRM.
  4. ألوان ومظهر الموقع الإلكتروني.
  5. تفاصيل ظهور الموقع في متصفحات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
  6. ربط الموقع بالشبكات الاجتماعية وخاصية التعليقات على المحتوى.
  7. طريقة عرض لوحة التحكم الإدارية الخاصة بالموقع.
  8. مكان تخزين المحتوى المرفوع على الموقع من مرئيات وصوتيات.
  9. نظام العضويات والصلاحيات الإدارية وطريقة توزيعها.
  10. الخواص الإضافية كالاستفتاءات والإعلانات ونحوها.

وغيرها من التفاصيل التي تهمك في بناء الموقع الإلكتروني، ولا أنصح أن يتم عدم ذكر بعض التفاصيل غير المهمة في التحليل، لأن التحليل هو المُخرج النهائي المعتمد لموقع. وأنصح بأن من يقوم بالمساهمة في كتابة تحليل الموقع كلاً من:

  1. المسؤول التقني في المنظمة
  2. مستشار تقني من خارج المنظمة
  3. مسؤول إداري في المنظمة
  4. مسؤول قسم العلاقات العامة والإعلام

وغيرهم من أصحاب العلاقة في إدارة الموقع الإلكتروني.

٢- العروض

بعد قيامك بعمل تحليل كامل لموقعك الإلكتروني واعتماده في شكله الأخير تأتي خطوة طلب عروض الأسعار من الجهات المنفذة، يجب عليك البدء قبل ذلك في جمع معلومات الجهات الأفضل في تنفيذ موقعك الإلكتروني، والأفضل أن تكون متنوعة المكان والحجم حتى تتنوع العروض التي ستصل إليك لاحقاً.

بعد اكتمال جمع معلومات الجهات المنفذة ابدأ في إرسال طلب عرض سعر لبناء موقعك الإلكتروني، وأرفق لهم في رسالة الطلب خطاب رسمي من منظمتك، وكذلك التحليل الذي قمت بإنشاءه سابقاً. بعد ذلك قم بانتظار اكتمال الردود بعروض الأسعار المقدمة إليك من الجهات الراغبة في التنفيذ.

بعد وصول عروض الأسعار ابدأ بالاجتماع بفريق العمل الذي قام بتحليل الموقع الإلكتروني وابدأ بفك المظاريف التي تحتوي على عروض الأسعار، ثم قم باختيار ثلاثة معايير وهي (تكلفة المشروع – تجربة الجهة في العمل مع القطاع – الوقت) -في الواقع قد تحتاج لمعايير أكثر وتحتوي على تفاصيل أكبر- بعد ذلك أعط على سبيل المثال كل معيار وزن (التكلفة 60%، تجربة الجهة 30% – الوقت 10%)، فالتكلفة تعكس أهمية التكلفة للمشروع (كونها الأعلى وزناً)، وتجربة الجهة في العمل هي التجربة مع جهات مشابهه، بينما الوقت هو أقل العوامل أهمية للمشروع ولذلك قمنا بإعطاءه الوزن الأقل.

بعد ذلك نقوم بتقييم العروض التي وصلتنا على مقياس من 1 إلى 10 لكل معيار من المعايير، فمثلاً يظهر لنا أن العرض الثاني قدمته جهة ذات خبرة في القطاع أعلى من الجهة الأولى ولذلك قمنا بإعطائها 8 بينما الجهة الأولى (صاحبة العرض الأول) قمنا بتقييمها بـ 4 نقاط.

مثال على تقييم العروض المقدمة بناءً على معايير محددة.

بعد ذلك نضرب الوزن بالتقييم الذي أعطيناه للعروض المقدمة، فالعرض الأول حصل على 54 نقطة وهي حاصل ضرب (60% * 9) بينما حصل العرض الثاني على 42 نقطة وهي حاصل ضرب (60% * 7). ثم نقوم بجمع نقاط كل عرض فنحصل على مجموع النقاط وفي هذا المثال حصل العرض الأول على مجموع 68 نقطة، بينما حصل العرض الثاني على 74 نقطة.

في هذا المثال يظهر لنا أن العرض الثاني أفضل من العرض الأول (بحكم حصوله على مجموع أكبر) رغم أن العرض الأول كان سعره أفضل إلا أن المعايير الأخرى رجحت كفة العرض الثاني. ,ويمكنك التعرّف أكثر على نماذج طلب تقديم العروض RFP بقراءة مقالنا هذا.

٣- العقود

بعد اختيار العرض الأفضل والمناسب يأتي دور بناء العقد الذي يضمن حقك وحق الجهة المنفذة، ويحفظ الجودة في أداء العمل. لذلك نقترح عليك في هذه النقطة الاستعانة بقانوني أو خبير في بناء العقود لمساعدتك في كتابة عقد التنفيذ.

بعد كتابة العقد تأكد من إدراج التحليل كحزء لا يتجزأ من هذا العقد، لأن التحليل هو أصل عملية التنفيذ، وبعد الانتهاء من كتابته تأكد من مراجعته من كافة أصحاب المصلحة في المنظمة، بعد ذلك فليتم التوقيع وبدء التنفيذ بعد التوكل على الله.

ملاحظات يجب الانتباه لها في عقد بناء المواقع الإلكترونية والأنظمة:

  1. الفترة التجريبية: يجب أن يحتوي العقد على فترة تجريبية لاستخدام الموقع أو النظام والتأكد من خلوّه من المشاكل، وفي حال وُجدت أي مشكلة تتكفل الجهة المنفذة بإصلاحها فوراً.
  2. الدعم الفني: يجب أن يحتوي العقد على فترة زمنية للدعم الفني في حال حدوث مشاكل مفاجأة، وبعض أصحاب المواقع للأسف يغفلون عن أهمية هذه المشكلة، فعندما تواجههم أي مشكلة في الموقع يدفعون مبالغ طائلة لجهات تقدم الدعم الفني بسبب عدم وجوده في عقد الجهة التي قامت ببناء الموقع.

٤- التنفيذ

لم يبق لنا سوى عملية التنفيذ، وهي العملية التي ربما تأخذ وقتاً طويلاً حسب حجم الموقع أو النظام الذي يتم بناءه، وفي هذه المرحلة يجب أن تكون فيها متابعة عملية التنفيذ لصيقة للتأكد من جودة المُخرج النهائي، والتأكد من سير العملية وفقاً للجدول الزمني المرسوم لها.

وبعد اكتمال الموقع تبدأ الفترة التجريبية والتي سيقوم مدير الموقع بتجربة كافة العمليات والإجراءات لضمان سلامته من المشاكل، وكلما طالت الفترة التجريبية كلما كان أفضل. وبعد ضمان خلو الموقع من المشاكل يتم استلام الموقع بشكل رسمي من الجهة المنفذة مع كافة بيانات الدخول له في مظروف مغلق بإحكام. وبعد استلام الموقع يُفضل أن يقوم مديره بتغيير الأرقام السرية وبيانات الدخول لضمان عدم استخدامها من الجهة المنفذة في وقت لاحق لأي سبب كان.

اقرأ أيضاً:  بدءًا من اليوم: Google Classroom منصة تعليمية مجانية للجميع

أسس نجاح الموقع الإلكتروني

لتضمن أن يتم بناء الموقع على أفضل أُسس ممكنة يسعدني أن أشارككم ملاحظات حول ٤ نقاط في أي موقع إلكتروني، وهي:

التصميم والهوية

مظهر الموقع هو منبع الجمال وأحد الأسباب الرئيسة لبقاء الزائر في الموقع لفترة طويلة، لذلك ينبغي الاهتمام في جمالية المظهر. وفي العادة يُفضل أن يتم اشتقاق ألوان مظهر الموقع من الألوان الرسمية للمنظمة وشعارها، ويُفضل ذكر مثل هذه الألوان في التحليل الذي سيتم عمله قبل البدء في التنفيذ إذا كان من سيقوم بتنفيذ تصميم مظهر الموقع هي نفس الشركة التي ستقوم ببرمجته وتركيبه.

المحتوى والتحديث

السبب الرئيس في زيارة الزوار لموقعك بالتأكيد هو المحتوى المتواجد فيه، وموقع يخلو من المحتوى المتجدد سيخلو من الزوار مستقبلاً. وللأسف تعاني أكثر مواقع المنظمات غير الربحية في السعودية من سوء في تحديث محتوى مواقعها الإلكترونية، ففي دراسة قامت مؤسسة التقنية المباركة بإصدارها وجدت أن ٦٦٪ من مواقع المنظمات غير الربحية على الإنترنت لم تقم بتحديث محتواها خلال الشهر الماضي، وهذا رقم كبير جداً.

لذلك يجب على المواقع الإلكترونية أن تضمن تحديث محتوياتها بشكل دوري ومستمر لا يقل عن التحديث الأسبوعي. وتتنوع أشكال المحتوى في المواقع الإلكترونية، وكلما زاد التنوع في المحتوى زاد كفاءة الموقع وارتفعت نسبة الزيارات له، والمحتوى نوعان:

  1. المحتوى النصي: ويشمل التعريف بالمنظمة وآخر الأخبار والمقالات وغيرها.
  2. المحتوى غير النصي: ويشمل الصور والفيديو والصوتيات وغيرها من المحتويات غير النصية.

التواصل والتفاعل

يعتبر الموقع الإلكتروني أحد وسائل التواصل المباشرة مع المنظمة، لذلك يجب أن تهتم المنظمة بتفعيل صفحة “اتصل بنا” وتتأكد من عملها بصورة صحيحة وفعّالة، ولكن مما يؤسف نجد الكثير من مواقع المؤسسات الخيرية لا تقوم بتفعيل هذه الصفحة أو حتى تحديثها بشكل دوري، لذلك يجب عليك أن تتأكد من أنها فعالة ومحدثة بآخر بيانات الإتصال للمنظمة، ومن أهم العناصر التي يجب تواجدها في صفحات الإتصال بنا:

  • أرقام الهواتف والفاكس
  • البريد الإلكتروني
  • نموذج إرسال رسالة مباشر
  • خريطة تدل على مقر المنظمة

وإذا تم تفعيل هذه العناصر يجب المحافظة على جميع الإتصالات ورسائل البريد الواردة، لأنه في حال عدم الرد على الرسالة أو الإتصال من المرة الأولى فثق أن نسبة عودته ستكون أقل.

الصداقة مع محركات البحث

لا شك أن محركات البحث هي المصدر الرئيس لأكثر زيارات المواقع الإلكترونية اليوم حول العالم، لذلك يجب علينا الحرص على أن تكون مواقعنا متناسقة ومتوافقة مع شروط محركات البحث لنضمن ظهورها في النتائج الأولى دائماً.

ومن أهم شروط محركات البحث لترضى عن موقعك هو أن يتم تفعيل ميزة SEO في موقعك، وهي عبارة عن أكواد برمجية وإضافات تجعل من موقع المنظمة صديقاً حميماً جداً لمحركات البحث. ويستطيع من لديه حتى قليل خبرة في مجال إدارة الموقع من تفعيل هذه الخواص بكل يسر وسهولة إذا كنت تستخدم نظام إدارة محتوى جاهز، عبر إضافات برمجية جاهزة.

ختاماً .. عملية بناء المواقع الإلكترونية تحتاج إلى تركيز عالٍ في التخطيط والتنفيذ، واهتمام بالغ في التشغيل والتحديث، ونرى أنه من المهم أن يتم إيكال مهمة تشغيل الموقع الإلكتروني وتحديثه بالجديد إلى مسؤول يضمن إنجاح الموقع وتحقيقه للرؤية التي بُني على أساسها.

عن الكاتب

عبدالعزيز الحمادي

المدير التنفيذي لمؤسسة التقنية المباركة .. مهتم بالتقنية والعمل الخيري وإثراء المحتوى العربي على الإنترنت ..

اترك تعليق