إدارة التقنية

نظرة عامة حول نماذج طلب تقديم العروض “RFP” للجهات غير الربحية

كُتب بواسطة عمر النهدي
تمهيد:
طلب تقديم العروض (request for proposal) ويتم اختصاره بالإنجليزية RFP هو وثيقة تصف احتياجات المشروع المراد تنفيذه وتسأل عن الحلول المقترحة من الباعة المؤهلين لتنفيذ المشروع. ووجود RFP جيد يساعدك في الحصول على مورد جيد لتنفيذ مشروعك والإنتهاء منه كما خُطط له. هذه التدوينة ستفتح لك آفاق أوسع في كتابة RFP جيد –بإذن الله-.
علماً أن هذا المقال لا يستهدف المشاريع الصغيرة أو ذات المدة الزمنية القصيرة جداً.

معظم المنظمات قد تواجه بعض العقبات أثناء عملها، ومع هذا قد لا تملك الخبرات أو المصادر التي تساعدها على تجاوز هذه المحنة داخلياً. في مثل هذه الحالات من الطبيعي أن تتعاقد المنظمة مع جهة خارجية أو ايجاد شريك يساعدها في حل المشكلة، لكن السؤال هو: كيف تقرر المنظمة أي شريك أو منظمة يجب أن تتعامل  معها ؟ على مدى العقود القليلة الماضية كانت أكثر الردود تجيب عن هذا عن طريق طلب تقديم العروض. فما هو “طلب تقديم العروض” ؟

“طلب تقديم العروض” هو وثيقة تصف احتياجات المنظمة في مجال محدد وتسأل عن الحلول المقترحة مقترنة بـ (الأسعار، الوقت، و تفاصيل أخرى) من باعة مؤهلين. لذلك يمكننا القول أنه عند وجود “طلب تقديم عرض” جيد يمكن للمنظمة الحصول على باعة جدد ذو درجة عالية من التأهيل، ومستشارين أصحاب خبرة عالية، وضمان تنفيذ المشروع كما هو مخطط له.


ما هو الغرض من “طلب تقديم العروض” ؟ ومتى تحتاج إلى كتابة واحد؟

أي من الأسباب الثلاثة التالية هو سبب كافي لإصدار “طلب تقديم عرض”، لكن نُحب أن نذكرك بأهمية صياغة الطلب بشكل جيد وإيجاد عملية متميزة لتقييم العروض.

  1. البحث عن أفضل بائع/مزود خدمة يناسب احتياج منظمتك: إن الإعلان عن حاجتك لمشروع وإيجاد فرصة للشركات المعروفة وغير المعروفة للتنافس سيحسن فرصك في إيجاد بائع مناسب لإحتياجاتك الحالية.
  2. المساءلة وإيجاد حوكمة جيدة: بسبب طبيعتها المفتوحة، النزاهة والشفافية تشجع عملية تقديم العروض وتقلل من وجود الفساد والمحسوبيات.
  3. تقييم الإحتياجات: عملية كتابة “طلب تقديم عرض” يعطيك الفرصة لمقابلة أصحاب المصلحة الرئيسيين، وردم الفجوة بين تطلعاتهم وواقع المشروع وإيجاد متطلبات واضحة وملموسة وقابلة للقياس والتي بدورها ستقود المشروع للنجاح.

أولاً وقبل كل شيء؛ أنت بحاجة لـ “طلب تقديم عرض” عندما تكون سياساتك أو سياسات المانحين أو الأنظمة الحكومية تتطلب ذلك. في حال عدم وجود لوائح وأنظمة تتطلب منك ذلك وازن بين الأسباب المذكورة في الأعلى مقارنة بالوقت الذي ستحتاجه لكتابة وتوزيع  “طلب تقديم عرض” جيد. أيضاً اجعل عندك شيء من المنطق، فعلى سبيل المثال: شراء أقلام الرصاص والأدوات المكتبية البسيطة لا يحتاج إلى “طلب تقديم عرض”. فهذه الطلبات صُممت للمشاريع المعقدة أو المنتجات والخدمات الخاصة، فمن أمثلة المشاريع  التي تحتاج “طلب تقديم عرض” مشاريع الـ ERP، فطبيعة هذه المشاريع أنها أكثر تعقيداً وتحتاج إلى مشاركة أشخاص عديدين أصحاب خبرات مختلفة. (يمكنك التعرف على الـ ERP من خلال هذا المقال). للمشاريع الأبسط كل ما تحتاجه هو طلب عرض سعري (تسعيرة) وهي عملية أبسط وأقل جهد من “طلب تقديم عرض”. على سبيل المثال إنشاء إضافة لموقعك تُظهر آخر التغريدات التي قمت بكتابتها في موقع التواصل الاجتماعي يُعتبر مشروع جداً بسيط وواضح المعالم و لا يحتاج لخبرات واسعة، كما يمكنك تقدير التكلفة و الساعات التي يحتاجها المشروع حتى ينتهي بكل سهولة.


 ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها في عملية  “طلب تقديم عرض” ؟

الخطوات قد تختلف من مشروع لآخر ومن مؤسسة لأخرى، ولكن في العموم يجب أن تأخذ في الإعتبار جميع هذه العوامل حتى ولو لم تنفذ كل واحدة منها:

  1. وضع حدود للمشروع: قبل البدء بكتابة “طلب تقديم عرض”، اسأل رؤساءك في العمل وأصحاب المصلحة الأساسيين عن القيود الأساسية في مشروعك. على سبيل المثال ما هي الميزانية المخصصة للمشروع؟ هل هناك أي من المواعيد النهائية لا يمكن تأجيلها أو تأخيرها؟ هل هنالك خصائص معينة أو متطلبات تقنية خاصة يحتاجها أحد أطراف المشروع وغير قابلة للتنازل أو التعديل عليه
  2. تحديد أصحاب المصلحة الأساسيين والمستشارين: عملية كتابة “طلب تقديم عرض” وتقييم العروض عملية تستهلك كثيراً من الجهد، وتحتاج فيها لخبرات متعددة لفهم العروض واستشارة أصحاب الخبرة. لذلك نقول أنه لكل مشروع يحتاج لـ “طلب تقديم عرض”، يجب تعيين شخص مسؤول لقيادة العملية وإيجاد مجموعة صغيرة من أصحاب المصلحة بحيث يُمكن لمدير المشروع مقابلتهم أثناء كتابة “طلب تقديم عرض” وتقييم العروض.
  3. تحدث مع أصحاب المصلحة وحدد الإحتياجات : في نهاية المشروع هم من سيستخدم المشروع وهم الذين سيستفيدون منه، فاحتياجاتهم ستساعدك في اخراج مشروع ناجح.
  4. اكتب “طلب تقديم عرض”: (سيأتي تفصيلها في القسم التالي).
  5. أنشئ مسودة بمعايير التقييم الخاصة بك: بعد تحدثك مع أصحاب المصلحة واستشارة زملائك بخصوص المشروع، هذا الوقت المثالي لكتابة معايير التقييم الخاصة بك. في الغالب هذه المعايير يتم اعطائها وزن يعكس أهميتها. (سيأتي تفصيلها لاحقاً مع ذكر مثال عليها)
  6. انشر “طلب تقديم العرض”:  لا فائدة من كل العمل الذي قمت به إذا لم ترى الشركات “طلب تقديم العرض” الذي قمت بكتابته. أين تنشر طلبك يعتمد على نوع الشركة التي ترغب بوصول “طلب تقديم العرض” لها، فتنبه للنقطة هذه.
  7. مراجعة العروض: قم بقراءة العروض قراءة مبدئية، في هذه القراءة أَولي اهتماماً خاصاً للحلول المقترحة المقدمة من الشركات.
  8. ابحث عن التقنيات الحديثة حسب ماتقتضيه الحاجة: عندما تقوم أحد الشركات باقتراح أحد الحلول لك وكان هذا الحل جديد عليك ولم تسمع به من قبل لا تقم باستبعاد هذا العرض مباشرة. قم بالبحث عن هذا الحل أو هذه التقنية الجديدة فقد يكون هذا الحل هو أفضل لك من الحلول والتقنيات التي تعرفها.
  9. اجمع المعلومات عن الشركات المقدمة للعروض: هنالك عدة طرق لجمع المعلومات؛ منها سؤالهم عن شركات سبق وأن تعاملوا معها أو مشاهدة مشاريع سابقة لهم. حاول أن تجمع معلومات قدر ما تستطيع. وينبغي أن تكون المراجع والمشاريع السابقة تتناسب مع مشروعك من خلال الحجم والميزانية والفئة المستهدفة قدر المستطاع. بعد هذا يمكنك تضييق القائمة وطلب اجتماعات شخصية مع القائمة النهائية (غالباً تحتوي هذه الاجتماعات على عروض مقدمة من الشركات صاحبة العروض).
  10. قيم العروض واختر الشركة المناسبة.
  11. تفاوض ووقّع العقد: إن اختيارك لشركة لا يعني أنه ملزم بالعمل معك. العروض المقدمة هي عبارة عن اقتراحات مفصلة يمكنك القبول بها كما هي أو استخدامها كنقطة بداية لصقل التفاصيل مع الشركة المقدِّمة للعرض في نقاشاتك معها بعد الاجتماع. عند توصلك لإتفاق حدد المواعيد النهائية والتسليمات ووثقها وضمّنها في العقد (غالباً ما يتم تضمين هذه التفاصيل في ملحق العقد).

اقرأ أيضاً:  ماذا يعني مصطلح SEO؟ ولماذا يجب عليك أن تعتني به؟

ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في “طلب تقديم عرض” الخاص بك ؟

أول نصيحة يمكننا إعطائك إياها ألا تقوم بتحميل نموذج لـ “طلب تقديم عرض” من الانترنت واستخدامه. فالنماذج قد لا تتناسب مع مشروعك، لكن قد يكون من المفيد أن تُحَمل النماذج وتطّلع عليها لمعرفة كيف تبدأ. وتذكر أنه هنالك فرق بين “طلب تقديم عرض” لخدمة وبين “طلب تقديم عرض” لمنتج.
بالرغم أننا ذكرنا سابقاً أن كل “طلب تقديم عرض” مختلِف عن الآخر، ولكن غالبيتها تتشارك في وجود هذه الأقسام السبعة بطريقة أو بأخرى:

  • خلفية المنظمة.
  • وصف قصير للمشروع.
  • متطلبات المشروع وأهدافه: غالباً هذه الخطوة تكون الأطول، حيث أن عليك أن تقوم بوصف خصائص المشروع الناجح –بناءً على وجهة نظرك-. ومن الأشياء الجيد وضعها في عين الإعتبار “الأسئلة المحددة”، والتي تكون اجابتها محددة وواضحة، فهي أسهل في التقييم من الأسئلة العامة والإجابات المسهبة. وهذه بعض النقاط التي ستساعدك في كتابة هذا الجزء:
    • حدد الفئة المستهدفة.
    • اكتب المتطلبات والمزايا التي ترغب بالحصول عليها.
    • اذكر جميع الأنظمة الأخرى التي ترغب بأن تتكامل مع نظامك الجديد.
    • حدد مالذي تحتاج إليه بالتحديد.
  • ميزانية المشروع.
  • التسليمات ومواعيد الانتهاء.
  • أسئلة ومعلومات مطلوبة: هل هناك أي معلومات أخرى تحتاجها لتقييم العروض المقدمة؟ يمكنك أن تطلب أي معلومة تحتاجها في “طلب تقديم العرض” (المعلومات التي ستسأل عنها ستختلف بناء على تجاربك السابقة وطبيعة مشروعك). إذا كنت تفضل أن تقوم الجهة بتنفيذ المشروع لديها أو أن تستعين بمنفذين أخرين فاذكر هذه النقطة واجعلها واضحة في هذا القسم.
  • وسيلة للتواصل وموعد انتهاء اسنقبال العروض.

كيف تقوم بتقييم العروض التي وصلتك؟

كما ذكرنا آنفاً، إنشاء معايير التقييم عند كتابة “طلب تقديم عرض” يمكن أن يوفر عليك الكثير من الوقت على المدى البعيد. فكما سألت زملائك عن متطلبات المشروع اسألهم عن المتطلبات التي يجب أن تحتل مرتبة عالية في سُلّم الأولويات واجعلها مدخلاً لكتابة المعايير الخاصة بك (استخدام هذه المعلومات كمدخل وحيد قد يسبب أخطاء في المُخرج النهائي، فأهدافك وأولوياتك قد تختلف عن زملائك وعن طبيعة مشاريعهم).

فلنقم بعمل تجربة لتقييم عرض ما: أولاً قم باختيار ثلاثة معايير وهي (تكلفة المشروع – تجربة الجهة في العمل مع القطاع – الوقت) -في الواقع قد تحتاج لمعايير أكثر وتحتوي على تفاصيل أكبر- بعد ذلك أعط كل معيار وزن (التكلفة 60%، تجربة الجهة 30% – الوقت 10%)، فالتكلفة تعكس أهمية التكلفة للمشروع (كونها الأعلى وزناً)، وتجربة الجهة في العمل هي التجربة مع جهات مشابهه، بينما الوقت هو أقل العوامل أهمية للمشروع ولذلك قمنا بإعطاءه الوزن الأقل.

بعد ذلك نفوم بتقييم العروض التي وصلتنا على مقياس من 1 إلى 10 لكل معيار من المعايير، فمثلاً يظهر لنا أن العرض الثاني قدمته جهة ذات خبرة في القطاع أعلى من الجهة الأولى ولذلك قمنا بإعطائها 8 بينما الجهة الأولى (صاحبة العرض الأول) قمنا بتقييمها بـ 4 نقاط.

بعد ذلك نضرب الوزن بالتقييم الذي أعطيناه للعروض المقدمة، فالعرض الأول حصل على 54 نقطة وهي حاصل ضرب (60% * 9) بينما حصل العرض الثاني على 42 نقطة وهي حاصل ضرب (60% * 7). ثم نقوم بجمع نقاط كل عرض فنحصل على مجموع النقاط وفي هذا المثال حصل العرض الأول على مجموع 68 نقطة، بينما حصل العرض الثاني على 74 نقطة.

في هذا المثال يظهر لنا أن العرض الثاني أفضل من العرض الأول (بحكم حصوله على مجموع أكبر) رغم أن العرض الأول كان سعره أفضل إلا أن المعايير الأخرى رجحت كفة العرض الثاني.

هذه لمحات عامة عن كتابة “طلب تقديم عرض”، نود أن نسمع منك عن تجاربك في الموضوع. هل سبق لك أن كتبت “طلب تقديم عرض”؟ أو استقبلت واحد؟ شاركنا بتجربتك في التعليقات.

مرجع1 | مرجع2

عن الكاتب

عمر النهدي

أؤمن بأن الحلول التقنية لن تصلح المشاكل الإدارية ، أسعد بالتواصل معك عبر الايميل [email protected]

2 تعليقان

اترك تعليق