كيف أسهم نظام كيان في تطوير الأداء المؤسسي

داخل لجنة تراحم بالمنطقة الشرقية؟

بين الإثراء والفائدة، نصحبكم في رحلة ممتعة عبر سلسلة مقالات “يوم في حياة منظمة”. في هذه السلسلة، نغوص سويًا في عالم المنظمات الناجحة ونكشف عن تجاربها العملية الناجحة والتطورات التقنية داخل المنظمات.

بين كل رقم وكل تقرير، هناك قصص تُحكى وراء الكواليس. في لجنة تراحم بالمنطقة الشرقية، حيث يلتقي الإبداع بالتقنية،

نأخذكم في رحلة داخل يوميات العمل، لنكشف كيف يمكن لنظام مثل كيان أن تغيّر قواعد العمل، من تحسين سير العمليات إلى تمكين الفرق ورفع رضا المستفيدين.

اعتمدت لجنة تراحم بالمنطقة الشرقية نظام كيان وهو إحدى منتجات متجر التحول التقني وهو نظام إداري ومالي متكامل يهدف إلى تنظيم الحسابات المالية، متابعة المشاريع، وضمان سير العمل بسلاسة وفق معايير الحوكمة.

نرحب بالأستاذة هند بنت عبدالله الهاجري أخصائي الدعم الفني – لجنة تراحم الشرقية،

للحديث معنا حول تجربة لجنة تراحم مع النظام وكيف أسهم في تطوير الأداء المؤسسي.

1.ممكن تعرّفنا عن لجنة تراحم بالمنطقة الشرقية ورسالتها وأهدافها الرئيسية؟

تُعد لجنة تراحم بالمنطقة الشرقية أحد فروع لجنة تراحم الوطنية، التي تضم أكثر من 15 فرعًا على مستوى المملكة،

وتُعنى برعاية السجناء والمفرج عنهم وأسرهم.

وتسعى اللجنة إلى تحسين جودة حياة المستفيدين من خلال تقديم الدعم المادي والمعنوي،

وتمكينهم من الاندماج الإيجابي في المجتمع عبر برامج تنموية متكاملة، تُبنى على الاحتياج الفعلي، وتُنفذ بالشراكة مع الجهات الحكومية والخاصة.

كما تركز اللجنة على تحقيق أثر مستدام من خلال تبني أفضل الممارسات في الحوكمة،

وتعزيز كفاءة العمل المؤسسي، والاستفادة من الحلول التقنية الحديثة لدعم اتخاذ القرار وتحسين جودة الخدمات المقدمة.

2.كيف بدأتم رحلتكم مع نظام كيان و ما أكثر التحديات التي واجهتكم قبل استخدامه؟

قبل اعتماد نظام كيان، كانت اللجنة تعتمد على إجراءات تقليدية في إدارة البيانات والعمليات،

مما أدى إلى تشتت المعلومات بين أكثر من نظام أو ملف، وصعوبة في الوصول إلى البيانات بشكل سريع ودقيق.

كما واجهت تحديات في توثيق بيانات المستفيدين بشكل متكامل ومتوافق مع متطلبات حماية البيانات الشخصية،

بالإضافة إلى محدودية في استخراج التقارير التحليلية التي تدعم اتخاذ القرار.

مع التوجه نحو التحول الرقمي، بدأت اللجنة رحلتها مع نظام كيان في عام 2022، حيث تم تطبيقه بشكل تدريجي، بدءًا من الإدارات الأساسية مثل الموارد البشرية، والإدارة المالية، وإدارة المستفيدين.

ومع ملاحظة كفاءة النظام ومرونته العالية في التخصيص بما يتناسب مع احتياج اللجنة،

تم التوسع لاحقًا ليشمل إدارات أخرى مثل الإتصال المؤسسي، الشراكات تنمية الموارد المالية، ومراكز التبرع.

كما عملت اللجنة على تحويل العديد من الإجراءات اليدوية إلى عمليات رقمية داخل النظام،

على سبيل المثال أتمتة النماذج، توثيق توقيع المستفيد إلكترونيًا، وربط العمليات المختلفة ضمن مسار عمل موحد،

مما أسهم في تقليل الجهد اليدوي ورفع كفاءة التشغيل.

وقد شكّل هذا التدرج في التطبيق رحلة تحول رقمي حقيقية، انتقلت خلالها اللجنة من بيئة عمل تقليدية إلى منظومة رقمية متكاملة تدعم الاستدامة المؤسسية واتخاذ القرار المبني على البيانات.

3.ما أبرز المزايا التي وجدتموها في نظام كيان مقارنة بالطرق التقليدية؟

قدّم نظام كيان نقلة نوعية في طريقة إدارة العمل داخل اللجنة، ومن أبرز المزايا:

أتمتة العمليات بالكامل بدلًا من الإجراءات اليدوية، مما قلل الأخطاء وسرّع الإنجاز.
توحيد البيانات في نظام مركزي يسهل الوصول إليها وتحليلها.
الوصول السريع إلى بيانات المستفيدين بشكل فوري ودقيق، مما يدعم سرعة تقديم الخدمة.
توثيق جميع الخدمات المقدمة للمستفيد ضمن سجل موحد، يوضح رحلة المستفيد بشكل متكامل.
إمكانية استخراج تقارير شاملة عن المستفيد تتضمن جميع الخدمات التي حصل عليها، مما يعزز دقة المتابعة واتخاذ القرار.
إدارة صلاحيات المستخدمين بشكل مرن وآمن يضمن وصول كل موظف للبيانات المناسبة فقط.
توثيق بيانات المستفيدين وفق معايير حماية البيانات الشخصية، مع أخذ موافقة المستفيد على مشاركة بياناته.
لوحات تحكم (Dashboards) تفاعلية تدعم اتخاذ القرار بشكل فوري.
سهولة استيراد وتصدير البيانات بكميات كبيرة وبوقت قياسي.
تقارير متقدمة تساعد في قياس الأداء وتحسين جودة الخدمات.

4.كيف انعكست استخدامات نظام كيان على المستفيدين من خدمات المؤسسة؟

انعكس استخدام النظام بشكل مباشر على جودة الخدمات المقدمة للمستفيدين، حيث أصبح بالإمكان:

تسريع إجراءات تقديم الخدمات وتقليل وقت الانتظار.
تحسين دقة البيانات، مما ينعكس على عدالة توزيع الخدمات.
تقديم خدمات مبنية على بيانات وتحليل احتياجات فعلي.
تعزيز ثقة المستفيدين من خلال حفظ بياناتهم وفق معايير الخصوصية.
تسهيل الإجراءات على المستفيدين عبر التحول الرقمي، حيث لم يعد المستفيد بحاجة إلى الحضور لمقر اللجنة لتوقيع استلام الخدمة، بل يمكنه التوقيع إلكترونيًا من خلال رابط يُرسل له مباشرة، مما وفر عليه الوقت والجهد.

5.هل لديكم أمثلة على مبادرات أو مشاريع جديدة أصبحت ممكنة بفضل كيان؟

نعم، أتاح نظام كيان تنفيذ عدد من المبادرات النوعية التي لم تكن ممكنة بنفس الكفاءة سابقًا، ومن أبرزها:

مركز التبرع الرقمي

تم تطوير نظام متكامل لإدارة وتوثيق جميع عمليات التبرع في مختلف مراكز التبرع التابعة للجنة،

حيث يتيح النظام حصر مبالغ التبرعات بدقة، وتتبع بيانات المتبرعين، وتحليل أداء مراكز التبرع لمعرفة أكثرها نشاطًا.

مبادرة “الشرقية تتكامل”

تُعد من المبادرات الاستراتيجية التي بُنيت بشكل كامل على نظام كيان، وتهدف إلى إشراك الشركاء من مقدمي الخدمات ضمن منظومة رقمية موحدة.

حيث يمكن من خلال النظام إسناد خدمات المستفيدين إلى الشركاء، مع متابعة حالة تنفيذ الخدمة بشكل مباشر،

مع الحفاظ التام على خصوصية بيانات المستفيدين. وقد أسهمت هذه المبادرة في تسريع تقديم الخدمات، وتحقيق تكامل فعّال بين الجهات، ورفع كفاءة الاستجابة لاحتياجات المستفيدين.

وفي الختام، نتقدّم بجزيل الشكر والتقدير للأستاذة هند بنت عبدالله الهاجري على مشاركتها القيّمة والتي أوضحت فيها تجربة لجنة تراحم بالمنطقة الشرقية و أن اعتماد الحلول الرقمية المتكاملة مثل نظام كيان يمثل خطوة استراتيجية لتحسين الأداء المؤسسي، وزيادة فعالية الموارد، وضمان شفافية العمليات المالية والإدارية.