يعتبر الشريك التقني للمنظمة غير الربحية، أحد عوامل النجاح للأنظمة والتطبيقات التي تعمل عليها المنظمة، سنتطرق في هذا الدليل إلى العناصر التالية:

• ما هو الشريك التقني؟
• ما هي العوامل التي يجب مراعاتها قبل اختيار الشريك التقني؟
• معايير اختيار الشريك التقني لمنظمتك غير الربحية
• أسئلة مهمة لتسألها الشريك التقني قبل الاختيار!

ما هو الشريك التقني؟

ما نقصده بالشريك التقني هو أي مؤسسة أو شركة متخصصة في تقنية المعلومات تقدم خدماتها المتنوعة من تصميم وتطوير وتشغيل الحلول التقنية للمنظمة. وبذلك نستبعد الشركات التي تبيع أو تسوق منتجًا تقنيًا أو الأفراد المحترفين في التقنية.

ما هي العوامل التي يجب مراعاتها قبل اختيار الشريك التقني؟

١. الأنشطة

• ما هي الخدمات التقنية التي تحتاجها؟ (تصميم حلول تقنية جديدة، تطوير الحلول التقنية الحالية، تشغيل واستضافة حلول تقنية، صيانة برمجيات وأجهزة وشبكات، …).
• هل تحتاج إلى حلول برمجية محددة؟ (الربط بأنظمة حكومية، استخدام لغات برمجة محددة، …).
• هل هناك اعتبارات نظامية أو قانونية؟ (ضمان سرية البيانات، استقبال التبرعات الإلكترونية، …).

٢. الحجم

• ما حجم العمل والأنشطة التي تحتاجها؟
• هل تحتاج فريق تقني كبير؟
• هل تحتاج خدمات مستمرة للتشغيل والصيانة؟

٣. الموازنة

• كيف ستقوم بتمويل الشريك التقني؟
• هل ستتغير الموزانة بمرور الوقت أم أنها ثابتة؟ (أنصح بأن تمثل 3 – 7% من موازنة المنظمة).

إضاءة 
إجابتك على هذه الأسئلة ستساعدك في حصر وبناء قائمة من الشركات المحتملة!

معايير اختيار الشريك التقني لمنظمتك غير الربحية

١. الوجود في السوق والأعمال السابقة

• كم عمر الشركة، وما هي سمعتها في السوق؟
• ما هي العلامات التجارية التي عملوا معها؟
• ما هي أنشطة الشركة وخدماتها؟ (تصميم حلول تقنية جديدة، تطوير الحلول التقنية الحالية، تشغيل واستضافة حلول تقنية، صيانة برمجيات وأجهزة وشبكات).
• هل قامت الشركة بأنشطة وأعمال سابقة مماثلة لتلك التي تحتاجها منظمتك؟
• هل تتخصص الشركة في إنشاء خدمات للقطاع غير الربحي أو قطاعات مختلفة؟

إضاءة 
إذا أردت أن تجد اهتمامًا، فاختر الشريك التقني المماثل لك في الحجم وطبيعة الأنشطة والأعمال التي تحتاجها!

٢. السعر والتكلفة

• هل وثيقة التسعير المقترحة مفصلة وتحدد بدقة نطاق العمل؟
• هل التكاليف تعتمد على حجم العمل والنشاط؟ أنصح بأن تعتمد التسعيرة على وحدات صغيرة ثابتة في حال إجراء تغييرات مثل زيادة أعمال أو خدمات:
  • قيمة ساعة العمل بالنسبة للخدمة (تسعيرة ساعة المصمم أو المطور)
  • قيمة الخدمة بالنسبة للحجم (تسعيرة ٥ جيجا للاستضافة أو ١٠ جيجا)
• الشركات الاحترافية تعرض فترة تجربة مجانية لمدة تصل إلى ٣٠ يوم!

إضاءة 
ابتعد عن الأرخص، وابحث عن الأنسب في التكلفة، فربما سوف تدفع في نهاية المطاف الكثير!

٣. احترافية التواصل

• هل الشركة قادرة على شرح الجوانب التقنية بوضوح؟
• هل هناك فهم متبادل ، هل هناك أي عوائق في التواصل؟
• هل تستخدم الشركة أدوات إدارة المشاريع التي تشاركها مع العملاء؟

إضاءة 
التواصل وجودة الخدمة أكثر أهمية من السعر!

٤. المراجع والتزكيات

• هل هناك آراء ومراجعات إيجابية من العملاء حول الشركة؟
• هل حصلت الشركة على جوائز وشهادات تقنية؟

إضاءة 
من الذكاء .. سؤال العملاء السابقين عن انطباعاتهم حول الشركة وخدماتها

٥. طريقة العمل في المشاريع

• هل تعمل الشركة – مثل معظم الشركات – باستخدام منهجية منضبطة (الشلال Waterfall) أو منهجية رشيقة (آجايل Agile) في إدارة المشاريع؟
  * أنصح بنموذج الشلال للمشاريع الواضحة المتطلبات مثل تطوير وتشغيل نظام شؤون الموظفين، وبنموذج رشيق في المشاريع المعقدة والتي يتوقع فيها تغير المتطلبات.
• ما هي أدوات وبرامج إدارة المشاريع التي تستخدمها؟

إضاءة 
التقنية جاءت لتسهل العسير، لا لتعسر السهل، فاختر الأسهل!

٦. الكفاءة الإدارية

المهارات التقنية ليس كل شيء، من المهم أن يكون الشريك التقني ملمًا بالجوانب الإدارية لنجاح التقنية، فالشراكة التقنية الناجحة لا تقتصر على تقديم الخدمة التقنية فقط، بل أن نفعل ما في وسعنا للنجاح. الشريك الناجح ربما يقول لك: لا ، يجب أن لا تفعل ذلك لأنه مضيعة للمال والوقت الثمين.

إضاءة 
احذر ممن يقول “نعم” لكل شيء؛ فالغالب أنه لا يعرف ماذا يفعل!

٧. الموقع

• هل الشركة بالقرب من موقعك؟
• كيف تنسق الاجتماعات؟
• ما هي (العملة، وسيلة الدفع)؟

٨. الضمان والصيانة

• ما هي خدمات ما بعد البيع؟
• ماذا عن الدعم والصيانة؟
• ما هي الحقوق والضمانات التي نحصل عليها؟

أسئلة مهمة لتسألها الشريك التقني قبل الاختيار!

أسئلة عامة:

• كيف تعملون؟ أخبروني عن منهجية عملكم في المشاريع
• كيف نتواصل خلال العمل لمعرفة (الخطة والجديد والمشاكل)؟
• كيف نتأكد من اطلاعنا ومعرفتنا بالمشاكل والصعوبات؟
  • سؤال مساعد: أخبرني كيف تعاملت في الماضي حينما واجهت بعض المشاكل
• ماذا تتوقع منا وماذا نتوقع منك خلال التعاون؟ من الجيد معرفة ما تعتقده الشركة قبل البدء وما هو نطاق المسؤوليات لكل طرف.
• كيف ستقدم الخدمة التي تتوافق معنا ومع مجال عملنا غير الربحي؟
• ما أدوات التواصل وإدارة العمل التي تستخدمونها؟ من الرائع استخدام أداة عملية غير البريد الإلكتروني للتواصل بسرعة والتعاون كفريق عمل.
• هل فريق العمل الذي سيخدمنا سيعمل على أعمال أخرى في نفس الوقت؟
• هل تعتبرون أنكم الأفضل؟ ولماذا؟
• هل عملتم سابقًا على أنشطة ومشاريع مماثلة لما أحتاجه؟
• ما هي خبراتكم في العمل مع المنظمات غير الربحية؟
• هل يمكنكم تقديم أي تزكيات أو مرجعيات من عملائكم السابقين؟

أسئلة تقنية:

• كيف تضمنون جودة العمل التقني؟
• من يملك حقوق النص البرمجي (Source Code)؟
• هل توثقون العمل التقني كتابيًا في مستندات؟
• هل يمكنني التعرف على منجزات سابقة لفريق العمل الذي سيخدمني؟
• ما هي التقنيات الحديثة التي تستخدمونها في أعمالكم؟

اتخاذ القرار ليس سهلا .. آمل أن يكون هذا الدليل الطريق الصحيح لاختيار الشريك التقني بنجاح!