يوجد العديد من الأدوات التقنية التي تعين مجلس الإدارة على إدارة اجتماعاته وأداء مهامه بشكل جيد. لكن المهم هو: كيف نعرف ما هي الأداة الأجدر التي تستحق الاستخدام وبذل الجهد وربما المال لتطبيقها للوصول إلى الهدف المنشود؟

سبعة أسئلة سهلة على المهتم أو المتخصص التقني في المنظمة الإجابة عليها:

1. ما هي المشكلة التي تحتاج معالجتها؟

بعض مجالس الإدارات مثلاً يستخدمون البريد الإلكتروني لتناقل الملفات وتقارير الاجتماعات؛ وهذا يسبب مشكلة فقدان المتابعة وصعوبة البحث في البريد الإلكتروني والرجوع للملفات القديمة.

2. ما هي الأدوات التي يستخدمها مجلس الإدارة في الوقت الحالي؟

عند محاولة استخدام برنامج لمشاركة الملفات لأول مرة، قد تكتشف أن كل أعضاء مجلس الإدارة لديهم حسابات Dropbox ويستخدموها بشكل دائم. في هذه الحالة، قد لا يكون مناسباً استخدام google drive  -على الأقل في الفترة الحالية-.

3. ما هو مستوى مهارات أعضاء مجلس الإدارة التقنية؟

قد تلاحظ أن الأعضاء أو بعضهم لا يتعامل مع الهواتف الذكية أو الآيباد وربما لا يتعامل بالبريد الإلكتروني، وهذا قد يعطل استخدام برنامجك المقترح الجديد. لذلك عليك بالتدرج والسير بخطى مدروسة.

4. هل أعضاء مجلس الإدارة يرحبون بالتقنية وخوض تجربة أدوات تقنية جديدة عليهم؟

قد تكون فرصتك المناسبة لإدخال تقنيات جديدة لمجلس الإدارة عند وجود أعضاء يرحبون بالتقنية وعندهم القابلية للتجربة فعليك التحقق من ذلك. من المناسب أن تجرب معهم تطبيقات سهلة ويسيرة كوسيلة اختبار وتحديد مستوى.

5. ما هي القدرة الاستيعابية المالية لإدخال تقنية جديدة؟

هذا السؤال يساعد للتخطيط الجيد لإدخال التقنية الجديدة دون إرهاق المنظمة مالياً. مثلاً: قد يبدأ المجلس باستخدام نسخة مجانية كمرحلة أولى، ومع تفاعل الأعضاء يكون الانتقال إلى شراء البرنامج التقني.

6. ما هي التوقعات لنجاح تطبيق التقنية في المجلس؟

يجب تحديد التوقعات حتى لا تصاب بخيبة أمل. قد تنفق المنظمة أموالا وتبذل مجهودا لإدخال تقنية جديدة ثم تكتشف أنها لم تستخدم الاستخدام الأمثل. مثال: تسعى منظمة لاستخدام تطبيق تقني جديد على أجهزة الجوال الذكية أثناء اجتماعات مجلس الإدارة لرفع فاعلية أداء المجلس فتكتشف أن الأعضاء يلتهون ببرامج أخرى (وسائل تواصل اجتماعي مثلا) في أجهزتهم أثناء الاجتماعات.

7. ما هي الأمور التقنية الأخرى التي قد تحول دون تطبيق التقنية الجديدة؟

مثال: التأكد من توفر البنية التحتية التقنية المناسبة (مثلاً: الواي فاي wifi) في مبنى المنظمة أو قاعة الاجتماعات قبل استخدام التقنية الجديدة إذا كانت تتطلب ذلك.

ختاماً .. لنتذكر، أن التقنية ليست هي الغاية وإنما وسيلة لحل مشكلة أو تطوير وضع جيد قائم. فإن وجدت تقنية جديدة قابلة للتطبيق ووجدت لها الأرض الخصبة في مجلس الإدارة فمن المناسب أن تستغل الفرصة بمحاولة، “فإما حياة تسر الصديق وإما (محاولة أخرى)!

المرجع