5 إضافات في اكسل Excel لزيادة إنتاجية منظمتك

أصبح استخدام مايكروسوفت اكسل Excel أمراً حتمياً في المنظمات على اختلاف حجمها ونشاطاتها، فتجد المنظمات تستخدمه لحفظ بيانات العملاء والمستفيدين من برامجها، أو لإدارة ومتابعة تقدم مشاريعها، أو كبرنامج محاسبي مصغر، أو لإعداد الرسوم البيانية للتقارير الدورية، وغير ذلك الكثير. ما يتطلب المضي قدمًا إلى تعلمه و معرفة أسراره لزيادة الإنتاجية، والذي سيساعدك على تبسيط سير عملك ويجعلك خبيراً في التعامل مع الأرقام وجداول البيانات. 

مايكروسوفت اكسل Excel هي أداة فعالة وعملية تستطيع أن تحسّن تجربتك باستخدام الإضافات (Add-ins).والتي تعتبر من الميزات الهامة في برنامج اكسل Excel بالإضافة إلى المعادلات والدوال الحسابية  حيث تساعد على تحسين الأداء وتوفير الوقت والجهد. ، سنتحدث أولاً في هذا المقال عن خطوات تنزيل الإضافات في برنامج اكسل، ومن ثم التطرق لأفضل 5 إضافات

خطوات تنزيل الإضافات Add-ins في برنامج اكسل Excel 

الخطوة الأولى: الوصول إلى متجر الإضافات

يمكن الوصول إلى متجر الإضافات Add-ins Store من خلال النقر على علامة التبويب “إدارة الإضافات” في شريط الأدوات. ومن ثم، يمكن البحث عن الإضافات التي ترغب في تنزيلها.

الخطوة الثانية: تحديد الإضافات المطلوبة

يجب تحديد الإضافات التي ترغب في تنزيلها بعناية، حيث يجب التأكد من أنها تلبي احتياجاتك وتساعد على تحسين أدائك في برنامج اكسل.

الخطوة الثالثة: تنزيل الإضافات

بعد تحديد الإضافات المطلوبة، يمكن تنزيلها بسهولة عن طريق النقر على زر “تنزيل” Download. ومن ثم، يتم تثبيت الإضافات على جهاز الكمبيوتر.

الخطوة الرابعة: استخدام الإضافات

بعد تثبيت الإضافات، يمكن استخدامها في برنامج اكسل عن طريق النقر على علامة التبويب “الإضافات” Add-ins واختيار الإضافة المطلوبة.

أفضل 5 إضافات في اكسل (Excel) للأعمال الناشئة

1.إضافة التقويم المصغّر ومُحدد التاريخ:

قد تحتاج إلى عمل ورقة عمل للموظفين أو حسابات متضمنةً التواريخ. إدخال التاريخ بشكل يدوي (Manual) في الخلايا قد يكون صعبًا في حالة تغييرك للصيغة بخطأ غير مقصود.   هذه التواريخ يمكن عرضها كأرقام تسلسلية. لذا بدلًا من الإدخال اليدوي في الإكسل يمكنك استخدام إضافة التقويم المصغّر ومُحدد التاريخ من التقويم وتدخل التاريخ مباشرةً إلى ورقة العمل. إضافة التقويم المصغر ومحدد التاريخ متوفرة على المتجر المدمج.

لنرى كيف يمكننا إدراج التاريخ باستخدام التقويم المصغر ومحدد التاريخ.

1. لإدخال 2 فبراير 2022 في الخلية C2. أولًا اختر الخلية.

2.الآن اختر 2 فبراير 2022 على التقويم لإدخال هذا التاريخ في الخلية C2.

وها قد قمتَ بها، إنها سهلة وتريحك من إدخال التواريخ يدويًا في اكسل.

2.   إضافة كود QR للأوفيس QR4Office :

العديد من الأعمال الصغيرة تستخدم أكواد QR كجزء من خطط التسويق. حيث تساعد على زيادة سرعة المبيعات و تعزز الوعي والانجذاب للعلامة التجارية.

وبالحديث عن هذا الأمر، هناك إضافة QR4Office متوفرة على المتجر المدمج. هذه الإضافة تقوم بتوليد أكواد QR يمكن استخدامها في اكسل أو تحفظ كصورة.

لنرى كيف يمكن توليد كود QR باستخدام QR4Office.

1. نقوم بتغيير البروتوكول إلى (https://) باستخدام البحث.

2. نقوم بإدراج رابط سواء رابط موقعك أو أي رابط آخر

3.نزيد الحجم إلى (150 بكسل × 150 بكسل). اسحب للأسفل لترى معاينة الشكل.

4.اضغط على Insert لإدراج كود QR مباشرةً إلى ورقة العمل. وبدلًا من هذا يمكنك الضغط باليمين على الفأرة لتحفظها كصورة.

3.إضافة معرض بيانات VISIO:

إن قمت من قبل بعمل مخطط تنظيمي لعملك الصغير فبإمكانك إذًا استخدام SmartArt  أو الأشكال على الإكسل. لكن هذه الطرق قد تكون متعبة و تستنفد الوقت. إضافة معرض بيانات VISIO  تستخدم بعضًا من مميزات VISIO القوية و تجلبها إلى مايكروسوفت إكسل. إنها تسمح لك بأتمتة عمليات المخططات التنظيمية و سيمكنك بسهولة أن تعدّل على رسوماتك التنظيمية بمساعدة الأعضاء الجدد خلال تطور مرحلة العمل. إضافة معرض بيانات VISIO متوفرة على المتجر المدمج.

لنرى كيف يمكننا عمل المخططات التنظيمية ولنأخذ على سبيل المثال عمل صغير افتراضي باستخدام إضافة معرض بيانات VISIO. عملنا الافتراضي يتكون من صاحب متجر ومدير عام ومساعدين اثنين للمتجر.

1.  اختر Organization Chart بعدها على الخيار العمودي انقر على Create.

    2.سترى المخطط والجدول التنظيمي الذي تم عمله بشكل تلقائي. نحتاج إلى تعديل الجدول لنغيّر من المخطط

   3.نبدأ بتعديل الصف 2 ونغير الاسم والعنوان إلى المالك Owner.

  4.في الصف 3 سنغير الاسم  والعنوان إلى المدير العام General Manager.

5. في الصف 4 غيّر الاسم والعنوان إلى مساعد المتجر Shop Assistant ونوع الدور إلى مساعد Assistant.

6. في الصف 5 غيّر الاسم والمسمى إلى مساعد المتجر Shop Assistant  ونوع الدور إلى مساعد Assistant.

7. احذف الصفوف التي لا تحتاجها وهي الصفوف 6 حتى 8.

8. انقر على تحديث Refresh في المخطط لترى التالي.

 

 

4.إضافة مزيل التكرار Duplicate Remover

كصاحب عمل في منظمة ناشئة تقوم بعمل صفحات عمل لتخزين بيانات العملاء والمستفيدين. هذه الصفحات على الأغلب يوجد بها بعض التكرار. إزالة التكرار في الإكسل قد يكون متعبًا للغاية. إضافة مزيل التكرار يسهّل الأمر بطريقة بسيطة وهي متوفرة على المتجر المدمج.

لنرى كيف يمكننا إزالة التكرار في قائمة البيانات لدينا.

1. لدينا قائمة بيانات على العمود A.

2. اضغط على Insert Tab وانقر على Add-ins Group واختر My Add-ins.

4.إضافة مزيل التكرار ستكون واضحة على واجهة اكسل. وتقوم تلقائيًا بتحديد العمود المطلوب.

5.اضغط التالي.

6. عند قسم Choose What to Find اختر Duplicates.

7. اضغط التالي.

8. عند Choose what to do section اختر Delete Rows وبعدها اضغط Finish. وسيتم إزالة التكرارات بنجاح

5.إضافة البحث المرن FLEX FIND

تمكنك من البحث عن النصوص واستبدالها بطريقة سهلة. عند استخدام الأداة ستحصل على قائمة من النصوص يمكن أن تصادف أن اسم المنظمة قد يكون مكتوبًا بطريقة خاطئة في عدة أماكن في صفحة العمل. يمكنك استبدال اسم المنظمة في جميع المخططات الموجودة فيها وعلى رؤوس الصفحات بجميع صفحات العمل إن كان بها خطأ ما.

لنفترض أن اسم المنظمة تم كتابته بطريقة خاطئة ويجب أن يكون ADE وليس AEE.

1.  اذهب إلى Home Tab وعند Flex Find Group اضغط على أيقونة FlexFind.

2.  نافذتي Flexible Find و replace utility  ستكون ظاهرة.

3. عند Test to Find يوجد الاسم AEE. عند Text to replace with أدخل الاسم الصحيح ADE. تحت Look In استخدم This Sheet. ضع علامة صح عند صندوق Object.

4. انقر على Find لترى جميع المرات التي كتب فيها النص.

5. الآن انقر على زر Replace وسترى النافذة التالية واضغط على Yes to All.

6.سترى أن جميع المخططات احتوت على الاسم الصحيح للمنظمة.

وهنا نكون قد استعرضنا بعضًا من الإضافات التي قد تساعدك في استخدام برنامج اكسل  Excel بطريقة احترافية وذكية في تحسين بيئة عمل رقمية.

المصادر:

مقال مترجم