5 أفكار لجعل إدارة المتطوعين أكثر فعالية

 

 

يعتبر التنوع والشمول أولوية قصوى في الأهداف السنوية للعديد من المنظمات غير الربحية، كما يعد تقييم وتحديد العوائق التي تواجهها المنظمة ثم العمل على حلها خطوة قوية في جذب المتطوعين. 

في هذه المقالة سنزودك بطرق لجعل إدارة المتطوعين أكثر فاعلية.

 

نرى أن الاستراتيجيات الخمس التالية تعزز البيئات التطوعية الشاملة:

1. جعل التطوع متاحًا قدر الإمكان

تستخدم العديد من المنظمات نفس استراتيجيات إدارة المتطوعين المتداولة لجميع برامجها ومناسباتها.إلا أن هذه الأساليب قد تسبب حواجز غير معروفة للمتطوعين الجدد.

على سبيل المثال، إذا كان برنامجك التطوعي يتطلب التزامًا لمدة شهر في أيام الأسبوع من الساعة 11 صباحًا حتى 3 مساءً، فهذا يعني أن أي شخص لديه مسؤوليات عمل أو رعاية أطفال لا يمكنه المساعدة على الإطلاق. وبالمثل، إذا كنت تقوم بتسويق فرص المتطوعين فقط لشبكتك الحالية من المتطوعين، فلا توجد فرصة لأي شخص خارج شبكتك للانضمام إلى الفريق و لتجنب هذه المواقف الأقل من المثالية، من المهم دائمًا التفكير في كيفية قيام منظمتك بضمان حصول الجميع على فرصة للتطوع بتخطيط برامج المتطوعين وجدولتها و هذا يعني أنك بحاجة إلى مراعاة الاحتياجات التالية:

• الوقت:

حاول تقديم فرص التطوع في المساء والنظر في خيارات الفترات الأصغر. على سبيل المثال، جدول بعض فترات التطوع في الأسبوع من 5 مساءً إلى 8 مساءً، مما يسمح لهم بالمشاركة خارج ساعات العمل الرسمية.

• رعاية الأطفال:

هل يستطيع متطوعوك إحضار أطفالهم أثناء فترات العمل التطوعي ؟ ضع في اعتبارك توفير بعض المرونة وخيارات رعاية الأطفال التي تسمح للمتطوعين بالإشراف على أطفالهم أثناء عملهم.

•  النقل: 

ما مدى سهولة وصول المتطوعين إلى موقع التطوع بدون سيارة ؟ إذا كانت هناك وسائل نقل عام محدودة، ففكر في تقديم خدمة نقل مكوكية أو برنامج مرافقين لتخفيف الضغط عن المتطوعين الذين يحتاجون إليها.

• اللغة:

هل اللغة الإنجليزية هي اللغة الأساسية لجميع برامجك التطوعية ؟هل يمكنك دمج بعض اللغات الأخرى لتشمل المزيد من الأشخاص من مجتمعك ؟ قم بتقييم قدرات الموظفين واللغات التطوعية الموجودة لديك ودمج لغات مختلفة في برامج المتطوعين الخاصة بك لجعلها أكثر شمولاً.

• الطعام: 

من الجيد دائمًا توفير الوجبات أثناء اجتماعات المتطوعين أو فترات العمل لذا حاول تقديم بعض الطعام خلال فترات أطول للمتطوعين فهذا يجعل الجميع يشعر بالتقدير.

2. استثمر في صنع تجربة تطوع سهلة

يجب أن يكون من السهل على شخص ما معرفة فرص التطوع المتاحة، وما هي تلك الأدوار التطوعية، ثم الاشتراك في الخيار الذي يهمه. نماذج الطلبات الطويلة التي لا تقدم فكرة واضحة عما سيفعله المتطوع يمكن أن تترك الناس في كثير من الأحيان غير مرتاحين بشأن ما قد يُطلب منهم أو لا يُطلب منهم القيام به.

فيما يلي بعض العناصر الرئيسية التي يجب مراعاتها عند بناء عملية شاملة لتوظيف المتطوعين:

• لا تطلب الكثير من المؤهلات أو المهارات: 

إذا كان بإمكانك تعليم متطوع جديد مهارة ضرورية لهذا الدور، ففكر في إزالته كشرط أساسي حيث أن العديد من المتطوعين يسجلون للحصول على فرص لتعلم مهارات جديدة . لذلك عملية تدقيق المؤهلات المعقدة قد تحد من فرص نموهم.

• إنشاء صفحة تسجيل للمتطوعين عبر الإنترنت:

يتيح ذلك للمتطوعين تصفح الفرص والاشتراك فيما يثير اهتمامهم والعمل بها في جدولهم الحالي.

• تقديم عملية الاشتراك والتواصل بلغات متعددة:

إذا كنت ترغب في جذب متطوعين من جميع الخلفيات، فتأكد من الاستثمار في برنامج يدعم لغات متعددة من خلال فتح عملية التوظيف لمراعاة المهارات والجداول الزمنية واللغات المختلفة، فمن المرجح أن تجذب مجموعة واسعة من المتطوعين.

3. بناء علاقات مع المتطوعين

تعد استراتيجيات إشراك المتطوعين عنصرًا أساسيًا في جميع برامج المتطوعين، ولكن ضمان سماع كل صوت قد يتطلب القليل من الجهد الإضافي. لضمان تعزيز ثقافة تطوعية شاملة، تحتاج إلى بناء علاقات هادفة مع المتطوعين. من خلال الاستثمار في جهود المشاركة التطوعية، ستتمكن من فهم احتياجات متطوعيك بشكل أفضل وكيفية إعدادهم للنجاح بطريقة هادفة ومرضية.

فيما يلي عدة طرق لبناء علاقات ذات مغزى مع متطوعوك:

1.إنشاء خط اتصال مفتوح مع كل المتطوعين:

قدم لمتطوعوك خط اتصال مباشر لمدير التطوع مكن أن يكون ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو أو تطبيق خاص بإدارة رحلة التطوع يجب أن يشعر المتطوعون بالقدرة على طرح الأسئلة.

2.التواصل بشكل دائم:

شارك التأثير الكبير لكل برنامج من برامجك مع المتطوعين الذين يساهمون في نجاح البرنامج. لن يجعل هذا متطوعيك يشعرون بالرضا عن العمل الذي سيقومون به فحسب، بل سيشعرون أيضًا بمزيد من الارتباط بمنظمتك.

3. جمع آراء المتطوعين:

• تواصل بشكل روتيني مع متطوعوك واطلب منهم رأيهم حول كيفية دعمهم بشكل أفضل يمكن القيام بذلك من خلال استطلاع عبر الإنترنت لجعله مجهول الهوية ومساعدة الجميع على الشعور بالراحة في مشاركة وجهات نظرهم.
• تأكد من مشاركة نتائج الاستطلاع مع متطوعوك وإخبارهم عما قمت به لتحسين تجربتهم في المستقبل.

4.استضافة لقاءات اجتماعية:

اجمع جميع متطوعوك معًا لتناول غداء شهري أو قهوة أسبوعية للتواصل والدردشة مع فريقك تشجع هذه الأحداث الاجتماعية أيضًا المتطوعين على التواصل وبناء علاقات جديدة مع بعضهم البعض من خلال إعطاء الأولوية لمشاركة المتطوعين ستنقل أنك تهتم حقًا بتجاربهم.

4.تأكد من أن المتطوعين يشعرون بالتقدير

المتطوعون هم القوى العاملة الرئيسية وراء الكثير من البرامج المهمة وأحداث جمع التبرعات، على الرغم من خلفياتهم المختلفة يتحد هؤلاء الأشخاص معًا ويتبرعون بوقتهم وجهدهم لقضية يؤمنون بها جميعًا، إن إظهار التقدير لهؤلاء المتطوعين يقطع شوطًا طويلاً في جعلهم يشعرون بأنهم مرئيون ومهتمون.

لست بحاجة إلى إنفاق جزء كبير من ميزانيتك لجعل متطوعيك يشعرون بالتقدير، تحتاج ببساطة إلى تكريس بعض الجهد لإيصال الشكر لفريقك بطرق يتردد صداها معهم ستندهش إلى أي مدى سيقود ذلك إلى خلق بيئة تطوعية دافئة ومرحبة.

فيما يلي بعض أفكار تقدير المتطوعين لمساعدتك على البدء:

1.نظّم حدث شكر: 

• ضع مراحل في برامجك لشكر المتطوعين خلال هذه الأحداث و شارك التأثير الكبير الذي أحدثه المتطوعون تجاه البرنامج
• فكر في توزيع الجوائز على أفضل المتطوعين لديك، يمكنك حتى تقديم الطعام خلال الحدث لإظهار المزيد من التقدير.

2. ضع في اعتبارك إعطاء المتطوعين بعض الهدايا

• مثل قميص أو زجاجة ماء عليها شعار منظمتك فهذا يجعلهم يشعرون وكأنهم جزء رسمي من الفريق.

3. أرسل رسائل شخصية:

• ضع في اعتبارك إرسال رسالة شكر إلى كل متطوع بعد فترة تطوعه أو بعد حدث لجمع التبرعات.
• حاول تخصيص رسالتك قدر الإمكان

على سبيل المثال، استخدم الاسم المفضل لكل متطوع وأشر مباشرة إلى نتائج جهودهم للتعبير عن أهمية مساهماتهم.

بغض النظر عن الاستراتيجيات التي تنفذها، فإن المهم هو أن يشعر متطوعيك بالتقدير.

5. الإستفادة من التكنولوجيا لتحسين تجربة المتطوعين

1. أن يكون التطوع مع منظمتك تجربة بسيطة ومجزية لمتطوعيك:

يمكن للعمليات الإدارية المعقدة أن تترك المتطوعين في حيرة من أمرهم هذا هو المكان الذي تأتي فيه التكنولوجيا لتبسيط العملية،

على عكس جداول البيانات والنماذج عبر الإنترنت ،تم تصميم حلول إدارة المتطوعين لإدارة المتطوعين والتعامل معهم ببساطة، هناك الكثير من الحلول الرائعة المصممة لهذا الغرض والمتاحة للمنظمات مثلك تمامًا، تأكد من البحث عن حل لإدارة المتطوعين يمكنه كسر جميع الحواجز التي تمت مناقشتها لضمان حصول كل متطوع على فرصة للمشاركة بطريقة هادفة.

2. البقاء على اتصال معهم بسهولة:

• يجب عليك البقاء على اتصال معهم خلال فترة وجودهم مع منظمتك باستخدام وسائل الاتصال.
• يجب أن يكونوا مرتاحين وقادرين على مشاركة آرائهم وإيصال أي تحديات تواجههم، في المقابل ستتمكن من تطوير علاقات دائمة مما يؤدي إلى قيمة أكثر أهمية مدى الحياة للمتطوعين.

حان الوقت الآن لتقييم الحواجز في عملية إدارة المتطوعين التي تحد من الأشخاص الذين يمكنهم المشاركة في برامج التطوع في منظمتك، بمجرد رصد هذه الحواجز يمكنك إزالتها من خلال أدوات وممارسات إدارة المتطوعين المناسبة لجعل برامجك أكثر شمولاً وتنوعًا وتأثيرًا من جميع النواحي.

 

يرغب الكثير من الناس في التطوع ولكن نظرًا لضيق الوقت والالتزامات العائلية والوظائف والعوامل الأخرى الصعبة، قد لا يتمكنون من التطوع ميدانياً

والآن مع التطوع الافتراضي يمكنك التطوع من أي مكان وفي أي وقت، يمكنك العمل من منزلك، على سريرك، عن بُعد أو بأي طريقة تريدها لكن هذا لا يعني أنه لن تكون هناك إدارة صارمة، على العكس فالتطوع الافتراضي يحتاج لإدارة أقوى من التطوع الميداني حيث أن ضبط المتطوعين افتراضياً أصعب بكثير.

 

المصدر

ترجمة: العنود باحسين