الرابط المختصر:

mozn.ws/91257

التصنيف:

11 نصيحة لتحسين تجربة استخدام مستندات جوجل

يعتبر استخدام الحاسوب جزءًا أساسيًا من حياتنا اليومية، حيث يساعدنا على أداء مهامنا مثل كتابة البريد الإلكتروني وأخذ الملاحظات وتنظيم الأنشطة. مع تطور التكنولوجيا، أصبحت الأدوات الرقمية ضرورية لتسهيل المهام وتحقيق فعالية أكبر في حياتنا الرقمية، خاصةً مع تعقيد المهام وزيادة الحاجة إلى التعاون والوصول السريع إلى المعلومات.

مع مستندات قوقل Google Docs، يمكنك إجراء مهامك اليومية بكل يسر وسلاسة، سواء كنت بحاجة إلى إنشاء وثائق نصية، أو مشاركة المعلومات مع الآخرين بسهولة، أو حتى العمل على المستندات بالتعاون مع فريقك. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك مستندات قوقل الوصول إلى ملفاتك من أي مكان وعبر أي جهاز متصل بالإنترنت، مما يجعلها الأداة المثالية للأشخاص الذين يعيشون حياة مشغولة ومتنقلة.

في هذا المقال، سنستعرض كيفية الاستفادة من مستندات قوقل Google Docs ببعض النصائح لتصبح هذه الأداة جزءًا أساسيًا في روتين عملك اليومي.

النصيحة الأولى: خطط اجتماعاتك بشكل مسبق

يقضي الفريق وقتًا طويلاً ويبذل مجهودًا كبيرًا في التخطيط وإجراء اجتماعات تعاونية. ومع ذلك، أصبح الأمر أسهل الآن بفضل استخدام الشرائح الذكية والنماذج الجاهزة من قوقل، المعروفة أيضًا باسم “Smart Chips and Building Blocks”.

على سبيل المثال، عند استخدام نمط تنسيق الاجتماع وتسجيل الملاحظات في مستندات قوقل باستخدام نظام إدارة الشرائح والنماذج الجاهزة، يُمكن لهذه الخدمة توفير عرض مسبق للاجتماع بما في ذلك اسم الاجتماع والمشاركين ومقياس التقدم وجدول الأعمال قبل بداية الاجتماع. وبالتالي، تضمن تجربة سلسة ومريحة لسير المشروع.

وبعد انتهاء الاجتماع، يمكنك إضافة معلومات إضافية بطريقة احترافية باستخدام الشرائح الذكية، حيث تُتيح هذه الشرائح إمكانية إضافة معلومات إضافية عند التحريك فوق أسماء الأشخاص أو المواقع أو أسماء المجلدات، دون إضافة فوضى من المعلومات الكبيرة. وفيما يتعلق بالمشاريع الكبيرة، يمكن استخدام خاصية “خريطة الطريق للمشروع” لإنشاء جدول زمني منظم يحتوي على المهام والمسؤوليات ومدى تقدم العمل.

تلك الميزات المتاحة في خدمات مستندات قوقل Google Docs تسهم بشكل كبير في تنظيم وتسهيل سير العمل بطريقة فعّالة وحديثة.

للاستفادة الكاملة من خدمات الشرائح الذكية والنماذج الجاهزة Smart Chips and Building Blocks في مستندات قوقل، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. في أي مكان داخل مستند قوقل، انقر على العلامة @.
2. ستظهر لك قائمة منسدلة تحتوي على خيارات متعددة مثل تنسيق الاجتماع، أو تتبع مشروع معين، أو إضافة ملاحظات. اختر الخيار الذي يتناسب مع مشروعك.
3. بعد اختيار العمل على مشروع محدد، يُمكنك إضافة الأشخاص وتعيين مهام خاصة لهم، وكذلك إضافة تواريخ محددة لتلك المهام.
4.من بين الخيارات، يُمكنك أيضًا إجراء استطلاع للرأي أو التصويت على قضية معينة من خلال التبويب "إنشاء تصويت" أو "Voting"، كما هو موضح في العرض التوضيحي أدناه.

باستخدام هذه الخطوات، ستتمكن بسهولة من تنظيم وإدارة مشروعك بشكل فعّال باستخدام الشرائح الذكية والنماذج الجاهزة المتاحة في خدمات مستندات قوقل.

النصيحة الثانية: راجع رسالتك البريدية بمشاركتها مع زميلك

في بعض الأحيان، تحتاج إلى مراجعة بريدك الإلكتروني أو دعواتك الإلكترونية مع زملائك قبل إرسالها لتجنب أي أخطاء غير مقصودة،. يمكنك دعوة زميل للتعاون ومراجعة البريد الإلكتروني وتقديم الملاحظات قبل الإرسال, للاستفادة من هذه الخاصية، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر على علامة @ في أي مكان داخل مستند قوقل.
2. اختر "كتابة مسودة بريد إلكتروني" أو "مسودة إرسال دعوة" من القائمة المنسدلة.
3. حدد الزميل الذي ترغب في مشاركة المحتوى معه للحصول على رأيه.
4. اكتب الرسالة التي ترغب في مشاركتها، مثلاً دعوة للتعاون، ثم انقر على أيقونة قوقل على الجهة اليسارية للشاشة لرؤية البريد الإلكتروني قبل إرساله.

باستخدام هذه الخطوات، يمكنك بسهولة دعوة زميلك لمراجعة بريدك الإلكتروني وتقديم الملاحظات قبل إرساله، مما يعزز الدقة والاحترافية في التواصل الإلكتروني.

النصيحة الثالثة: أدرج توقيعك الإلكتروني في ثوانٍ معدودة.

هناك بعض المهام الصغيرة ولكنها تستنزف وقت المستخدم مثل إدراج التوقيع عن طريق القص واللصق ولتوفير الوقت وتبسيط عملية إدراج التوقيع في المستندات، يمكنك اتباع الطريقة التالية:

1. انقر على علامة @ لاختيار المهمة المطلوبة.
2. اختر "تخصيص نموذج جاهز" من الخيارات.
3. حدد اسمًا محددًا للنموذج الذي تقوم بإنشائه، مثل "توقيع"، لضمان حفظه للاستخدام المستقبلي.
4. على سبيل المثال، عند اختيار علامة @ واختيار كلمة "توقيع"، سيظهر التوقيع مباشرة دون الحاجة للقص واللصق.

باستخدام هذه الطريقة، ستتمكن بسهولة من إدراج توقيعك في المستندات بسرعة ودقة، دون الحاجة إلى القيام بعمليات النسخ واللصق المتكررة، مما يجعل العملية أكثر فعالية وراحة.

النصيحة الرابعة: قارن بين مستنداتك

في بعض الحالات، يكون علينا مراجعة نسختين من المستند، وخاصةً عندما يكونان متماثلين بشكل كبير. لتسهيل هذه المراجعة، يمكن استخدام ميزة “مقارنة المستندات” كأداة فعّالة.

تُعتبر ميزة “مقارنة المستندات” أداة مفيدة تساعدك في إنشاء مستند جديد يظهر الاختلافات بين نسختين من المستند. يمكنك الاستفادة من هذه الميزة لتحديد التعديلات التي تم إجراؤها على المستند، سواء كانت إضافات، حذف، أو تعديلات.

لاستخدام ميزة “مقارنة المستندات”، قم بفتح نسختين من المستند في نفس الوقت، ثم انتقل إلى قائمة “أدوات” واختر “مقارنة المستندات”. سيقوم ذلك بإنشاء مستند جديد يظهر لك الاختلافات بين نسختي المستند ويُظهر أي تغييرات قد تكونت، سواء بالإضافة أو الحذف أو التعديل.

النصيحة الخامسة: خصّص قاموس كلمات لمستنداتك

في بعض الأحيان، يكون لدينا اختصارات أو كلمات مخصصة نستخدمها في مستنداتنا. على سبيل المثال، قد نكتب “mtg” بدلاً من “اجتماع” أو “cal” بدلاً من “التقويم”. يمكن أن يكون هذا عمليًا لتوفير الوقت والجهد، ولكن قد يؤدي أيضًا إلى ظهور أخطاء إملائية في المستند. لتجنب ذلك، يمكنك تخصيص قاموس مستندات Google الخاص بك عن طريق إضافة هذه الكلمات المخصصة. بالخطوات التالية:

1. افتح مستند Google Docs.
2. انتقل إلى قائمة "الأدوات".
3. انقر على "تدقيق".
4. انقر على "قاموس شخصي".
5. في مربع الحوار "إضافة كلمة إلى القاموس الشخصي"، أدخل الكلمة المخصصة الخاصة بك.
6. انقر على "إضافة".
بهذه الطريقة، يتعلم محرر مستندات Google كيفية كتابة هذه الكلمات المخصصة، مما يمنع ظهورها كأخطاء إملائية في المستند.

النصيحة السادسة: استخدم النص البديل لتسهيل الوصول إلى مستنداتك.

دائمًا ما نعمل على إضافة نصوص بديلة للصور والرسومات والمخططات في المستندات التي نشاركها . يأتي هذا الإجراء لتلبية احتياجات الأفراد الذين يعتمدون على قراء الشاشة للوصول إلى المحتوى. من خلال اضافة نصوص بديلة، ليتسنى لهؤلاء المستخدمين الاستفادة من وصف صوتي لكل العناصر البصرية المدرجة في المستند.

يُمكنك تجربة هذا الإجراء بسهولة، من خلال الخطوات التالية:

بهذه الطريقة، ستكون قد ساهمت في تحسين إمكانية الوصول وفهم المعلومات لجميع المستخدمين، بما في ذلك أولئك الذين يعتمدون على تقنيات قراءة الشاشة.

النصيحة السابعة: شارك مكالمات Google Meet مباشرة من المستندات.

يمكن أن يكون التعاون في المستندات أمرًا مفيدًا، ولكنه يمكن أن يكون أيضًا صعبًا عندما يتعين عليك التبديل بين علامات تبويب المتصفح المختلفة. يمكن أن يساعدك استخدام ميزة Google Meet مباشرة في المستندات في تقليل الفوضى وتبسيط عملية التعاون.

لمشاركة مكالمة Google Meet مباشرة من مستند، اتبع الخطوات التالية:

أ. انضم إلى اجتماع مجدول: سيتم ملء الاجتماع تلقائيًا من تقويم Google الخاص بك.

ب. بدء اجتماع جديد: سيؤدي هذا إلى إنشاء اجتماع جديد.

ج. إدخال رمز الاجتماع: أدخل رمز الاجتماع الخاص بالاجتماع الذي تريد الانضمام إليه.

بمجرد الانضمام إلى المكالمة، يمكنك تقديم المستند مع الاستمرار في رؤية المشاركين الآخرين على الجانب الأيمن من شاشتك.

النصيحة الثامنة: ترجم المستند في ثواني معدودة.

يمكن أن يكون التعاون مع أشخاص من جميع أنحاء العالم أمرًا مفيدًا، وفي نفس الوقت يمكن أن يكون أيضًا صعبًا وذلك عندما تكون عندما تكون المستندات بلغة غير لغتك الأم. ومن ناحية اخرى يمكن أن تساعد ميزة الترجمة في Google Docs في فهم المستندات بلغات أخرى بسهولة وترجمتها أيضا بثوان معدودة باتباع الخطوات التالية:

النصيحة التاسعة: تفاعل سريعًا باستخدام الرموز التعبيرية

تعد الرموز التعبيرية طريقة رائعة للتعبير عن نفسك وإضافة لمسة من المرح إلى المستندات. يمكن استخدامها أيضًا للتفاعل مع التعليقات في مستندات جوجل Google Docs

لاستخدام الرموز التعبيرية للتفاعل مع التعليقات في Google Docs، اتبع الخطوات التالية:

النصيحة العاشرة: اكتب بانتاجية أعلى

مكن أن تكون الكتابة اليدوية أو باستخدام لوحة المفاتيح مهمة شاقة، خاصةً إذا كنت بحاجة إلى إنشاء مستندات طويلة أو تحريرها. يمكن أن تساعدك ميزة الكتابة الصوتية في مستندات جوجل Google Docs في زيادة الإنتاجية عن طريق السماح لك بإنشاء مستندات صوتية ثم تحريرها لاحقًا.

تسمح لك ميزة الكتابة الصوتية في مستندات جوجل Google Docs بتحويل كلامك إلى نص. يمكنك استخدام هذه الميزة لإنشاء مستندات جديدة أو لتحرير مستندات موجودة.

ولاستخدام ميزة الكتابة الصوتية في مستندات Google، اتبع الخطوات التالية:

النصيحة الحادية عشرة: أدرج المصادر والمراجع في زمن قياسي.

من الممكن أن يكون إدراج الاستشهادات والاقتباسات يدويًا مهمة شاقة ومرهقة، خاصةً إذا كنت تعمل على مهمة طويلة أو معقدة. يمكن أن يساعدك منشئ الاقتباسات في مستندات Google في توفير الوقت والجهد عن طريق إنشاء الاقتباسات تلقائيًا.

يمكن استخدام منشئ الاقتباسات في مستندات Google لإنشاء اقتباسات وفقًا لثلاثة أنماط شائعة MLA، APA، وChicago. و لإنشاء اقتباس، اتبع الخطوات التالية: