كتابة وإرسال النشرة البريدية لمنظمتك الخيرية يحتاج شيء من الإبداع ، الدقة ، والتخطيط. أضف إلى ذلك أنه بمجرد أن تضغط زر الإرسال ، فالنشرة قد خرجت من يديك. لن تستطيع التراجع بعد هذه الخطوة.

هناك كثير من الخطوات التي تضمن لك النجاح في إيصال نشرتك البريدية وضمان وصول محتواها للقراء. هذه عشر خطوات ستساعدك بإذن الله في إخراج النشرة البريدية بأفضل صورة:

1. اختر الهدف:

يجب أن تحدد الهدف من النشرة البريدية قبل البداية في كتابتها. هذه الخطوة جوهرية. ما هو هدفك من هذه النشرة؟ طلب دعم لمشروعك القادم؟ زيادة الزيارات لموقع جهتك الخيرية؟ تبحث عن متطوعين؟ تُشهر حدَثَك القادم؟

مهما كان الهدف، يجب أن تحدده أولاً. ثم تقوم بعد ذلك بجمع الأفكار والمواد التي ستساعدك لتحقيقه.

2. اجمع المحتوى:

هذه الخطوة ستختلف باختلاف الهدف الذي حددته لهذه النشرة. هناك نوعين لجمع المحتوى: إما أن تقوم بالجمع والبحث عن المحتوى لكل نشرة على حدة (تسمى هذه الطريقة Active gathering) ، أو أن يكون جمع المحتوى عندك عملية متواصلة طوال الأسبوع ، وتقوم باختيار المحتوى لكل نشرة مما جمعته سابقاً (Passive gathering).

يمكن استخدام أي من هاتين الطريقتين بحسب الهدف الذي وضعته ونوع المحتوى الذي ستجمعه. مهما كانت الطريقة التي استخدمتها ، جمع المحتوى أمر مهم حتى تستطيع كتباته وصياغته بطريقة مشوّقة لقراءك.

3. صمم قالب النشرة:

بعدما حددت الهدف وجمعت المحتوى المناسب لهدفك، حان الوقت لتصميم قالب نشرتك البريدية.

فمن الأمور المهمة في تصميم القالب أن تتأكد أن النشرة البريدية مناسبة لمتصفحي الجوال. إحصائية لعام 2013 تقول أن 51% من رسائل البريد تفتح من الجوال. وجعل النشرة البريدية مناسبة للتصفح من الجوال سيزيد معدل التفاعل، معدل فتح الإيميل ، وكذلك معدل النقر.

4. أضف المحتوى:

بعدما وضعت هدفك وجمعت المحتوى وصممت القالب، حان الوقت لأهم خطوة في هذه القائمة: إضافة المحتوى.

تاكد من صياغة المحتوى بشكل جيد واحترافي. أعد قراءة ما كتبته واطلب من غيرك قراءته. تأكد من خلو المحتوى من أي أخطاء كتابية أو إملائية.

5. خصص النشرة البريدية:

مستقبلي الرسائل البريدية يودون أن يشعروا أن الرسالة أُرسلت خصيصاً لهم. حاول أن تحدد القاسم المشترك الذي يجمع قراء نشرتك البريدية. إن لم تستطع ، قسّم قراءك لمجموعات أصغر بناء على القاسم المشترك الذي يجمعهم. بعد ذلك ، قم بتخصيص النشرة لهذه المجموعة.

6. اسم المرسل وعنوان الرسالة:

عند اختيارك اسم المرسل ، استخدم اسم شخص حقيقي. الإحصاءات تقول أن معدل فتح الرسالة البريدية ومعدل النقر يزيد بشكل هائل عند القيام بذلك. مهما كان الاسم الذي ستختاره ، تأكد من أنه معروف ومرتبط بجهتك الخيرية ، حتى لا يكون هناك تشويش عند قراء نشرتك عندما يرون الرسالة.

بالنسبة لعنوان الرسالة ، لا تجعله طويلاً جداً. يجب أن يكون مختصراً ، ويجذب انتباه قرائك.

7. التأكد من الجودة:

تأكد من جودة نشرتك البريدية ، مرة ومرتين وثلاث. أعد قراءة المحتوى وتأكد من خلوه من الأخطاء. قم بإرسال النشرة لشخص ليقرأها من جهاز الكمبيوتر. أرسلها لشخص آخر ليقرأها من جواله. اطلب منهم النائح والتعديلات التي يرونها ضرورية وقم باللازم.

8. الامتثال للأنظمة والقواعد:

في الولايات المتحدة ، هناك قانون يسمى CAN-SPAM Act ، يضع بعض القوانين والمتطلبات في إرسال الرسائل للمستخدمين. أحد هذه القوانين هو اشتراط وجود عنوان الجهة وخيار “إلغاء الاشتراك” في أسفل الرسالة البريدية. سواءً كان هذا القانون ُلزِم لك أم لا ، من الجيد أن تتبعه حتى لا يقوم المستخدمين – الذين يودون إلغاء الاشتراك ولا يستطيعون – بتصنيف رسائلك على أنها رسائل مزعجة.

9. اختبر الإيميل بأكثر من متصفح وجهاز:

طريقة عرض الرسالة البريدية في تطبيق الجيميل على متصفح الكروم قد يختلف تماماً عن طريقة عرضها في تطبيق الأوتلوك. أيضاً ، قد تظهر النشرة البريدية على الكمبيوتر بطريقة مختلفة عن الجوال. اختبر نشرتك البريدية بقدر ما تستطيع حتى تضمن وصولها بالشكل الصحيح للقراء.

10. أرسل!

بهذه الخطوة ، انتهت مهمتك. حان الوقت لضغط زر إرسال وملاحظة الفرق الحقيقي في تفاعل القراء مع رسائلك البريدية ، والذي كان نتيجة لجهدك في الإعداد ، الكتابة ، والتأكد من سلامة وصحة النشرة البريدية.

المصدر