لنقل أنه طلب منك تقييم مشروع تقني قادم لمنظمتك، ومعرفة أهمية الاستثمار به مقارنة بمشاريع أخرى مهمة للمنظمة. سواءاً كان هذا المشروع استبدال أجهزة حالية لدى المنظمة أو شراء نظام محاسبي جديد أو أي مشروع آخر فإن قياس عائد المشروع يشكل خطوة مهمة في اتخاذ قرار الاستثمار في المشروع. قد يبدو لك أن قياس العائد على الاستثمار في المشروع عملية شاقة، إلا أنه بالإمكان تقسيم هذه العملية إلى أربع خطوات مناسبة للمشاريع بمختلف الأحجام. منحك بعض الوقت للقيام بهذه الخطوات سيساعدك بشكل أكبر للحصول على صورة واضحة عن قيمة المشروع والعوائد التي ستعود على المنظمة من خلاله ، بالإضافة لتمكينك من صناعة قصة تساعدك في الحصول على تبني للمشروع لدى كافة المستفيدين في المنظمة.

1. حدد العوائد :

أسئلة لتسألها في هذه المرحلة :

• كيف سيساعد المشروع فريق العمل في أداء مهامهم ؟
• ما هي جوانب خدمات المستفيد التي سيتم تحسينها ؟

قم بإعداد قائمة بالعوائد الأساسية التي سيتم تحقيقها بناءاً على هذا الاستثمار. العوائد يجب أن تكون منطلقة من أهداف المنظمة وعملياتها وغالباً ماتكون على شكل تحسين في الكفاءة أو الفعالية. يقصد بالكفاءة العوائد المرتبطة بتقليل الوقت أو التكاليف أو أي موارد أخرى. أما الفعالية فتعنى بجودة المخرجات النهائية لبرامج منظمتك. الكفاءة والفعالية يمثلان دائماً أسباباً لأخذ استثمارك التقني بعين الاعتبار.

عند قيامك بإعداد القائمة ركز على العوائد لا الخصائص. مثلاً توفير انترنت متنقل للموظفين يعتبر خاصية، العائد من هذه الخاصية هو تمكين الموظفين من إدخال معلومات المستفيدين أثناء زياراتهم الميدانية مباشرة. أيضاً تذكر أن العوائد قد لا تكون ملموسة دائماً ، مع كون كثير من  العوائد سهل القياس إلا بعضها ليس كذلك. فمثلاً رفع معنويات الفريق أو رضا الموظفين قد تكون عوائد صعبة القياس ولكن هذا لا يعني عدم أهميتها.

2. اعرف التكاليف :

أسئلة لتسألها في هذه المرحلة :

• ماهي التكلفة المباشرة للمشروع ؟
• ماهي تكلفة البدائل ؟
• ما تكاليف عدم تبني المشروع؟

كثيراً ما ترتبط هذه الخطوة بقياس العائد على الاستثمار ROI ولكنها تتجاوز مجرد معرفة تكلفة الشراء أو التركيب للحل التقني.

في البداية حدد التكاليف المرتبطة مباشرة بتطبيق الحل التقني. تشمل هذه التكاليف تكاليف الأجهزة – hardware – والأنظمة البرمجية – software – وأي تكلفة أخرى ضرورية لتطبيق هذا الحل التقني. فكر في البدائل للحل المقترح كأنظمة من موردين آخرين أوخيارات أخرى بديلة. عليك أيضاً تحديد التكاليف الحالية والتكاليف المترتبة على عدم تطبيق هذا الحل

أخيراً قم بالنظر لهذه التكاليف وقم بعمل مقارنة بينها وبين العوائد ، هل القيمة المضافة تستحق استثمار هذا القدر من الموارد ؟ إن كانت الإجابة نعم فواصل تنفيذ المشروع .

3. قم بتجربة :

أسئلة لتسألها في هذه المرحلة :

• ماهي العوائد والتكلفة الحقيقية؟
• ماهي العوائد والتكاليف غير المتوقعة ؟

قبل القيام بالاستثمار كاملاً ، قم بعمل اختبار على نطاق محدود. فمثلاً عوضاً عن شراء النظام المحاسبي كاملاً قم بالحصول على نسخة تجريبية لمدة شهر، وعوضاً عن شراء جهاز جديد لكل موظف قم بشراء عدد محدود أولاً.

أثناء التجربة ، اطلب من المستخدمين القيام بكافة مهامهم اليومية من خلال الحل وقم بملاحظة سلوكهم لمدة زمنية معينة. قم بجمع البيانات لقياس دقة حسابك للتكاليف والعوائد وتحديد التكلفة والعوائد الحقيقية. قم بقياس مؤشرات ملموسة مثل التوفير في الوقت والمال وحاول أيضاً قياس بعض المؤشرات غير الملموسة. قم بعمل مقابلات مع المستخدمين وتعرف على العوائد والتكاليف التي لم تكن تعرف عنها.

4.اصنع قصتك :

أسئلة لتسألها في هذه المرحلة :

• كيف يتأثر كل مستفيد من المشروع ؟
• ماهي الخصائص الأكثر أهمية لهم ؟

عند حصولك على النتائج لاتقم فقط بنشرها كتقرير لإدارتك. استخدم العوائد لصياغة قصة نجاح المشروع التي ستساعدك في الحصول على التبني لدى أفراد المنظمة. ساعد أصحاب المصلحة في فهم كيف يساعد المشروع المنظمة في تحقيق أهدافها وكيف سيساعد كلاً منهم في أداء عمله. مثلاً قد تهتم الإدارة المالية في منظمتك في التوفير المالي من نظامك بخلاف الموظفين الذين سيتهمون أكثر بالعائد عليهم في توفير الوقت والجهد في أداء المهام الروتينية.

تحميل الأنفوجراف بدقة كاملة