كيف تبني استراتيجية للبيانات في منظمتك؟

تعمل إستراتيجية البيانات كأساس لجميع بيانات المنظمة  والسماح بالبقاء كاستراتيجية  رشيقة تحت أي ضغط. ومن تلك التحديات التي قد تقع فيها المنظمة بدون خطة استراتيجية للبيانات:

1. عدم القدرة على اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات في الوقت المناسب.
2. دمج البيانات يدويًا من مصادر بيانات متباينة.
3. قضاء الكثير من الوقت في إعداد البيانات الأولية.
4. تدني مستوى جودة البيانات.
5. صعوبة الوصول للبيانات.

فيما تمنح استراتيجية البيانات ميزة تنافسية  للمنظمة لأنها تعمل على مواءمة إدارة البيانات مع إستراتيجية العمل وحوكمة البيانات، والتي تهدف إلى تحسين قرارات بنية البيانات و إدارة البيانات بصورة مستمرة

و يتطلب إنشاء إستراتيجية بيانات ناجحة أن يأخذ قادة الأعمال نظرة مدروسة وشاملة وتوقع ما يجب أن يحدث لتحقيق أهداف المنظمة لذا يجب على القيادين في المنظمات مراعاة ما يلي:

1. احتياج الموظفين حتى يتم تمكينهم وبفعالية أكبر  من استخدام البيانات.
2. ماهي العمليات المطلوبة لضمان سهولة الوصول إلى بيانات المنظمة، وأن تكون ذات جودة عالية.
3. ماهي التقنيات المتوافرة التي ستمكن من تخزين ومشاركة وتحليل بيانات المنظمة.

عناصر استراتيجية البيانات:

يكمن الهدف الرئيسي من إستراتيجية البيانات في الإجابة على السؤال المهم وهو كيف يمكن للمنظمة بأكملها الاستفادة من البيانات لدعم اتخاذ قرارات العمل؟ و كيف يمكن بناء خطة حول دور الأشخاص والعمليات والأدوات التقنية لتصبح الخطة حقيقة وواقعية؟

هناك 7 عناصر رئيسية  متمثلة كالتالي:

أولًا: التوافق مع إستراتيجية المنظمة

من أهم  الأمور التي يجب العمل بها هو ربط استراتيجية البيانات مع استراتيجية المنظمة وذلك للحد من المشاريع الخاطئة والأفكار الضائعة.

فيما يلي بعض الطرق لمواءمة استراتيجية البيانات مع استراتيجية المنظمة:

1. التعمق في فهم أنشطة الأقسام وتزامنها مع أهداف المنظمة.
2. مقارنة النتائج التي توصلت إليها المنظمة وملاحظة كيف تخدم بيانات المنظمة وأي من المجالات تفتقد إلى رؤى البيانات.

بعد جمع البيانات وفهمها بشكل دقيق يمكن البدء في إنشاء سجل لحالات الاستخدام التي سيتم تضمينها في استراتيجية البيانات للمنظمة.

ثانيًا: التحليل وتقييم نضج البيانات

تساعد هذه الخطوة في تحديد الأهداف المراد تحقيقها واتخاذ خطوات واقعية ومتزايدة لتصبح أكثر اعتمادًا على البيانات.

لذا يجب أولًا معرفة نقطة البداية وهي مستوى نضج التحليلات الحالية في المنظمة، مع تحديد الفجوات والمشكلات سواء كانت تقنية أو عمليات.

وللحصول على صورة كاملة لـــ تحليلات المنظمة و مدى نضج البيانات، فهي بحاجة إلى الآتي:

1. جرد الأدوات والتقنيات والأنظمة التي تستخدمها المنظمة.
2. نظرة عامة و شاملة على البنية التحتية للبيانات الخاصة بالمنظمة.
3. تقييم مهارات الأفراد والعمليات التنظيمية المتعلقة بالبيانات والتحليلات.

ثالثًا: الأدوات التقنية

هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند اختيار الأدوات التقنية المناسبة لمنظمتك مع الأخذ بعين الإعتبار أنها ليست مكونات قائمة بذاتها ولكنها أجزاء متكاملة من بنية البيانات للمنظمة ومن ذلك:

أ. التركيز على الكيفية:

التركيز في كيفية الاستفادة من الأدوات الحديثة للموظفين وإمكانية الوصول إليها.

ب. إمكانية الوصول: 

هناك العديد من العقبات التي تواجه الأقسام عند الوصول إلى البيانات ومن الحلول في ذلك وضع أداة تمكّن الموظفين في جميع أنحاء المنظمة من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

ج. الأداء: 

اختيار أدوات و تقنيات مناسبة واحترافية تعمل على تسريع عملية تحويل البيانات في المنظمة.

رابعًا: إنشاء فريق لتحليل البيانات

تتمثل الخطوة الأولى لبناء فريق فعال لتحليل البيانات هو في اختيار أو تحديد نموذج التشغيل الخاص بالمنظمة. حيث يعمل تحديد نموذج التشغيل على هيكلة الفريق والأدوار. ونموذج التشغيل يتكون من خمسة عناصر تمثل الأحرف الأولى من اختصار  PILOS وهي كالآتي:

1. 1. العمليات والأنشطة Processes and activities: مهام العمل الأساسية مثل العمليات المالية أو عمليات الموارد البشرية أو عمليات الحوكمة .
   2. المعلومات Information: المعلومات اللازمة لدعم العمل.
   3. الموقع Locations: المواقع والمباني المستخدمة في دعم العمل.
   4. المنظمة والأفرادOrganization and peopl: الموظفين الذين يقومون بالعمل وتنظيمه.
   5. المصادر والشركاء Sourcing and partners: يعملون خارج المنظمة ويدعمون عملها.

و تتمثل الخطوة الأولى لبناء فريق فعال لتحليل البيانات هو في اختيار أو تحديد نموذج التشغيل الخاص بالمنظمة وهناك ثلاثة أنواع متمثلة كالآتي:

أ. نموذج التشغيل اللامركزي: تنفيذ المسؤوليات عبر خطوط مختلفة من الأعمال وتكنولوجيا المعلومات مما يؤدي إلى نهج تعاوني لأشياء مثل إدارة البيانات واستراتيجية البيانات وذكاء الأعمال.

ب. نموذج التشغيل المركزي: يُعد هذا النموذج أكثر تنظيمًا حيث يتم تنفيذ  الأعمال تحت مسؤولية وظيفة تنفيذية محددة مما يسمح بإدارة البيانات بصورة أسهل وتحسن من عملية اتخاذ القرار.

ج. نموذج التشغيل الهجين: يسمح هذا النموذج بإدارة البيانات وحوكمة البيانات لكل مسؤولية وهو يجمع نموذج اللامركزية والمركزية لإدارة البيانات وأعمال المنظمة. 

بعد اتخاذ القرار في اختيار النموذج هناك خطوة هامة جدًا وهي  تقييم مهارات الموظفين  هل هناك حاجة لتدريب الموظفين؟ و هل هناك حاجة إلى توظيف المزيد من الأشخاص وغيرها.

خامسًا: إدارة البيانات

تعمل إدارة البيانات على زيادة الاستثمار في مبادرات البيانات والتحليلات و نظرًا للكم الهائل من بيانات المنظمة- والتي يتم جمعها من مصادر متعددة فإنها بحاجة إلى برنامج حوكمة البيانات والذي يضمن اتباع نهج واضح لتقييم البيانات وإنشائها واستهلاكها والتحكم فيها  وكيفية متابعتها لضمان تنفيذ إدارة البيانات وفقًا للخطة المحددة في إستراتيجية البيانات للمنظمة.

سادسًا: بناء خارطة استراتيجية البيانات

خارطة استراتيجية البيانات هي خطة طويلة الأجل يوضع بها السياسات والعمليات  التي  تحدد التقنية، والعمليات، والأفراد، والقواعد المطلوبة لإدارة أصول المعلومات وكيفية إدارة المنظمة للبيانات وتحليلها واستخدامها بفعالية لتحقيق أهدافها  في جدول زمني محدد، هناك بعضًا من النماذج الجاهزة لخارطة استراتيجية البيانات.

و من العوامل المهمة التي يجب تضمينها في خارطة طريق استراتيجية البيانات هي:

1. توافر الموظفين وهل هناك حاجة للاستعانة بمصادر خارجية.
2. إعداد ميزانية المنظمة.
3. تضمين الإصدارات و المنتجات الجديدة و المتوقعة.

إن وجود جدول زمني في خارطة استراتيجية البيانات يسمح في المحافظة على سير  العمل وتحفيز الفريق وترفع معنوياته والوصول إلى الأهداف المرجوة.

سابعًا: ثقافة التغيير

هناك بعض الأمور التي يجب أن تؤخذ بالحسبان لخلق ثقافة تغيير ناجحة وتحسين صنع القرار، وهي كالتالي:

1.التدريب والتمكين:

 بعد تقييم مهارات الموظفين ومعالجة الثغرات ، يأتي دور تنفيذ الخطة التطويرية لتزويد الموظفين بالمعرفة التي يحتاجون إليها  وتدريبهم على أحدث التقنيات الجديدة.

2.دعم الميزانية:

التفكير في دعم الميزانية المستمر لجميع العناصر الموجودة في خارطة استراتيجية البيانات والتغييرات غير المتوقعة.

 

أخيرًا.. بعد تنفيذ الخطوات السابقة تكون المنظمة قد نجحت في بناء إستراتيجية البيانات الخاصة بها والتي ستصل بها إلى تحقيق أهدافها و رفع  الكفاءة التشغيلية و تسريع عملية اتخاذ القرار.

المصادر:

1 2 3