استخدام الشبكات الاجتماعية للتغطية الحية لفعاليات منظمتك غير الربحية هو أحد أهم أشكال التواصل الحي. لفعل ذلك ، تحتاج أن يكون لديك موظف واحد على الأقل مهمته الأساسية هي التغريد ، النشر ، المشاركة ، التصوير ، والتسجيل. لا يمكن أن تعطي هذا الشخص أي مهام أخرى كالمساعدة في تسجيل الحضور أو تنظيم القاعات. التغطية الحية تحتاج اهتمام كامل من الشخص المسؤول عنها حتى تخرج بصورة جيدة.

تغطيتك الحية لن تكون جذابة إن كانت مهمتك هي نشر تغريدات تسويقية للفعالية أو التغريد عن عناوين الجلسات فقط. حتى تستطيع توثيق الفعالية بشكل جذاب وحتى تشرك معك الذين سيحضرون فعاليتك والذين لن يحضروا ، تحتاج إلى تخطيط وإعداد قبل وأثناء الفعالية. في النقاط التالية ، سنخلص أهم الأمور التي ستحتاج النظر إليها قبل بدء فعاليتك:

• قبل طباعة ونشر أي مادة ترويجية للفعالية ، اختر #هاشتاق مناسب لفعاليتك. حاول أن يكون قصيراً. إن كانت الفعالية سنوية ، ضع السنة ضمن الهاشتاق. بعد ذلك ، ضمّن الهاشتاق في كل محتواك الترويجي؛ نشراتك المطبوعة ، إعلانات الشوارع ، التغريدات ، …. في الأيام أو الأسابيع السابقة لبداية فعاليتك ، من خطط للحضور للفعالية سيسوّق لك من خلال هذا الهاشتاق ، ومن لن يحضر أو لا يستطيع الحضور سيتابع الهاشتاق. كلما اُستخدم أكثر ، كلما زاد ذلك من انتشار فعاليتك.
• يجب أن يجهز محتوى معد مسبقاً للنشر في الشبكات الاجتماعية. مثلاً: تحتاج إلى إعداد عشر تغريدات و 3-4 نشرات للفيسبوك وجوجل+ على الأقل (يعتمد على نوع القناة التي ستستخدمها ومدة الفعالية). الاعتماد على صياغة كل المحتوى وقت الفعالية قد يُتعب الشخص المسؤول وقد يَخرج محتوى بصورة غير جيدة. وجود محتوى معد مسبقاً بعناية ومجهّز للنسخ واللصق سيساهم في رفع مستوى الاحترافية والجمالية فيما ينشر عن الفعالية.
• يجب أن تكون لدى الشخص المسؤول عن التغطية الحية نسخ إلكترونية من كل المحتوى التسويقي لمنظمتك. تقارير مشاريعكم السابقة ، أرقام حساباتكم البنكية ، … من الجيد أيضاً أن تعدوا محتوى تسويقي جديد لم ينشر سابقاً وتقوموا بنشره وقت الفعالية.
• نقطة أخيرة: أجندة الفعالية ، المتحدثون ، موقع الفعالية …. هذه الأمور يجب أن تكون معروفة للمسؤول عن التغطية الحية.

في يوم الفعالية ، يجب أن يخصص مكان لمسؤول التغطية الحية يستطيع العمل فيه بلا انقطاع. التغطية الحية تحتاج إلى جهد غير بسيط في متابعة أكثر من قناة اجتماعية ، الاستماع ومشاهدة احداث الفعالية ، التلخيص والنشر ، الرد على الجمهور. أيضاً ، يجب أن يكون لديه جهاز لابتوب وجهاز لوحي أو جوال. إن كنت تريد تسجيل آراء المتحدثين/المشاركين ونشرها ، تأكد من أن الجهاز اللوحي أو الجوال يحتوي التطبيقات اللازمة للتسجيل والتعديل على الفيديو.

لضمان نجاح التغطية الحية للفعالية ، هذه بعض النصائح الموجههة للشخص المسؤول عنها:

• لا تنشر كل شيء يقوله المتحدث. انشر فقط الاقتباسات والإحصاءات المميزة. استمع جيداً لما يقول المتحدث ، واكتب ملاحظاتك في ملف وورد أو ملف نصي. ثم قم بصياغة الكلام والتأكد من سلامته لغوياً قبل نشره.
• ضع أفضل الاقتباسات والإحصاءات في صورة ، وقم بنشرها في الشبكات الاجتماعية.
• استخدم هاشتاق الفعالية في كل تغريدة ، تحديث ، أو نشرة.
• في تويتر ، لا تقم بإعادة التغريد (الريتويت) أكثر من عشر مرات في الساعة حتى لا تزعج وتشوّش على متابعي حسابك.
• في انستغرام ، ارفع صورة جديدة كل ساعة أو نصف ساعة.
• في الفيسبوك ، جوجل+ ، تمبلر ، انشر مرتين أو ثلاثة في اليوم.
• طوال وقت الفعالية، قم بتصوير المشاركين واطلب منهم جملة واحدة يصفون فيها ما استفادوه من حضور الفعالية. قم بنشر ردوردهم في الشبكات الاجتماعية.
• قم بعمل مقابلة مصوّرة مع المتحدثين او الحضور . انشر الفيديو في يوتيوب أو انستغرام.
• سوّق لمنظمتك أثناء التغطية الحيّة. انشر محتواكم التسويقي وطرق التبرع لكم.
• أعد التغريد للمتحدثين والحضور الذين يقومون بتغطيتهم الحيّة.
• طوال اليوم ، شارك رابط الصفحة الرئيسية للفعالية. أعد نشر أجندة الفعالية. أعلن عن المتحدثين الجدد وانشر تعريفاً مبسطاً بهم مع صورة لهم.
• في نهاية اليوم ، اكتب تدوينة تلخّص أحداث اليوم ، وادعمها بالصور والفيديو.
• وإذا كانت الفعالية أكثر من يوم ، اجعل رابط التدوينة هو آخر شيء تشاركه لهذا اليوم في كل قنواتك الاجتماعية. أيضاً ، أخبر متابعيك عن وقت بداية الفعالية لليوم التالي ، ووقت استئناف التغطية الحية.

المصدر