7 خطوات للبدء في التحول الرقمي للمنظمات

التحول الرقمي هو عملية استراتيجية متكاملة  يتم فيها دمج التقنية في جميع مجالات الأعمال والأقسام لدى المنظمة لأهداف متنوعة كــ زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف التشغيلية وتحسين تجربة العملاء. و للوصول إلى الهدف هناك مجموعة من الخطوات:

الخطوة 1: ثقافة المنظمة

يعتمد نجاح عملية التحول الرقمي إلى حد كبير على ثقافة مدراء المنظمة فالأمر لا يقتصر على استخدام تقنيات جديدة فقط بل يجب أن تكون الإدارة مؤمنة بأثر التحول الرقمي ودوره بقناعة تامة.

الخطوة 2: طرح الأسئلة والبدء بالسبب. لماذا؟

تبدأ الخطوة الثانية بطرح العديد من الأسئلة التي من خلالها يتبين السبب الحقيقي وراء عملية التحول الرقمي مثل:

• لماذا نحتاج إلى التحول الرقمي؟ 
• كيف يتم تحقيق التحول الرقمي؟
• ماذا يعني التحول الرقمي لمنظمتي؟
• ماهي الأدوات التي تحتاجها منظمتي؟
• ما الذي سيتغير وما النتائج المتوقعة بعد التحول الرقمي لمنظمتي؟

الخطوة 3: تقييم المنظمة

تواصل رحلة التحول الرقمي طريقها من خلال تقييم المنظمة ودراسة احتياجها بما يتوافق مع أهدافها ودراسة نقاط القوة والضعف و توضيح الأهداف الإستراتيجية وفرص النمو  المستقبلية والتهديدات المحتملة ومن الأدوات المساعدة.

الخطوة 4: تقييم الإمكانيات التقنية والبشرية 

تعمل هذه الخطوة على التركيز و تحديد الفجوات التقنية التي تنقص المنظمة  والتماس الحاجة إلى تطوير الكوادر البشرية وماذا ينقصهم،  ومن الجيد أخذ آراء الموظفين لفهم المشكلات والتحديات من خلال عقد الاجتماعات أو إرسال استبانات جوجل Google للموظفين ومن ثم مناقشة النتائج في ورش عمل، وفي نهاية هذا الخطوة سيكون لديك قائمة بنقاط الضعف ومن هذا المنطلق تبدأ بالسعي لحلها وتطويرها.

الخطوة 5: تحديد الإجراءات العملية

بعد الانتهاء من تقييم القدرات التقنية والبشرية، تحتاج المنظمة إلى بناء قائمة بالإجراءات العملية المباشرة ووضع اللبنات الناقصة.

الخطوة 6: البحث عن شركاء داعمين للمنظمة 

من أكبر التحديات الأكبر التي تواجه المنظمات في التحول الرقمي هو عدم امتلاك الخبرة الداخلية للبدء بهذا التغير الجذري.

لذا تنصح المنظمات دائمًا بالاستعانة بمصادر خارجية سواءً على مستوى الأفراد كمتطوعين أو خبراء يقومون بالرد على استفساراتك التقنية باحترافية عالية كــ منصة استشارة تك 

أما على مستوى التطبيقات التقنية هناك  متجر التحول التقني والذي يضم 12 منصة رقمية سحابية  متنوعة تساهم في تيسير آلية عمل المنظمات غير الربحية و خلق بيئة تقنية متكاملة.

الخطوة 7: ابدأ فورًا:

بعد تحديد الأهداف والتحديات ومعرفة نقاط القوة والضعف وتقييم الإحتياج التقني 

قم بمراجعتها بعين ناقدة – هل هي واقعية – وهل هناك حاجة إلى تعديلها أو تنقيحها؟ ورصد الميزانية المتوقعة.. ومن ثم ابدأ بالتطبيق.

وبعد أن تعرفنا على أبرز الخطوات الأساسية للبدء بالتحول الرقمي في المنظمات يأتي الآن دور التخطيط التقني والذي يعمل جنباً إلى جنب لعملية التحول الرقمي وربما يتبادر إلى ذهنك سؤال كيف أبدأ بالتخطيط التقني لمنظمتي؟

يشمل التخطيط التقني على مجموعة من التقنيات والبيانات والموارد البشرية والعمليات وهي متمثلة بـــ:

1. التقنيات: وهي منظومة من الأجهزة، وأنظمة التشغيل، ووسائط التخزين، والبرمجيات.
2. البيانات: هي إدارة وتحليل بيانات المنظمة بصورة منتظمة وذلك لتوفير معلومات كاملة للتحليلات الإحصائية والتنبؤات المستقبلية.
3. الموارد البشرية: توفير كوادر بشرية بخبرات عملية قادرة على استخدام البيانات وتحليلها لاتخاذ قرارات فعالة.
4. العمليات: مجموعة من النشاطات المرتبطة  ببعضها البعض التي تنتج خدمة أو منتج معين وتحتم هذه النقطة أن يكون لدى المنظمة  نظام تقني يلبي جميع متطلباتها في التحول الرقمي.

ماهي أبرز التحديات التي تواجه المنظمات في عملية التحول الرقمي؟ 

من التحديات البارزة التي تواجه المنظمات وتشكل سببًا رئيسيًا  في التردد وعدم الخوض في غمار التحول الرقمي:

1. نقص الكفاءات البشرية
2. الميزانية المحدودة
3. رفض ثقافة التغيير لدى الكثير من المدراء

وفي الشكل أدناه يوضح الأثر البالغ للتحول الرقمي في حياة المنظمة كيف كانت وكيف أصبحت..

لعل الآن يرن تساؤلًا في ذهنك.. ما مفهوم الإدارة التقنية؟ وما الدور الذي تقوم به لنجاح سير عمل المنظمة؟

مفهوم الإدارة التقنية:

عملية داعمة للمنظمة بكل ما يتعلق بالأمور التقنية الحديثة بهدف تحقيق رؤيتها والوصول إلى أهدافها وكل إدارة تقنية سواء كانت منظمة صغيرة أو كبيرة تحتوي على ركيزتين رئيستين هما إدارة المشاريع و إدارة التشغيل

• إدارة المشاريع:

هي المشاريع  الجديدة التي  تخطط إدارة التقنية البدء بها تبدأ  وتنتهي بفترة زمنية محددة بغرض التغيير،  كفكرة التخطيط من انتقال المنظمة من المحاسبة اليدوية إلى نظام محاسبي إلكتروني.

• إدارة التشغيل:

هي المرحلة التي يتم فيها تشغيل المشاريع على أرض الواقع والغرض منها الاستمرار في المشروع وعدم توقفه وتطويره.

ومن أبرز  المكونات التي تُبنى عليها الإدارة التقنية في المنظمات:

1. البنية التحتية : تشمل أجهزة الحاسب الآلي و الشبكات والخوادم و خـط الإنترنـت و حسـابات البريـد الإلكترونـي.
2. أنظمة ERP: تشمل أنظمة إدارة المشاريع والنظام المالي ونظام الموارد البشرية ونظام المشتريات والمراسلات.
3. أنظمة CRM:إدارة علاقات العملاء أو المتبرعين  وتحليلها وتحسينها لكسب العميل.
4. البرمجيات والتطبيقات: تشمل البرامج والتطبيقات السحابية مثل Microsoft Office وتطبيقات جوجل Google
5. أتمته الأعمال الرئيسة: تغطية أكبر جزء من أعمال المنظمة لتصبح مهام تقنية بنسبة تفوق المهام الغير رقمية كنظام تسجيل المستفيدين-الرد على العملاء بواسطة Chatbot… إلخ.
6. برامج الحماية والخصوصية: حماية بيانات المنظمة الداخلية من الفيروسات والمخترقين والخارجية كالبيانات الشخصية  للمستفيدين.

في الختام تذكر  دائمًا.. أن عملية التخطيط والتأسيس التقني لمنظمتك تبنى على 3 ركائز أساسية  وقبل الشروع بها يجب الأخذ بعين الاعتبار دراسة الاحتياج التقني للمنظمات بصورة كاملة ومحددة.