تعتبر عملية الاجتماع في المنظمات من أهم أركان العمل المؤسسي، لأن هذه الاجتماعات في الغالب تصدر منها أهم القرارات في الحياة اليومية للمنظمة وموظفيها، فبها يجتمع المدير مع الموظفين، والقائد مع فرق العمل.

ولأهمية هذه الاجتماعات في حياة المنظمات قام الكثير من الكتاب والمهتمين بتسليط الضوء على آلية إنجاح عملية الاجتماع، وتم وضع أسس وقوانين تحكم مثل هذه الاجتماعات لتحقق النجاح المطلوب. ولكن للأسف من النادر جداً أن نجد من يقوم بتسليط الضوء على النواحي التقنية في عملية الاجتماع داخل المنظمات وخارجها، لذلك قمت بجمع عدد من الخدمات التي أؤمن بأنها ستساهم كثيراً في تطوير اجتماعاتنا ورفع كفاءتها بشكل أفضل، علماً أن بعضها قد يكون غير مجاني ولكن يمكنك تجربته مجاناً لفترة معينة:

Speak

يقوم هذا الموقع بتوفير خدمة الإجتماعات عن بُعد بين أفراد الاجتماع الواحد، ويتميز بإمكانية عمل مشاركة لشاشة الكمبيوتر وبثها لجميع حضور الاجتماع، وكذلك الاجتماع صوتياً أو مرئياً. كما توفر هذه الخدمة إمكانية عمل مؤتمر إلكتروني عن بُعد، بإمكانية حضور ١٠٠ مستمع في نفس الوقت.

كما تمَكنك هذه الخدمة من تغيير مظهرها وألوانها لتتناسب مع هوية المنظمة، وكذلك إمكانية إضافة الشعار الخاص بالمنظمة.

GoToMeeting

في اعتقادي أنها من أفضل الخدمات التي توفر الاجتماعات والمؤتمرات عن بُعد، فقد تم عبرها إقامة ملايين الاجتماعات والمؤتمرات المباشرة. كما تمكنك من تركبي هذا النظام في موقعك الإلكتروني لتقوم بإقامة اجتماعاتك فيه. ويتوفر في ه٫ه الخدمة الكثير من المزايا مثل المحادثات الصوتية وخاصية السبورة الإلكترونية وتغيير مظهر المنصة وتسجيل الاجتماع بضغطة زر وغيرها من المزايا الرائعة.

Join.me

يتميز هذا الموقع بثلاثة مزايا رئيسة؛ وهي:

1. عمل الاجتماعات عن بعد.
2. مشاركة شاشة الكمبيوتر مع المشاركين في الاجتماع عن بعد.
3. إقامة مؤتمرات عن بُعد.

كما يمكن عبر هذه الخدمة استخدام السبورة البيضاء للكتابة عليها لشرح أي نقطة تحتاج إلى ذلك، بالإضافة إلى أن الخدمة تمتلك تطبيقاً متوفراً على الهواتف الذكية.

Google Hangouts

خدمة جوجل هانقاوت الشهيرة (google hangout) هي أحد أهم الوسائل التي تقوم بتسهيل عملية التواصل بين أفراد المنظمات الغير ربحية، بالإضافة إلى كونها سهلة الإستخدام وعظيمة الأثر. وتقوم هذه الخدمة على إتاحة جميع أنواع التواصل مع أفراد المنظمة مرئياً وصوتياً وكتابياً، دون الحاجة إلى الإشتراك في أي خدمة مدفوعة الأجر. ومن أهم مزاياها أيضاً أنها تتيح القدرة الكاملة على عقد الإجتماعات المرئية مع 10 أشخاص في وقت واحد ومجاناَ، وهي تتفوق على سكايب والتي تحتاج إلى إشتراك مدفوع الأجر للحصول على مثل هذه الخدمة.

Less Meeting

المهمة الرئيسية لهذه الخدمة هي تقليل فترة الاجتماع قدر المستطاع وذلك بتسريع عمليات اتخاذ القرارات وغيرها من الأمور التي تستغرق وقتاً طويلاً من فترة الاجتماع. بحيث بإمكانها متابعة أجندة الاجتماع وربط المهام بالبريد الإلكتروني للتذكير. وتمتلك الخدمة تطبيقات خاصة بها في الهواتف الذكية.

Doodle

من أفضل الخدمات لجدولة المواعيد والتذكير بها، قمت شخصياً بتجربتها فترة من الزمن فوجدتها مفيدة لمن لديه الكثير من المواعيد الأسبوعية. فمن الرائع لو تم استخدامها في تنظيم عملية الاجتماعات الدورية للتذكير بها. كما تتميز بها خدمة رائعة تفيد الجميع، وهي التصويت على مواعيد مقترحة للاجتماع القادم، وبذلك يمكنك توفير الوقت واختيار النسبة الأعلى من الأصوات لتحديد الموعد بدون أي مشاكل قد تواجهك مستقبلاً.

Trello

تُعتبر خدمة Trello والمختصة في إدارة المشاريع وتنظيم الأعمال من أشهر وأبسط الأدوات المجانية في هذا المجال، وتقوم الكثير من المنظمات العالمية باستخدامها لتنظيم الأعمال بين العاملين وتوزيعها ومراقبة فترات الإنجاز بشكل سريع.
وهناك الكثير من المؤسسات الخيرية التي تُعاني الكثير من الازدواجية في الأعمال وتراكمها وضعف متابعتها؛ لذلك نجد أن نظام تريلو سيساعدها في تجاوز هذه المشاكل، لأن النظام متخصص في إدارة المهام ومتابعتها وتوزيعها بين العاملين بشكل سهل. وتُركز هذه الخدمة على تفعيل روح التعاون والحماس والإنجاز بين فريق العمل.

Mailchimp

تعتبر هذه الخدمة من أشهر الخدمات البريدية، فيمكنك من خلالها إرسال محاضر الاجتماع ودعوات الحضور بضغطة زر واحدة إلى جميع المدعوين، كما تستطيع قياس من قام بفتح الرسالة ومن لم يقم بفتحها بسهولة، وغيرها العديد من المزايا مثل:

• يُسهل إستهداف قوائم البريد الإلكتروني المرغوبة.
• يَعرض لك تحليل متكامل حول رسائلك الترويجية.
• مَجاني، وتوجد به خدمات مدفوعة ولكنها منخفضة التكلفة.
• يُمكنك من إختبار الإرسال لمعرفة ما إذا كان المستخدم سيتسلمها في صندوق البريد المزعج أم لا.
• يُوفر دليل لمنظمات الغير ربحية.

timer-tab

يجب ألا تأخذ الاجتماعات أكثر من وقتها المحدد، فكثير من الاجتماعات وللأسف تستغرق أضعاف وقتها لضعف عملية إدارة الاجتماع. ومن أهم الأدوات التي تساعدك في ذلك هو أن يكون لديك مؤقت يشاهده الجميع بشكل مستمر، وهذا الموقع يقوم بعرض مؤقت تنازلي يخبر الجميع بالوقت المتبقي من الاجتماع.