في إحدى اللقاءات، قالت مديرة إحدى المنظمات غير الربحية التي تخصصت في تفريج كُرب الأسر المحتاجة: “يتم إعانة الحالة بعد نشرها في تويتر في أقل من دقيقة أحيانًا، وقد تمتد لبضعة ساعات في الحالات الصعبة، ولا تزيد على يوم  إلا فيما ندر”!. هذا الرد كان كافيًا لرسم كل ملامح الذهول على وجوه الحاضرين لذلك اللقاء، فلم يخطر ببال أحد أن الثورة الرقمية، والي كان من نتاجها شبكات التواصل التي أتاحت التفاعل بين الأطراف المختلفة، ستقود في النهاية إلى تفريج كربة أسرة كاملة بتغريدات تضم بضعة كلمات!

هذه النتائج المذهلة وأمثالها تعكس أهمية استثمار الفرص التي يقدمها التطور الرقمي المتسارع للمنظمات غير الربحية، والتي قد توجد المزيد من الطرق المختصرة لتحقيق أهدافها، إلى جانب ودورها في خفض التكلفة وتسريع العائد من الاستثمار للجهود الإعلامية والتواصلية غير الربحية، وسنحاول في هذا المقال أن نطرح بعض المعالم التي تسهل تأسيس قسم التواصل الرقمي في المنظمات غير الربحية كبذرة أولى يتبعها مقالات أخرى تحوي تفصيلات أكثر -إن شاء الله-.

1- صحح قناعاتك

قبل أن ترفع المرساة، وتبحر في رحلة تأسيس قسم التواصل الرقمي، فإن أول ما يجب أن نستوعبه هو أن التقنية باتت الأداة الأولى في إنتاج ونشر وإدارة المحتوى التواصلي. ومهما بدا لك أن ثمة أدوات أخرى مجدية وتصر على التمسك بها إلا أن الفجوة بينها وبين التقنية ستبقى شاسعة، حيث يبدو التركيز على توظيف التقنية في التواصل خيارًا صعبًا في البداية إلا أنه بعد إتمام الرحلة سيأتي بنتائج لم تكن منظمتك  تحلم بها.

2- اعتن بمثلث التحول الرقمي

مثلت التحول الرقمي في قسم التواصل هو المثلث الذي تحيط أضلاعه بكل جهودك الرقمية، أما ماهية هذه الأضلاع فهي كالتالي:

أجهزة الحاسب والإنتاج الإعلامي:

حيث ستحتاج أن تشتري بعض أجهزة الحاسوب ذات الإمكانات العالية لتوظيفها في مونتاج الفيديو وتصميم الجرافيك وهندسة الصوت وغيرها، بالإضافة إلى الاحتياجات الأخرى مثل الكاميرا وأجهزة التسجيل الصوتي المحترفة واستوديو تصوير متواضع، تختار له مكانًا لا تحتاجه في منظمتك.

نقل المعلومات:

سيكون التركيز على تسهيل التواصل ونقل المعلومات عبر وسائل الاتصال، بين المنظمة والجمهور سواء في خدمة العملاء، أو في التسويق للمنظمة ومن ذلك الاشتراك في بعض الأدوات مثل أدوات المجموعات البريدية وإرسال الرسائل النصية وتوقيت وقياس محتوى الشبكات الاجتماعية، بالإضافة إلى تطوير نماذج الموقع ليستقبل الاستفسارات، وتدعيم الموقع ببوابات الدفع للاشتراك المباشر في الخدمات أو شراء المنتجات.

المحتوى الرقمي:

وهنا سيكون التركيز على وضع استراتيجية للمحتوى الرقمي الذي يلبي احتياجات الجهة مع وضع خطة لتوليد المحتوى بناء على الأهداف الاستراتيجية. ويمكن هنا الاستفادة من دليل إعداد استراتيجية الإعلام الاجتماعي وكذلك دليل إعداد سياسات شبكات التواصل.

3- الافتراضات الصحيحة تعني الانطلاق الصحيح

ثمة عوامل هامة تسرع من تحقيق الأهداف التي تم إنشاء قسم التواصل الرقمي لأجلها ويجب أن تقرأها برويّة:

• مسح مبدئي للتجارب المحلية والإقليمية والعربية الناجحة والاستفادة منها في وضع الخطة.
• توفير كفاءات مؤهلة برواتب مجزية في بداية التأسيس ومنحها فترة تدريبية كافية لفهم طبيعة العمل وتأسيسه (لا تقل الفترة عن 6 أشهر).
• وجود بيئة تنظيمية داعمة لتسهيل العمل وتحقيق الأهداف.
• تفهم جميع القيادات القائمة على المشروع لطبيعة العمل السريعة والمرنة لتسهيل العمل التشاركي الإبداعي.
• توفير الموارد المادية اللازمة لإنجاز العمل.

4- خطّط بواقعية ودع عنك السعي للكمال

في أي خطة لأي قسم ستحتاج إلى إعداد ثلاث خطوات رئيسة:

• صياغة الأهداف: لتضمن عدم الانحراف عن المسار.
• بناء الهيكلة: لنقلل من الصراع بين الأقسام.
• الوصف الوظيفي: لترسم الخطوط الرئيسة للموظف حتى يعرف مسؤولياته وينتج ويبدع.

ويمكنك الاستفادة من النصيحة الرابعة في هذا المقال لصياغة أهدافك.

5- واجه التحديات بالحسم السريع

ثمة قيود وتحديات تقيد عمل قسم التواصل الإلكتروني في مسارات محددة وواحد منها كاف لإجهاض كل الجهود المبذولة وهي كالتالي:

تحدي 1: وجود كيانات متعددة ومختلفة ذات علاقة بقسم التواصل الرقمي من داخل وخارج المنظمة.

الحل: داخليًا: يكون بمصفوفة مهام توضع فيها المهام المتعلقة بكل مشروع تم رقمنته ليتم معرفة مكمن التقصير لاحقا، وخارجيًا: يكون بوضع سياسات للتواصل الرقمي – تكون مرنة ما أمكن- بحيث تعطي مساحة أرحب للتفاعل مع الخارج.

تحدي 2: سحب عدد كبير من الصلاحيات والمهام من بعض الأقسام والوحدات في المنظمة وإدارة الصراع الناتج عن ذلك.

الحل: الوقاية من الصراع قبل وقوعه وذلك بأن تتم المراسلات في الأشهر الثلاثة الأولى من الإدارة الرئيسة للأقسام كجزء من التطوير مما يقلل الممانعة، ثم يتم التدرج في إتاحة التواصل المباشر بين قسم التواصل الرقمي وباقي الأقسام الأخرى.

تحدي 3: الإجراءات البيروقراطية لدى بعض الإدارات والتي لا تعتني بتبسيط الإجراءات.

الحل: تدخّل الإدارة العامة والبت بتبسيط الإجراءات بما لا يخل بجودة العمل مع التخلص من التوجس المبالغ فيه.

تحدي 4: القصور في الثقافة الإعلامية والتواصلية ومتطلباتها لدى بعض القيادات العليا في المنظمة.

الحل: عمل عرض شهري دوري يشرح ما تم التوصل إليه في قسم التواصل الرقمي والخطط المستقبلية.

تحدي 5: تعدد الأقسام واختلاف احتياجاتها من التواصل الإلكتروني.

الحل: منح قسم التواصل الرقمي المزيد من الوقت لتحديد الاحتياجات الإعلامية لكل قسم وتلبيتها.

تحدي 6: الرغبة في الجمع بين استقطاب فريق محترف جديد، وتدريب الكادر التابع للمنظمة.

الحل: بأن يتم التركيز في الأشهر الأولى على استقطاب كوادر جديد محترفة حتى تتحدد المعالم الرئيسة لطبيعة المحتوى ثم يتم التحول لتدريب الكادر الموجود في الجهة.