تأتي أهمية مخطط المشروع الزمني، عندما يتطلب مشروعك المزيد من التخطيط والعديد من المهام الموزعة على فترة طويلة نسبيا من شهر إلى سنة مثلا، وبدأ هنري جانت Henery Gantt باستخدامه في عام 1917، ويعتبر مخطط جانت Gantt أشهر وسيلة مستخدمة في عرض المخطط الزمني.

سيعطيك هذا الدليل أساسيات إنشاء مخطط جانت، يشمل ذلك ما يلي:

1. ماذا تحتاج قبل البدء في تصميم المخطط الزمني (مخطط جانت)؟
2. كيف تصمم المخطط الزمني (مخطط جانت) باستخدام برنامج الإكسل Excel؟
3. قالب جاهز لمخطط جانت وبعض البرامج والمواقع لتصميم مخطط جانت Gantt

ماذا تحتاج قبل البدء في تصميم المخطط الزمني (مخطط جانت)؟

قبل البدء، يجب معرفة بعض المعلومات عن المشروع الذي تود أن تصمم مخططه الزمني، لذلك أجب عن الأسئلة التالية:

• ما هي أبرز المخرجات والنتائج من المشروع؟
• كيف ستحقق هذه المخرجات والنتائج؟
• ما هي أوقات تسليم المخرجات والنتائج؟
• ما هي المستهدفات التي تود تحقيقها؟
• هل هناك مهام أساسية يعتمد عليها مهام أخرى ويمكن أن يتأخر العمل لو تأخرت؟
• من هم أعضاء فريق العمل؟ وما هو دور كل واحد منهم في تسليم المخرجات والنتائج؟

كيف تصمم المخطط الزمني (مخطط جانت) باستخدام برنامج الإكسل Excel؟

سنستخدم برنامج الإكسل إصدار عام Excel 2016، ولكن يمكنك استخدام الإصدارات السابقة مثل 2010،و 2013.

جهز جدول المهام

أنشئ الأعمدة التالية:

• المهمة (نوع الحقل = نص)
• تاريخ البداية (نوع الحقل = تاريخ)، مع التنبه إلى أن التاريخ الميلادي هو الافتراضي
• تاريخ النهاية (نوع الحقل = تاريخ)
• المدة (نوع الحقل = رقم)، عملية طرح (تاريخ النهاية – تاريخ البداية)

ثم املأ الحقول والخلايا بالمعلومات المناسبة لمشروعك، بعد ذلك كما توضح الصورة التالية:

ثم قم بسحب خلية المدة لتطبيق عملية الطرح على جميع الخلايا المتبقية، كما توضح الصورة المتحركة التالية:

أدرج رسمًا بيانيًا يدعى “مخطط شريطي مكدس”

في خلية بعيدة عن جدول المهام انقر فوق إدراج > إدراج مخطط شريطي > مخطط شريطي مكدس، ستلاحظ أن الإكسل قام بشكل تلقائي بتحديد البيانات، لذلك يجب إزالة هذا التحديد ، كما توضح الصورة المتحركة التالية:

حدد البيانات للمخطط الزمني (مخطط جانت)

اضغط رز الفأرة الأيمن على الرسم ثم اختر تحديد البيانات
ثم أضف سلسلة جديدة لتاريخ البداية
ثم اسم السلسلة: خلية الاسم C1
ثم حدد قيم السلسلة: جميع الخلايا التي تحت تاريخ البداية من C2 وحتى C11

بعد ذلك أضف سلسلة جديدة للمدة
ثم اسم السلسلة: خلية الاسم E1
ثم حدد قيم السلسلة: جميع الخلايا التي تحت المدة من E2 وحتى E11

بعد ذلك حرر تسميات المحور ثم حدد جميع الخلايا التي تحت المهمة من B2 وحتى B11

كما توضح الصورة المتحركة التالية:

تنسيق المخطط الزمني (مخطط جانت)

ستلاحظ أن المهام مرتبة بشكل معكوس/ كما أن التواريخ تبدأ من (شهر 2) وتنتهي (شهر 7) لعام 2018 م على الرغم من أن المهام تبدأ من 4/1/2018 (شهر 4) وتنتهي بنهاية (شهر 6)، لذلك سنعمل على تنسيق المخطط.

أولاً: حدد المحور الأفقي الرئيسي (التواريخ) ثم انقر زر الفأرة الأيمن ثم اختر تنسيق المحور، وستلاحظ أن الحد الأدنى والحد الأقصى على صيغة أرقام وليس تواريخ.

ولتحديد الحد الأدنى بشكل صحيح، انسخ تاريخ البداية لأول مهمة 4/1/2018 من خلية C1
ثم الصق التاريخ في خلية فارغة
ثم غير نوع الخلية من التاريخ إلى رق
ثم انسخ الرقم والصقه في الحد الأدنى، وذلك للتخلص من التواريخ التي قبل بداية أول مهمة

كما توضح الصورة المتحركة التالية:

ثانيًا: بنفس الطريقة عدل قيمة الحد الأقصى لتساوي قيمة تاريخ نهاية المهمة الأخيرة D11
ثم عدل وحدات المحور الرئيسية لتتناسب مع ظهور تاريخ النهاية، مثلا 15، كما توضح الصورة المتحركة التالية:

ثالثًا: لترتيب المهام بشكل صحيح، حدد المحور العمودي الرئيسي (المهام) ثم انقر زر الفأرة الأيمن ثم اختر تنسيق المحور، ثم حدد خيار (الفئات في ترتيب عكسي)، وستلاحظ انتقال التواريخ أيضا إلى أعلى المخطط، ويمكنك أيضا تحويل المخطط ليبدأ من اليمين إلى اليسار كما توضح الصورة المتحركة التالية:

رابعًا: بقي لمسة أخيرة، وهي التخلص من اللون الأزرق، لذلك اتبع ما يلي:

حدد أحد الأشرطة الزرقاء ثم  انقر زر الفأرة الأيمن ثم اختر تنسيق سلسلة البيانات
بعد ذلك اختر خصائص الألوان والتعبئة وحدد بلا تعبئة، كما توضح الصورة المتحركة التالية:

تنسيق ألوان المهام في المخطط الزمني (مخطط جانت) (اختياري)

لتحديد لون خاص لكل مهمة، يمكنك ذلك باتباع الصورة المتحركة التالية:

😃 هنيئا لك!
لقد أنشأت المخطط الزمني لمشروعك (مخطط جانت)

هدية خاصة وبعض البرامج والمواقع لتصميم مخطط جانت Gantt

قد تكون هذه الطريقة متعبة نوعًا ما، لذلك نهديك قالبًا جاهزًا لإنشاء المخطط الزمني، ويمكنك تحميله من هذا الرابط. الصورة التالية تعرض شكل القالب:

 

هناك العديد من الأدوات الأخرى التي تسهل تصميم المخطط الزمني للمشروع (مخطط جانت)، ونود أن نلفت انتباهك إلى دليل برامج إدارة المشاريع من إصدارات التقنية المباركة، والذي يستعرض 14 برنامج وأداة لإدارة المشاريع والمهام في المنظمات. وبشكل عام فأن أغلب برامج وتطبيقات إدارة المشاريع توفر خاصية إنشاء المخطط الزمني (مخطط جانت)، سنشير إلى بعض هذه الأدوات

1. برنامج إدارة المشاريع من مايكروسوفت (بروجكت Project)
2. موقع تيم جانت TeamGantt
3. موقع سمارت شيت Smartsheet
4. موقع إنستا جانت Instagantt
5. برنامج جانت بروجكت GanttProject