مهما كان حجم منظمتك التي تديرها أو تعمل بها، تحتاج إلى أن تواكب التطورات الحاصلة في عصرنا الحالي، لأن التقنية غيرت من طريقة تفكير وسلوك المستفيدين وحتى تتميز في تقديم خدماتك لهم كان من الضروري أن تبدأ بالتخطيط التقني لأعمالك وأنشطتك والتحول رقمياً لتسريع أسلوب العمل اليومي وخدمة المستفيدين بشكل أفضل وزيادة الكفاءة كل هذا بهدف تقليل التكاليف وزيادة الانتاجية.

وعند البدء في التخطيط التقني لمنظمتك ربما تتساءل، من أين أبدأ؟ وما هي الجوانب التي يشملها التخطيط التقني؟

يبدأ التخطيط التقني بتحليل الاحتياج التقني حيث أن مرحلة التحليل هي أهم المراحل في التخطيط التقني وعلى أساس مخرجاتها سيتم تحديد التكلفة والوقت والمتطلبات المتوقعة وشكل النظام في بيئة العمل وفريق العمل الذي يكفي لتشغيله، ويشمل التخطيط التقني عدة جوانب من أبرزها:  

• بناء الخطة الاستراتيجية التقنية.
• توفر الكوادر البشرية التقنية.
• الميزانية التقنية.
• المشاريع التقنية.
• التدريب التقني.
• أتمتة العمليات الإدارية.

و سنوضح في سطور مقالنا هذا  دور التخطيط التقني في تلك الجوانب.

أولاً : بناء الخطة الاستراتيجية التقنية: بناء الخطط الاستراتيجية التقنية والتي أساساً تُستمد من استراتيجية المنظمة الأساسية والتي هي كدليل للمنظمة لاستخدام التقنية بالطريقة التي توصلها إلى أهدافها بسهولة باستخدام أدوات التحليل وقياس الأداء مثل:

تحليل SWOT: هو إطار تحليل يُستخدم لتقييم موقع المنظمة التنافسي ويحدد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في خط سير العمل.

تحليل PESTLE: هو أداة تحليل تُستخدم لتحديد القوى الخارجية التي تؤثر على المنظمة من أجل استغلال هذه التغييرات كفرص، أو إيجاد حلول للتهديدات المحتملة.

إطار VRIO: هو إطار لتحليل الأعمال يشكّل جزءًا من المخطط الاستراتيجي الأكبر للمنظمة. تبدأ العملية الإستراتيجية ببيان رؤية، وتستمر من خلال الأهداف.

ثانياً: توفر الكوادر البشرية التقنية: الفريق التقني ليس له عدد محدد، قد يكون عضو واحد أو أكثر بحسب حجم المنظمة وحجم التقنية المطبقة و مسميات الكادر التقني والوصف الوظيفي فمنها: مدير التقنية ومنها المحلل والمبرمج ومنها المصمم والدعم الفني وغيرها.

ثالثاً: الميزانية التقنية:هناك عناصرلابد أن يُنظر لها عند التخطيط وكتابة الميزانية التقنية للمنظمة ومن أهمها: 

• نفقات التوظيف و نفقات التدريب.
• نفقات التطبيقات و الأجهزة الإلكترونية.
• نفقات الخدمات البرمجية والحلول الرقمية  وبإمكانك الاستفادة من متجر شركة التحول التقني في دعم وتوفير عدة منصات إلكترونية لإدارة أعمال المنظمة بشكل سهل وذكي وبأقل التكاليف.
• نفقات المشاريع التقنية.
• النفقات الطارئة مثل  التأمين أو التعويض.

رابعاً: المشاريع التقنية: إدارة المشاريع التقنية هي تطبيقٌ للمعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات من خلال أنشطة المشروع لتحقيق متطلباته ومعرفة احتياجاته أولاً. وعلى سبيل المثال لنفترض أن المنظمة ستقوم بالعمل على مشروع تحويل النظام المحاسبي إلى نظام إلكتروني فهذا يتطلب على المنظمة أن تحدد ما يلي:

• التّأسيس : تأسيس آلية النظام المحاسبي المتبع في المنظمة.
• التخطيط: تخطيط شكل البرنامج و واجهة المستخدم والهدف منه.
• التنفيذ: البدء في برمجة النظام والاستعانة بالمبرمجين والخبراء.
• التجربة:تجربة البرنامج في تحقيق المتطلبات.

خامساً: التدريب التقني: يعد تأهيل موظفي المنظمة وتدريبهم بشكل دوري أحد النقاط الرئيسية التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند التخطيط التقني للمنظمة لرفع كفاءة الموظفين وتنمية المهارات التقنية من خلال التدريب المباشر أو المسجل في جوانب تقنية عدة. 

سادساً: أتمتة الأعمال Business Automation:

ويتم تنفيذ الإجراء المؤتمت عادة باستخدام واحد من أربعة أساليب:

• استخدام تطبيقات جاهزة: حيث أن الكثير من الإجراءات التي تحتاجها الشركات موجودة ضمن برامج وتطبيقات جاهزة يمكن الحصول عليها بشكل مجاني أو مدفوع .
• تطبيقات إدارة تدفق العمل Workflow Management Systems: هذه التطبيقات مخصصة لأتمتة الأعمال غير التقليدية أو تلك التي لا يتوفر لها تطبيق جاهز. 
• أدوات أتمتة الأعمال السحابية Cloud Based Workflow: تهتم هذه الأدوات بأتمتة الأعمال التي تعمل عبر الإنترنت حيث تساعد على الربط بين التطبيقات والخدمات التي تعمل عبر السحابة الإلكترونية لمزامنة الملفات أو جمع معلومات.
• تطوير تطبيقات وأنظمة مخصصة: هنا يتم أتمتة الإجراء عبر تطوير تطبيق مخصص له من خلال المبرمجين ومهندسي النظم الذي يقومون بكتابة الكود البرمجي وبناء قاعدة البيانات ووضع واجهة الاستخدام المناسبة للتطبيق.

 للمزيد: ويبينار التخطيط التقني للمنظمات غير الربحية  عبر الرابط: ويبينار التحول التقني | التخطيط التقني للمنظمات غير الربحية

وأخيراً فإن التخطيط التقني هو بداية نجاح كل منظمة تسعى للتحول الرقمي وأتمتة الأعمال الرقمية بهدف تقليل التكاليف وزيادة الانتاجية ورفع كفاءة العمل بشكل أفضل.