إدارة المشروع ليس أن تكون مديراً فقط، فعليك التفاني والإصرار وشحذ الهمة والتحفيز المتكرر حتى تستطيع مواصلة الطريق في تحسين إدارة فريق العمل وتوزيع المهام والأعمال.

يعتبر التخطيط والتنظيم من أسس بناء المشاريع الصحيحة وإن اختلفت مستوياتها فهناك مشاريع ضخمة ومتوسطة بغض النظر عن تكلفة الميزانية أو الوقت المحدد لها إلى أن تكون مشاريع صغيرة على مستوى شخصي، فالغاية هي كيف تنجز عملك بذكاء و باحترافية متناهية.

تسعى دائماً المنظمات غير الربحية إلى زيادة الانتاجية ورفع كفاءة موظفيها عن طريق تنسيق الأعمـــال و إدارة أقسامها ومما لايخفى على الجميع أهمية التنظيم الإداري ووضوح العمل والمهام لكل العاملين داخل المنظمة، وهناك العديد من التطبيقات والبرامج المجانية التي تساعد في إدارة الانظمة لتصل إلى أهدافها المرجوة وفي مقالتنا هذه سنتكلم بشكل مفصل عن برنامج:

Microsoft Project – برنامج إدارة المشاريع لكن قبل البدء به  سنسلط الضوء أولاً على:  

ماهو المشروع:

المشروع هو العمل الذي يقوم به فرد أو منظمة لتحقيق فكرة معينة وبحسب منهجية PMI يعرف المشروع بأنه: “سعي مؤقت لإيجاد منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة”

أهمية إدارة المشاريع والمهام للمنظمات غير الربحية:

كيف أدير مشروعي باحترافية؟

إدارة المشروع ليس بالأمر الهين ولا بالمستحيل في نفس الوقت لذا نسعى دائماً إلى إيجاد طرق وإستراتيجيات إدارية وتقنية تساهم في رفع إنتاجية المنظمة ومن البرامج الرائدة والرائعة برنامج إدارة المشاريع – Microsoft Project

Microsoft Project  – برنامج إدارة المشاريع:

هو أحد منتجات شركة Microsoft  ويهدف إلى تخطيط المشاريع و وضع جدول زمني، تخصيص الموارد للمهام، تتبع التقدم، إدارة الميزانية وتحليل أعباء العمل.

قد يكون استخدام ملف مشروع فارغ أمراً مزعجاً إذا لم تكن كثير الإلمام بإدارة المشاريع. ولكن بنقرات قليلة، يمكنك الضغط على Project لتحويل قائمة الملفات إلى مشروع كامل لكي تتمكن من إدارته ومشاركته بين أعضاء منظمتك.

وهنا نعدد بعض نقاط البداية لمشروع جديد:

1)إضافة المهام.

2)تخطيط المهام.

3)ربط المهام.

4)تغيير طريقة العرض.

5)طباعة المشروع.

وسنقوم بشرحها بطريقة مفصلة في مقالنا القادم بإذن الله تعالى.

 كيف يمكن للمنظمات غير الربحية الاستفادة من مميزات Microsoft Project- برنامج إدارة المشاريع؟

هناك مميزات في برنامج Microsoft Project برنامج إدارة المشاريع تساعد المنظمات غير الربحية لإدارة مشاريعها بكل سهولة واحترافية.

1.   تمكن مدير المشروع من رسم خطة العمل وتمثيلها على كل من المخطط الشبكي (Network Diagram) و مخطط جانت(Gantt Chart)

2.  تمكن لجميع أعضاء المنظمة العمل على المشاريع دون الحاجة لوقت متزامن  وتمكنهم أيضاً من تحديث المهام في وقت واحد ومعرفة الأعمال سواء المنتهية أو المنجزة أو التي لازالت على قيد العمل.

3.     تمكن مدراء المنظمة من متابعة سير المشروع بالكامل من البداية إلى النهاية وتحديد الوقت المتوقع للانتهاء من المشروع ليتسنى لهم البدء بمشروع جديد بالإضافة إلى إدارة ميزانية المشروع وتحليل حجم العمل.

4.    يصنف من البرامج التي تتميز بالمرونة في العمل وسهولة التشغيل.

5.   إمكانية برمجة المشروع  كما في كل برامج حزمة Microsoft Project- مايكروسوفت أوفيس – عن طريق Macro – الماكرو.

كيف بإمكاني الحصول على Microsoft Project برنامج إدارة المشاريع؟

طرحت مايكروسوفت- Microsoft خدمة تمكن مستخدميها من تجربة البرنامج في فترة مجانية تمنحهم صلاحيات عديدة ورائعة لذا يمكن لجميع المنظمات غير الربحية الإستفادة من هذه الخدمة بحيث أنها تسمح لعدد 25 من المستخدمين بإصدار تجريبي مدته شهراً واحداً. ومن ثم يمكن شراء Microsoft Project برسوم مخفضة.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالتنا وبإذن الله نكون قد أفدنا و أجدنا و إلى شرح مفصل في في موضوعنا القادم كيفية استخدام Microsoft Project – برنامج إدارة المشاريع للمنظمات غير الربحية.

  المصادر

1. كتاب-ادارة-المشاريع الاحترافية للمؤلف ناصر المحيميد
2. كتاب الخلطة السرية لإدارة المشاريع
3. Microsoft