يظل البريد الإلكتروني المحرك الأساسي للإتصالات في معظم المؤسسات، ولكن الطريقة التي نعمل بها قد تغيرت بشكل كبير فالعمل من مواقع متعددة باستخدام أجهزة متعددة يعني أن الأمان على تلك الأجهزة ومداخلها في الأنظمة يجب أن يكون مقفلًا بشكل كبير ويمكن التحكم فيه مركزيًا.

لذلك تمت توصية المنظمات والمؤسسات من الخبراء التقنيين بنقل البريد الإلكتروني والأنظمة الهامة الأخرى إلى الحوسبة السحابية للبريد الإلكتروني، ويعتبر Microsoft 365 أكثر برامج التخزين السحابي شيوعًا.

‏Microsoft 365 هي خدمة سحابية إنتاجية عالمية للويب مع تطبيقات شائعة مثل Outlook و PowerPoints Word و Excel و OneNote ليتمكن أعضاء الفريق من التعاون معًا والتواصل بسلاسة وإنشاء محتوى متميز.

مزايا خدمات مايكروسوفت السحابية Microsoft 365

يحتوي Microsoft 365 على ميزات تساعد المنظمات غير الربحية على زيادة إنتاجيتها وتعاونها وأمانها بشكل كبير:

• فريق للإتصالات المتكاملة، بما في ذلك مجموعة المحادثات الجماعية ومخازن المستندات والتقويمات والمكالمات الجماعية مثل: Exchange, Microsoft Teams, Skype for Business.
• خدمات برامج Sharepoint و OneDrive لتخزين المستندات والمعلومات السحابية.
• المصادقة المتعددة لزيادة أمان أجهزتك ورسائل البريد الإلكتروني.

والانتقال إلى Microsoft 365 يلغي الحاجة إلى نفقات صيانة أنظمة البريد الإلكتروني الخاصة بك، مثل: إدارة خادم النظام، دفع تحديثات البرامج والتحسينات. سيعمل خادم البريد الإلكتروني الخاص بك الآن ويتم صيانته بواسطة Microsoft في السحابة.

من الأمثلة لمنظمات غير ربحية تستخدم Microsoft 365: 

• جمعية البر الخيرية بأم الدوم.
• جمعية الكوثر الصحية الخيرية.
• مؤسسة عبدالله السبيعي الخيرية.
• جمعية شفاء لرعاية المصابين بالأمراض المزمنة.

مزايا البريد الإلكتروني السحابي في Outlook

• الأمان والتحكم بالبيانات والخصوصية على المستوى الشخصي والمؤسسي.

• الاتصال الدائم بـ  Outlook للمساعدة في حماية البيانات.

• التنظيم وتوفر ميزات لإنجاز المزيد من المهام مثل: Microsoft To Do، وتحديد جدولة حالة التوفر من عدمها.

• الوصول المجاني إلى تطبيقات Microsoft 365

• سهولة التعاون مع Word وPowerPoint وExcel. 

• إمكانية الدردشة المباشرة في Skype من حساب Outlook.

أهم الأسباب التي تجعل المنظمات غير الربحية تنتقل إلى نظام البريد الإلكتروني السحابي تشمل:

1. الرغبة في العمل بمرونة أكبر – من أي مكان باستخدام أي جهاز.

2. تحسين التعاون بين أعضاء الفريق في العمل عن بُعد.

3. الرغبة في الابتعاد عن مزود بريد إلكتروني يعمل بشكل سيئ في POP أو IMAP.

4. إن الحاجة إلى إيقاف تشغيل خادم بريد إلكتروني قديم في الموقع أو مستضاف (مثل Exchange : البريد المخصص للعمل والتقويم) سيكون مكلفًا للغاية لاستبداله ، أو يمثل ثغرات أمنية ، أو كليهما.

مزايا التخزين السحابي

• إمكانية الوصول من أي مكان.
• النسخ الاحتياطي والحماية.
• المشاركة والتعاون في العمل.
• إنجاز المزيد من المهام باستخدام Microsoft 365.

مزايا تطبيقات إدارة العمل عن بعد في MS Teams

• الدردشة: شارك برأيك وشخصيتك. إرسال صور متحركة بتنسيق gif وملصقات ورموز المشاعر في دردشة جماعية أو في رسائل ثنائية.

• الاجتماعات: انتقل على الفور من الدردشة الجماعية إلى مؤتمر الفيديو بلمسة زر واحدة. يمكن أن تجتمع الفرق المكونة من 2 أو 10000 شخص في مكان واحد، بغض النظر عن عدد الأماكن التي يتواجدون فيها.

• المكالمات: قم بإجراء المكالمات واستقبالها مع المجموعات الداخلية والخارجية باستخدام مكالمات Microsoft Teams أو نظام الهاتف أو خطة الاتصال أو التوجيه المباشر.

• المشاركة: يمكنك العثور بسهولة على الملفات ومشاركتها وتحريرها في التوقيت الحقيقي باستخدام تطبيقات مألوفة مثل Word وPowerPoint وExcel في Teams.

• مؤتمر الفيديو: يمكنك جعل الاجتماعات أكثر شخصية وزيادة إنتاجيتك من خلال التعاون في التوقيت الحقيقي.

• مشاركة الشاشة: يمكنك إبقاء الجميع على اطلاع دائم بكل المستجدات من خلال مشاركة شاشتك حتى يتمكنوا من الاطلاع على نفس المحتوى.

• مشاركة الملفات: كتابة مشتركة للملفات في التوقيت الحقيقي. يمكنك تخزين جميع ملفاتك والوصول إليها ومشاركتها والتعاون في العمل عليها من أي مكان.

• الخصوصية والأمان:يمكنك تلبية الاحتياجات التنظيمية والقانونية والمؤسسية من خلال عروض التوافق الرائدة في المجال.

يمكن للمنظمات غير الربحية الحصول على تطبيقات Microsoft 365 مجانا أو بخصم يصل إلى 75%