الدليل الشامل لتصميم لوحات المعلومات للمنظمات غير الربحية

 

وسط زخم من بيانات متناثرة تحمل في طياتها الكثير وتضخم ملحوظ في القطاع غير الربحي، حان وقت التفكير في وسيلة لفهم وتنظيم هذه البيانات لئلا تذهب سدًّا.

والوسيلة المثلى هي صفصفتها وعرضها عن طريق لوحة معلومات للمنظمات غير الربحية “Non-profit Dashboards” ففي ذلك فوائد جمّة، مثل: سهولة فهمها، وسهولة استخلاص النتائج منها، وسهولة اتخاذ القرارات المنطقية بناءً عليها. في هذا المقال سنتحدث عن لوحات المعلومات في المنظمات غير الربحية وأهم أدوات إنشاءها. 

نظرًا إلى أن 75% على الأقل من المتبرعين يبحثون عن تأثير المنظمة غير الربحية ونشاطاتها قبل قيامهم بالتبرع؛ فإن وجود بيانات واضحة عن المنظمة أصبح ذو أهمية بالغة أكثر من أي وقت مضى. 

و على الرغم من أنه قد يكون لدى المنظمة بعض البيانات لنشرها جُمعَت على شكل جداول متعددة أو لقطات شاشة مختلفة، يجب أولًأ أن تطرح سؤالًا حول مفهوميتها، هل هذه الأرقام واضحة ومفهومة بالنسبة للمتبرعين والمساهمين؟ إذا كانت الإجابة بـ”لا”، فقد حان وقت التغيير وعرض البيانات عبر لوحات المعلومات غير الربحية.

أولًا: ماهي لوحة المعلومات في المنظمات غير الربحية؟

 عبارة عن أداة مرئية تُظهر عرضًا مختصرًا لأهم مؤشرات الأداء في المنظمة، كما يمكن التحقق عبرها من شؤون المنظمة المالية، ومدى تأثير جمع التبرعات والبرامج المقدمة فيها.

ومن خلال إلقاء نظرة خاطفة على اللوحة من الممكن فهم قصة مسرودة ببيانات المنظمة والتي ستساعد المتبرعين والمساهمين على اتخاذ قرار التبرع وعدمه بناءً على تلك النظرة.

ثانيًا:ما هي مؤشرات الأداء الأساسية للمنظمات غير الربحية؟

مؤشرات الأداء الأساسية (KPI’s) هي المعايير المستخدمة لقياس تقدم المنظمة في تحقيق أهدافها.

وكما لا تختلف الأعمال غير الربحية عن أي عمل آخر؛ فإنها تحتاج لمراقبة مؤشرات أداءها للتأكد أنها تسير في المسار الصحيح نحو غاياتها وأهدافها.

ومع ذلك، عادةً ما تختلف مؤشرات الأداء في القطاع غير الربحي عن مؤشرات الأداء في الأعمال التجارية الربحية بالنسبة لحجمها، ورسالتها، وأهدافها. على كل حال، يجب على المنظمات غير الربحية إعطاء الأولوية لمؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة، وذلك يتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية لنتائج البرنامج، ومؤشرات الأداء الرئيسية للتبرعات، ومؤشرات الأداء الرئيسية المالية، ومساهمة أصحاب المصلحة… إلخ.

عند إعداد قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية التي ستتتبعها في منظمتك غير الربحية ضع في حسبانك التفكير في الجمهور، ولا تُشعِر أي شريحة بالإقصاء.

ثالثًا: ما هي لوحة المعلومات لمؤشرات الأداء في المنظمات غير الربحية؟

لوحة المعلومات لمؤشرات الأداء هي أداة مرئية تعرض أهم مقاييس المنظمة بطريقة موجزة، بهدف السماح للقادة وأصحاب المصلحة بتتبع التقدم المحرز نحو الأهداف، واكتشاف الاتجاهات والأنماط، واتخاذ القرارات بناءً على البيانات المقدمة.

كما من الممكن تخصيص لوحة المعلومات وفقًا لمؤشرات الأداء الأساسية لعرض المقاييس المحددة والأكثر صلة بأهداف وأنشطة المنظمة غير الربحية.

قد تختار بعض المنظمات غير الربحية إنشاء لوحة المعلومات الخاصة بهم باستخدام أدوات مثل مايكروسوفت اكسل  Microsoft Excel أو جداول بيانات جوجل Google، بينما يستثمر البعض الآخر في برامج متخصصة والتي توفر ميزات تصور وتحليل متقدمة.

بشكل عام يجب على اللوحة أن تكون سهلة القراءة والفهم وأن توفر تحديثات مستمرة حول المقاييس الأساسية، وأن يؤخذ في الحسبان أن تكون في متناول الجميع من أصحاب مصلحة، ومتبرعين، ومجلس الإدارة.

يمكن أن ينمّ إنشاء لوحة معلومات لمؤشرات الأداء الأساسية عن فوائد جمة، مثل:

1.  رصد التقدم المحرز نحو أهداف المنظمة
2.  تحديد مجالات التحسين وفرص النمو
3. تتبع شؤون جمع التبرعات
4.  تقديم صورة أوضح عن مهام المنظمة وشؤونها للمتبرعين المحتملين
5.    المساعدة في اتخاذ القرارات
6.  الشفافية والوضوح أمام أصحاب المصلحة

حيث تعتبر اللوحات أداة استثنائية للمنظمات التي تطمح إلى تحسين أداءها وزيادة تأثيرها، وقد تكون في كثير من الأحيان الدافع الرئيسي وراء قرار المتبرعين بالتبرع.

رابعًا:  كيف تقيس المنظمات غير الربحية نجاحها؟

في القطاع غير الربحي، يكون قياس النجاح أكثر تعقيدًا بكثير من القطاع التجاري الربحي، حيث ينصب التركيز غالبًا على تحقيق التأثير الخيري الاجتماعي أو البيئي بدلًا من المكاسب المادية.

ومع ذلك، هنالك العديد من المعايير التي يمكن للمنظمات غير ربحية تتبعها لفهم الصورة الأكبر ولقياس الكفاءة، مثل:

1.نتائج البرنامج:

تتمثل إحدى الطرق التي تُمكِن المنظمات غير الربحية من قياس نجاحها بتقييم تأثير برامجها على المجتمع الذي تخدمه، من الممكن أن يشمل ذلك على تتبع التغييرات في السلوك، المستوى الدراسي، المستوى الصحي. على سبيل المثال:  قد تقيس منظمة غير ربحية تعليمية النجاح من خلال تتبع التغييرات في درجات اختبارات الطلاب أو معدلات التخرج للمشاركين في برامجهم.

2.الاستدامة المالية:

 يجب على المنظمات غير الربحية الحرص على استمرار الامدادات المالية لضمان مواصلة برامجها على المدى البعيد، يمكن أن يشمل ذلك تتبع الإيرادات، والنفقات، وتحليل مصادر التمويل، والتأكد من احتياطي المنظمة درءًا لأي طارئ أو تحدٍّ مالي.

3.التضامن مع أصحاب المصلحة:

تعتمد المنظمات غير الربحية على مساهمة أصحاب المصلحة، بما في ذلك الجهات المانحة، والمتطوعين، والمستفيدين. من الممكن أن يشمل تقييم نجاح التضامن مع أصحاب المصلحة تتبع معدلات ولاء المانحين، ورضا المتطوعين، وتعليقات المستفيدين، بالإضافة إلى تقييم جهود المنظمة في النشر والتوعية وإيصال رسالتها للمعنيين.

4.التأثير في المجتمع:

تعد طريقة أخرى لقياس نجاح المنظمة غير الربحية وتعتبر من الطرق الهامة جدًا لبيان فاعلية المنظمة على سبيل المثال يمكن تتبع معدلات الفقر، أو الجودة البيئية ، ومن ثم تقييم مساهمة المنظمة غير ربحية في التأثير وإحداث التغيير.

5.تحقيق الأهداف: 

من المهم للمنظمات غير الربحية تعيين أهداف واضحة تتناسب مع طبيعتها، مثل: زيادة الوصول إلى الرعاية الصحية، أو تعزيز الحفاظ على البيئة. 

في نهاية المطاف، يتطلب قياس النجاح في المنظمات غير الربحية مزيج من البيانات الكمية والنوعية – والتي تجمعها المنظمة وتحفظها في جداول، أو قواعد بيانات،  بالإضافة لفهم عميق في مهام المنظمة وأنشطتها. باستخدام مجموعة متنوعة من المعايير وأساليب التقييم، يمكن للمنظمات غير الربحية التأكد من أنها تحرز تقدمًا نحو هدفها وتحقيق تأثير إيجابي خيري في محيطها.

خامسًا: كيف تبني لوحة معلومات متكاملة لمنظمة غير ربحية ؟

بالنسبة للبنود التي يتطلب تضمينها عند البدء في إنشاء لوحة المعلومات، سنسرد بعض ما يمكن تضمينه في النقاط التالية:

1.ضع هدفًا

قبل البدء في إنشاء لوحة المعلومات، من اللازم أن يكون لديك فهمًا ووعيًا كافيًا لما تريد الوصول إليه. ضع رؤية المنظمة وأهدافها نصب عينيك وتأكد من موافقتها لخطتك.

2.اختر المقياس الأكثر ملاءمة

بعد تحديد الأهداف، ستنتقل إلى مرحلة اختيار المقاييس ذات الصلة والأكثر فائدة والقابلة للقياس أيضًا، تجنب وضع الكثير من المقاييس فذلك يُنتِج لوحة بيانات مزدحمة وغير قابلة للقراءة.

3.جهز البيانات اللازمة

انتقالًا للخطوة التالية والتي تتطلب تنظيمًا للبيانات بحيث يسهل فهمها وتحليلها عن طريق العناصر المرئية، مثل: المخططات، والرسوم البيانية، والجداول. هذه الخطوة تساعد القارئ في فهم البيانات من النظرة الأولى.

4.حدد التنسيق الأنسب

في الخطوة الرابعة يتم فيها تحديد نوع لوحة المعلومات الأفضل بالنسبة لاحتياجات المنظمة، بدءًا من برامج جداول البيانات البسيطة إلى برامج التصميم المعقدة .

5.حدِّث باستمرار

لضمان دقة البيانات وحداثتها، من الأفضل وضع جدولًا مناسبًا للمنظمة سواءً كان أسبوعيًا، شهريًا، أو ربع سنوي. في حالة اختيار برامج تصميم لوحات المعلومات فإن التحديث سيكون متزامنًا تلقائيًا دون الحاجة للتحديث اليدوي كما من الممكن إخطار أصحاب المصلحة عند كل تحديث ليكونوا في الصورة دومًا.

6.قم بإتاحته للمعنيين

يجب التأكد أن لوحة المعلومات متاحة عند الحاجة لكل أصحاب المصلحة من مجلس الإدارة، والموظفين، أو حتى المتبرعين.

عندما يتعلق الأمر بالشؤون التي تتميز بها كل منظمة عن الأخرى حسب رؤيتها وأهدافها؛ فإن كل منظمة تعمل بطريقتها الخاصة، ولكن هنالك بعض العناصر العامة التي يجب تضمينها بغض النظر عن ماهية المنظمة، مثل:

أ.بيانات الفئة المستهدفة

يجب أن يكون هناك فهمًا واضحًا للجمهور المستهدف سواءً تم تضمينه مباشرة في لوحة المعلومات أو عبر ملحوظات منفصلة للمساهمين. من الممكن أن يشمل ذلك البيانات الديموغرافية، أو البيانات النفسية، أو غيرهم من المعلومات ذات الصلة.

ب. الرسوم البيانية والمخططات

تُعد العناصر المرئية أداة استثنائية لتسهيل توصيل المعلومات بفاعلية. من الممكن أن تساعد الرسوم البيانية والمخططات في تسليط الضوء على الأنماط والقيم المتطرفة التي قد يكون من الصعب تمييزها من البيانات الخام وحدها.

ج. قصة تُسرَد عبر البيانات

يجب أن تروي لوحة المعلومات للمنظمات  غير الربحية قصة واضحة ومقنعة بناءً على البيانات التي تقدمها. يمكن أن يشمل ذلك تحديد النجاحات والتحديات، وتسليط الضوء على المؤشرات الرئيسية، وتقديم رؤى حول ما تعنيه البيانات لمستقبل المنظمة.

د. النتائج والتوصيات

بناءً على البيانات المقدمة يجب أن تقدم لوحة المعلومات ملخصًا شاملًا وتوصيات مفيدة حول كيفية تحسين المنظمة لبرامجها لتلبية احتياجات جمهورها المستهدف بشكل أفضل. يمكن أن يشمل ذلك اقتراحات لمبادرات جديدة أو تغييرات في البرامج الحالية أو تعديلات على استراتيجيات التبرع.

هـ. مسميات واضحة ومتسقة

لضمان لوحة معلومات مقروءة ومفهومة، من المهم استخدام تسميات واضحة في جميع أنحاء اللوحة. يمكن أن يشمل ذلك استخدام نفس المصطلحات لمقاييس دارجة مشابهة، وتقديم تعريفات للمصطلحات العلمية، وتجنب المصطلحات الدقيقة أو الاختصارات التي قد تكون غير مألوفة لعامة القراء.

د. معايير الأداء

لعرض مسار واضح للبيانات المقدمة، قد يكون من المفيد تضمين معايير تسمح للمنظمة بمقارنة تقدمها بمعايير الصناعة المعتمدة أو التاريخ الأدائي لها.

سادسًا: أمثلة على لوحات معلومات لمنظمات غير ربحية:

تختلف أنواع لوحات المعلومات اعتمادًا على مؤشرات الأداء الرئيسية والبيانات المراد تتبعها. بالنسبة للمنظمات غير الربحية فإنهم غالبًا ما يرتكبون ذات الخطأ الشائع بحصر جميع مؤشرات الأداء لديهم في لوحة معلومات واحدة اعتقادًا منهم أن ذلك سيقلل الشعور بالتشتت، ولكن سرعان ما ينتهي بهم المطاف بعكس رغبتهم. من الأفضل دائمّا فصل مؤشرات الأداء كلٌّ على حدة واسترجاع البيانات ببساطة في أي وقت.

1.لوحة المعلومات المالية

يمكن إنشاء لوحة معلومات تظهر ميزانية المنظمة وكيفية استخدام التبرعات والتمويل. يتضمن ذلك رسومًا بيانية لتوضيح مصادر الدخل والنفقات، وكذلك تحديثات دورية حول تحقيق الأهداف المالية.

 

 

ومن  مؤشرات الأداء الأساسية في الجانب المالي، مثل:

أ. مقدار الدخل الذي حققته المنظمة في الشهر الماضي

ب. كيفية قياس القوة المالية للمنظمة

ج. نظرة عامة على جميع النفقات والمدفوعات 

د. نظرة ثاقبة على الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة.

2.لوحة معلومات الأداء التسويقي

ما هي أكثر القنوات الموّلدة لأكبر عدد من الزيارات لموقعك الالكتروني؟ كيف يمكنك قيادة حملات تسويقية  لجذب المتبرعين المحتملين؟ ما هو عائد الاستثمار عبر بريدك الالكتروني؟

3.لوحة معلومات وسائل التواصل الاجتماعي

تستخدم هذه اللوحة لتتبع وإدارة نشاطات قنوات التواصل الاجتماعي، مثل: لنكد إن linked , اكس X , انستقرام  , Instagram فيسبوك  Facebook  أو أي قناة أخرى.

ومن  مؤشرات الأداء الأساسية في الجانب التسويقي، مثل:

 أ.  إجمالي عدد المتابعين عبر مختلف قنوات التواصل.

ب. تحديد فترة الذروة للنشر.

ج. عدد مرات الظهور.

د. مدى انتشار صفحات المنظمة.

هـ. القنوات الاجتماعية التي تحصد أكبر عدد من التفاعل.

4.لوحة معلومات التقرير السنوي

تساعد لوحة التقرير السنوي في تسليط الضوء على الإنجازات الرئيسية لكل قسم، وتقديم مؤشرات الأداء الرئيسية بطريقة واضحة.

والجدير بالذكر أن هذه اللوحة يجب أن تتضمن ما هو أكثر بكثير من أرقام ومقاييس، مثل قصص تضفي طابعًا انسانيًا للمنظمة وتربط أهدافها بأصحاب المصلحة ومجلس الإدارة والمتبرعين.

5.لوحة معلومات تحليل الموقع الالكتروني

لوحة معلومات تحليل الموقع الإلكتروني (Website Analytics Dashboard) هي عبارة عن تقرير تفاعلي يُستخدم لتحليل وعرض بيانات حركة المرور وأداء موقع الويب. تهدف هذه اللوحة إلى توفير رؤية شاملة وسهلة الفهم حول كيفية تفاعل المستخدمين مع الموقع وأدائه بشكل عام.

ومن أشهر التطبيقات في تحليل الموقع الالكتروني جوجل انالتيكس Google Analytics

6.لوحة المعلومات الإدارية

يعد إنشاء لوحات معلومات تعرض أداء المنظمة للمساهمين الخارجيين أمرًا ضروريًا – ولكن ماذا عن الموظفين والمدراء في المستوى الأعلى؟

قد يحتاج المدراء إلى بيانات أكثر دقة مقارنة بالمساهمين، لذلك من الجيد دائمًا إنشاء لوحات معلومات إدارية تزودهم برؤى رئيسية محدثة على بعد بضع نقرات فقط.

بعض مقاييس الأداء الرئيسية التي يمكنك تضمينها هنا هي مشاركة المتبرعين، وأداء جمع التبرعات، والسيولة المالية ، وإدارة المتطوعين، ووسائل التواصل الاجتماعي وتحليلات مواقع الويب، والرؤى المماثلة على مستوى المنظمة.

7.لوحة معلومات إدارة المشاريع

توفر لوحة معلومات إدارة المشاريع نظرة عامة على الوضع الحالي والرؤى والبيانات المختلفة لجميع المشاريع الرئيسية. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت المنظمة غير الربحية تميل إلى التوفيق بين العديد من المشاريع الكبيرة في نفس الوقت. من الممكن إنشاء لوحة معلومات منفصلة لكل منها، وتتبع أهم البيانات، وتقديم رؤى الأداء للأشخاص والفريق المعني.

ومن  مؤشرات الأداء الأساسية في لوحة إدارة المشاريع، مثل:

أ. الساعات المكتملة

ب. الساعات المتبقية

ج. المهام المكتملة

د. المهام المتبقية

هـ. ميزانية المشروع

7.لوحة معلومات أداء الموظفين

تمكن هذه اللوحة المدراء اللذين يديرون فرقًا كبيرة على تتبع الموظفين وأدائهم والحصول على تحديث فوري لكل ما يجري. من الجيد أن تقوم المنظمات بتضمين هذه اللوحة بمؤشرات حول تقدم كل عضو في الفريق في مهامه المحددة، وتتعقب إنتاجيته، وتحمله المسؤولية عن عمله.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام لوحات معلومات أداء الموظفين لتحديد المجالات التي قد يحتاج فيها بعض أعضاء الفريق إلى دعم أو تدريب إضافي.

8.لوحة معلومات الفعاليات

تساعد لوحة معلومات الفعاليات على تحليل أداء الحدث وتوفر رؤى قيمة يمكن أن تفيد في التخطيطات المستقبلية.

سابعًا: أمثلة على  تطبيقات و برامج لتمثيل لوحة المعلومات:

في المنظمات غير الربحية، يمكن استخدام مجموعة متنوعة من البرامج والأدوات على لوحات المعلومات لتنظيم البيانات وعرض المعلومات بشكل فعّال وجذاب. إليك بعض البرامج المفيدة التي يمكن استخدامها:

• Microsoft Power BI:

يعتبر Power BI من Microsoft أداة قوية لإنشاء لوحات معلومات تفاعلية. يتيح لك Power BI استيراد البيانات من مصادر متعددة مثل Excel وقواعد البيانات والخدمات السحابية، ثم تنظيم هذه البيانات وإنشاء رسوم بيانية وتقارير مخصصة.

• Tableau:

يُعتبر Tableau منصة قوية ومشهورة لإنشاء لوحات معلومات تفاعلية. يسمح للمستخدمين بتحليل البيانات، وتصورها في صور رسومية مبتكرة وسهلة الفهم. يتضمن Tableau أدوات لربط البيانات وتنظيمها بطرق مبتكرة.

• Google Data Studio:

تعتبر أداة مجانية من جوجل Google تسمح بإنشاء تقارير ولوحات معلومات باستخدام بيانات مختلفة من مصادر مثل Google Analytics وGoogle Sheets وغيرها. يمكنك تخصيص تقارير المنظمة ومشاركتها بسهولة.

نهايةً، يمكن للوحات المعلومات للمنظمات غير الربحية أن تقطع شوطًا طويلًا في إقناع المتبرعين المحتملين بالتبرع والوثوق في منظمتك، وتزويد أعضاء مجلس الإدارة بمعلومات حول تقدم الأمور في كل جزء من أجزاء المنظمة؛ لذا فإن إنشاء لوحة معلومات مخصصة لكل مؤشر من مؤشرات الأداء في منظمتك أصبح جزءًا لا يتجزأ من نجاحها، فإن العالم لا يرى مقدار الجهد المبذول والعمل الشائق ولكنه يرى ختامًا ما يتضح في اللوحات والنتائج.

المصدر:

مقال مترجم:  The Ultimate Guide to Nonprofit Dashboards