إن من الملاحظ أن لدى العديد من المنظمات غير الربحية قصور في أتمتة أعمالها المختلفة  – إن لم تكن تفتقدها -، فتجد بعض المنظمات توظف كوادر لقسم شؤون الموظفين أو علاقات الموظفين وبميزانية خاصة، وقد تكون بوابة إلكترونية واحدة والتدريب عليها مستوفية لاحتياجاتهم، خاصة المنظمات التي يكون عملها في أكثر من منطقة أو أكثر من قسم.

ما هي البوابات الإلكترونية الداخلية؟

يمكننا وصف البوابات الإلكترونية الداخلية بأنها مواقع تمثل نقطة البداية للوصول إلى بعض الخدمات التي يحتاجها العاملون في المنظمة، ولو شبهناها فهي كالباب الذي يدخلك في جهة أخرى من المعلومات والخدمات التي توفرها البوابة الإلكترونية الداخلية. ومن أبرز هذه البوابات الإلكترونية الداخلية هي بوابات الخدمات الحكومية والبوابات الإلكترونية الداخلية للجامعات للطلاب و الموظفين، والتي تعمل على توفير الخدمات المتاحة للطالب أو الموظف في أي قسم من أقسام الجامعة. وبالتالي فعند تبني المنظمة غير الربحية لفكرة البوابة الإلكترونية، فسيكون لديها موقع إلكتروني خاص بموظفيها لتوفير الخدمات المتاحة لهم.

ماهي الأقسام الإدارية في المنظمات والتي تستطيع أن تؤدي البوابات الإلكترونية مهمتها؟

العديد من أقسام المنظمات تستفيد استفادة كبيرة جداً من بناء البوابات الإلكترونية الداخلية, بل إن بعض الأقسام قد تصل مدى الاستفادة من البوابات الإلكترونية الداخلية بكامل أعمالها. فقسم الموارد البشرية – على سبيل المثال – قد تنخفض نسبة التوظيف فيه إلى شخص واحد فقط نتيجة الاستعانة بالبوابة وخدماتها. وهنا نذكر بعض الأمثلة للأقسام التي قد تساعد المنظمات الغير ربحية في أتمتة أعمالها:

1. الموارد البشرية: هناك العديد من النماذج والاستبانات التي قد تتضمنها البوابات الإلكترونية بدون الرجوع إلى الموظف المختص أو تعبئتها ورقياً، منها: نماذج طلب استحداث بطاقات وظيفية، طلبات الاجازات،  نماذج الشكاوي والاقتراحات والتظلم، وغيرها الكثير.
2. الشؤون الإدارية: فقد تساهم البوابة الإلكترونية في اختصار الجهد والوقت المبذول في الأعمال الإدارية من خلال: رفع التعاميم والتقارير الإدارية، والسياسات والإجراءات لتكون في مكان يسهل الوصول إليه من قبل جميع الموظفين. وكذلك فإن التقويم الذي توفر شركة جوجل يساعد في عرض فعاليات وأنشطة المنظمة.
3. الشؤون المالية: نماذج طلبات العهد واستلامها واقفالها، نماذج التقارير المالية للمشاريع والبرامج, نماذج طلب سلف أو تقديم تاريخ الراتب.

مثال بسيط لبوابة إلكترونية داخلية عن طريق مواقع جوجل:

[irp]

ميزات البوابات الإلكترونية وإيجابياتها:

هناك العديد من الميزات من البوابات الإلكترونية بشتى أنواعها وأشكالها، وبما أن الخدمات التي تقدمها جوجل مجانية وتعتبر سهلة الاستخدام – من تجربة شخصية – والتي يمكن من خلالها عمل البوابات الإلكترونية، نورد لكم بعض ميزاتها:

1. تسهيل الأعمال من قبل الموظف المعني بالطلب أو الإجراء. فلا يحتاج موظف الموارد البشرية إلى تنظيم الإجازات وترتيبها، بالمقابل في البوابات الإلكترونية بالإمكان برمجة الإجازات ورفضها في حال وجود تعارض في نفس القسم وهكذا.
2. اختصار الوقت على مقدم الطلب فهو لايحتاج بعد ذلك إلى تعبئة النماذج خطياً وتسليمها للموظف في كل مرة يحتاج فيها إلى إجازة أو غيره.
3. تلافي مشاكل الضياع للمعاملات والنماذج المقدمة من قبل الموظفين.
4. لا تحتاج إلى مشغل بعد البناء والتصميم, وخاصة إذا تمت أتمتة العمليات بشكل كامل, وهنا أستعرض مثال: فلو أن منظمة قامت بتحويل عمليات ترميز الخطابات والصادر والوارد إلى عمليات الكترونية عن طريق نماذج جوجل وجداول بيانات جوجل وبعض الروابط في المواقع الإلكترونية مثل Zapier أو IFTTT  فبالإمكان انجاز العملية كاملة بدون تدخل بشري, يقدم الموظف على طلب ترميز خطاب صادر وخلال ثواني يصله إيميل بعنوان الخطاب ورمزه ونموذج للخطاب وسياسات كتابة الخطابات وغيرها من البيانات التي تهم الموظف. هنا استغنينا عن مهمة وقد نستغني عن موظف كامل بمهامه إذا أتمتتها.
5. مجانية وسهلة البناء والتصميم، فقد يستطيع موظف بخبرة تقنية متوسطة أن يبني بوابة داخلية كاملة عن طريق مواقع جوجل.
6. إذا كانت المنظمة لديها نطاق في جوجل فبالإمكان استخدام نفس النطاق مثلا: النطاق: example.sa فيصبح البوابة هكذا: www.example.sa/portal.

ختاماً، قد نحصد الخير الكثير من إنشاء وتطوير البوابات الإلكترونية الداخلية للمنظمة, وقد تصل المنظمة بتفعيل هذه البوابات إلى مستوى عال من التحول الرقمي وأتمتة العمليات، فكم لاحظنا أن بعض المنظمات التي لا تزال في عهد الورق في أعمالها كلها. وإن من وجهة نظري أن المنظمات التي تتكون من 10 موظفين وأكثر يجب أن تتبنى بوابة داخلية لها وتبادر في اضافة أعمالها وتحسينها إلى المستوى المناسب لهم.