البيانات .. هي تلك المعلومات المخزنة لدينا كملفات وأرقام وعروض وصور وفيديو، هي تلك السجلات التي تحتوي على آلاف المعارف والمهمات والنتائج، ونقوم بتخزينها وحفظها بعشرات الطرق المختلفة رغبة في حفظها من الضياع، والرجوع إليها في حال الضرورة.

لا يقوم كيان مؤسسي حول العالم إلا ولديه بيانات يقوم بحفظها بأي طريقة كانت، وبالتأكيد تُمثل هذه البيانات أهمية قصوى لديه، إذ لن يقوم العمل إلا بوجودها، فهي قد تكون بيانات بنكية وبيانات متبرعين ومستفيدين وبيانات موظفين ومتطوعين وغيرها الكثير. لكن السؤال الأهم: كيف نقوم بالحفاظ على هذه البيانات لأطول فترة ممكنة ؟ هذا السؤال ينبغي أن تسأل جميع المنظمات نفسها به، لتقيس مدى أمان هذه البيانات في المنظمة.

ما هي البيانات “المهمة” لديك ؟

ينبغي للمنظمة أن تقوم بتصنيف البيانات في ٣ درجات مختلفة (هام – مهم – عادي)، وبعد عملية التصنيف هذه تقوم بتوزيع هذه البيانات وفق التصنيف أعلاه. كأن نقوم بوضع جميع البيانات في جدول كالمثال التالي:

نوع البيانات	درجة الأهمية
البيانات البنكية	هام
بيانات المتبرعين	هام
بيانات المانحين	مهم
البيانات الإعلامية	عادي

وبعد ذلك تقوم المنظمة بدراسة كل نوع من البيانات على حدةً، وتسأل نفسها الأسئلة التالية:

• أين يتم تخزين هذا النوع من البيانات ؟
• هل مكان التخزين آمن ؟
• هل هي بيانات تحتاجها المنظمة بشكل مستمر ؟
• ماذا يترتب على المنظمة في حال فقدان هذا النوع من البيانات ؟

فالإجابة على مثل هذه الأسئلة من شأنه أن يجعل المنظمة تستوعب الوضع الحالي، لكي تختار الطريق الصحيح لإصلاح الخطأ إن وُجد.

هل بياناتك المهمة في أمان ؟

للأسف لا تكترث أغلب المنظمات بأهمية مراجعة أمان البيانات لديها وتقييم آلية التخزين المتّبعة لديها؛ إلا بعد وقوع كارثة تُفقدها هذه البيانات المهمة. لذلك سأقوم بذكر بعض آليات تخزين البيانات في المنظمات والتعليق على كل واحدة منها:

أجهزة الكمبيوتر ليست آمنة !!

نستطيع القول أن جُل الجهات الخيرية إلا من رحم الله تقوم بتخزين بياناتها في أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين. خاصة ذلك القُرص الذي يُسمى D، بحيث يتم وضع كل الملفات الهامة فيه مخافة فقدانها. وما علم هؤلاء أن تخزين البيانات المهمة في جهاز الكمبيوتر خطر عظيم، ففيروس واحد قد يصيب الكمبيوتر سيسبب له الشلل الذي يُفقده جميع البيانات التي تم تخزينها بداخله.

ولأروي لكم من الواقع فقد تلقيت إتصالاً قبل فترة من أحد الموظفين في جهة خيرية يستنجد ويقول: “جميع ملفات المؤسسة منذ تأسيسها قبل ٦ سنوات حتى الآن تم فقدها !” وبعد أن سألت عن السبب اتضح أن هذا الموظف كان يقوم بتخزين جميع الملفات في جهازه الكمبيوتر، وللأسف تعطلت وحدة التخزين “الهاردسك” في الجهاز بشكل مفاجئ، ولم يستطع أبرع المهندسين في إسترجاع هذه الملفات.

الفلاش ميموري والأقراص المضغوطة، أسرع الطرق للكارثة

مضى زمن التخزين في الأقراص المضغوطة والفلاش ميموري، بل أنه من أكبر الجرائم هو أن تقوم بتخزين بياناتك الهامة في مثل وحدات التخزين هذه، فهي سريعة العطب والخراب، وسهلة الضياع والفقدان، مهما كانت جودتها. فاحذر كل الحذر من أن تضع أي بيانات هامة في مثل هذه الأقراص أو الفلاشات.

الهاردسك خطر، إلا إذا ..!

تقوم المؤسسات المتميزة في التقنية بتخزين البيانات الهامة في أجهزة هاردسك خارجية أو شبكية، وهذه من أنسب الطرق وأأمنها، إلا أنها كذلك خطرة نوعاً ما، خاصة إذا تم إغفال جانب “النسخ الإحتياطية الدورية” للبيانات.

فالهاردسكات الهارجية لا تخلو من خطر العطب بشكل مفاجئ قد يفقدك بياناتك، لذا تأكد أن تقوم بشكل دوري بنقل هذه البيانات بين عدة هاردسكات خاصة “الكهربائية” منها، لأن الكهربائية قليلة التنقل، وأكثر ما يُتلف الهاردسك هو كثرة الحركة والسقوط.

وأما الهاردسكات الشبكية، فهي تعتبر أأمن وسيلة للتخزين “الداخلي”، إذ أن أجهزة التخزين الشبكية المحلية تقوم بتخزين كم كبير وهائل من البيانات، ويمكن لجميع منسوبي المنظمة الوصول إليها من أي مكان داخل المنظمة، وفي بعض أنواع أجهزة التخزين حتى من خارجها.

إذ ما يميز هذه الأجهزة هو قدرتها العالية على عمل النسخ الاحتياطية بشكل دوري لضمان عدم فقدان أي نوع من البيانات، بالإضافة إلى الحماية الداخلية في أكثر أنواع الأجهزة. وسبق لنا في مزن كتابة موضوع تفصيلي عن هذا النوع من التخزين يمكنك قراءته من هنا.

تخزين البيانات في الإنترنت

يمكننا القول أن هذه أفضل وسيلة تخزين متوفرة للبيانات في المنظمات، التخزين عبر السحابة الإلكترونية، أو ما يُسمى بالتخزين عبر الإنترنت. وهو التوجه العالمي الجديد في قضايا تخزين البيانات، إذ أصبحت أكبر المنظمات في العالم تتجه إلى استخدام الإنترنت لتخزين البيانات الهامة، ولكن لماذا ؟ الإجابة على ذلك في النقاط التالية:

• التخزين السحابي من أشد أنواع التخزين أماناً، إذ يتم تخزين البيانات في أماكن آمنة حتى ربما من هجمات الصواريخ “مثل جوجل” 🙂
• التخزين السحابي يقوم بعمليات نسخ احتياطي بشكل مستمر، يومياً وأسبوعياً وشهرياً بل حتى سنوياً !، لذلك إن حدث أي فقد لأي نوع من البيانات يمكننا استعادته بشكل سريع وسهل.
• يمكن لجميع الموظفين الوصول إلى أي نوع من البيانات في السحاب الإلكتروني من أي مكان حول العالم وفي أي وقت.
• يقوم التخزين السحابي بتوفير المال على المنظمة في شراء اجهزة تخزين باهظة وصيانتها دورياً.

ويمكن للمنظمة استخدام التخزين السحابي عبر استئجار مساحة معينة من أحد الشركات الشهيرة في هذا المجال مثل جوجل ودروبوكس وأمازون وغيرها من الشركات.