البيانات

قياس الأداء في المنظمات الخيرية

كُتب بواسطة عبدالله عبيد

قد أصبح قياس الأداء أمراً لا يُستغنى عنه في قطاع المشاريع غير الربحية. فمقياس الأداء يستخدم البيانات والمعلومات المتوفرة من أجل تقييم وتحديد التقدم الذي تم الوصول إليه باتجاه تحقيق الهدف. ويعتبر القياس مهماً للغاية بسبب ما يقدمه من تقييم لما هو مفيد وغير مفيد بالنسبة لجمع التبرعات والنفقات والبرامج. بالإضافة إلى أن القياس هو أمر مهم لتحديد التقدم الذي تحرزه لكي تساهم بتطوير منظمتك.

موضوع القياس هو أمر غاية بالأهمية ويمكن أن يكون معقداً ومتعباً بعض الشيء. الغاية من هذه التدوينة هو تبسيط مفهوم عملية القياس ومحاولة جعلها سهلة التطبيق لكل المنظمات. حتى لو أنك شعرت أن منظمتك ليست ذات أهداف محددة وإنجازات كبيرة مثل الآخرين، لا تقلق لأن هذه المقالة ستساعدك “على المنافسة بقوة في هذه اللعبة” بقياسك لمستوى الأداء.

الخطوة الأولى: إبدأ بما تعرف

لا داع لأن تكون عملية القياس معقدة، أنصح دائماً بأن نبدأ بشكل بسيط. إبدأ بالذي تعرفه وما هو مألوف بالنسبة لك. فمثلاً لو أنك تعلم كيف تحصي المستفيدين من برامجك جُغرافياً فابدأ من ذلك، ولو أنك تريد زيادة قاعدة المتبرعين لديك بنسبة 5% ابدأ من ذلك. ابدأ بقاعدة مؤلفة من مجموعة من الأهداف والمعايير التي من الممكن أن تعتمد عليهاً مستقبلاً، لأن هذه المقاييس البسيطة هي التي ستبني عليها الأساس. أنصح بالبدء بالأشياء الصغيرة لأن عملية الفهم هي الأكثر صعوبة وبحاجة للكثير من التفحص، فعملية التعلم تعتمد بشكل كبير على الفهم. بإمكانك وضع كل أنواع المعايير والمقاييس والأشكال والصور والرسوم البيانية والإحصائيات ولكنها غير متعلقة بالأمور التي تفهم غاياتها، لذلك ابدأ بقياس الأمور التي تعرفها من قبل.

الخطوة ثانية: القياس

ثانياً، ابدأ القياس؛ لو أنك لم تبدأ بعد ببرامجك وجمع التبرعات أو تحديد الموارد المالية ابدأ بأسرع وقت ممكن. تُعتبر البرامج والموارد المالية وعملية جمع التبرعات من الوظائف الأساسية، وبالتالي فهي من الوظائف التي بإمكانك أن تطورها وتبتكر فيها. قم بقياس التقدم والمعايير التي يضعها الآخرون مقابل أهدافك ومن ثم ابدأ بالمشاركة. تحدث عن هذه الأهداف والمعايير لـ أصدقاءك وعائلتك وزملائك بالعمل ومجتمعك وأي أحد ينصت لك. ومن خلال مشاركة ذلك سوف تمر بكثير من حالات الإدراك المفاجئ لحقيقة كانت مغيبة عن ذهنك حيث تكتشف أشياء جديدة تريد قياسها أو طرق جديدة لفهم وتخزين المعلومات التي تريد قياسها في الوقت الحالي. من المهم أن تبدأ القياس ومن المقبول أن تخطأ اركض قبل حتى أن تمشي اركض بسرعة وتجاوز حدود المنطق طر وأوجد أجنحتك وانطلق! كلما بدأت بشكل أبكر كلما تكونت لديك خبرة أكثر وقدرات أكثر في القياس.

اقرأ أيضاً:  كيف تختار الرسم البياني المناسب؟

الخطوة الثالثة: الاستمرارية

ستُعلمك الخطوة الأولى والثانية ما الذي سوف تقوم بقياسه، ليس مطلوب منك أن تكون محلل بيانات أو خبيراً في إدارة البيانات لكي تكون جيداً بالقياس، حيث عليك فقط أن تبدأ بما تعرفه ودع عملك يلقي الضوء على ما سوف تقوم بقياسه في المرحلة الثانية. على سبيل المثال، بينما تقيس الزيادة في عدد المتبرعين الذين يساهمون كل سنة يُمكن أن تدرك أنك تريد قياس عدد المتبرعين الذين استمروا معك سنة بعد سنة. أو بينما تعمل إحصائيات لعدد المساهمين في البرنامج يمكن أن تشعر برغبة بمعرفة مَن مِن المشاركين في البرنامج قد حقق أهداف البرنامج. أطلق العنان لفضولك ودعه هو الذي يقود عملية القياس، بإمكانك أن تضع طريقتك الخاصة بالقياس لأنك بدأت بالذي تعرفه، استفد من خبرتك هذه لبناء قدراتك في هذا المجال.

أداة تخطيط بسيطة لعملية القياس

تُمثل الخطوات الثلاثة السابقة عملية مفيدة جداً لكي تبدأ بالقياس. على أية حال، من المهم أن تحدد هدفك من القياس. أنصح باستخدام الأدوات الاستراتيجية لكي تحدد وتضع خطة أولية لعملية القياس التي سوف تجريها. استخدم الخمس أسئلة التالية لكي تبدأ بها، أنشأ جدولاً لأهدافك من القياس تجيب فيه على الأسئلة التالية حول كل هدف :

  • ما هو هدفك ؟
  • ماهي المعايير التي تبين لك نجاحك في تحقيق الهدف -أي ما هو المقياس- ؟
  • ماهي المعلومات التي تُفيد بتحقيقك الهدف -ما الذي تبحث عنه- ؟
  • مع من ينبغي أن تشارك النتائج ؟
  • ما هو الإطار الزمني للقياس -كل كم ستقوم بقياس هـذه المؤشرات- ؟

يُعتبر القياس واحداً من أهم العادات في إدارة الأعمال بحيث تنتشر هذه العادة أكثر وأكثر لدى القائمين على الأعمال وخاصة في قطاع الأعمال خيرية. أصبح الممولون والمتبرعون على حد سواء مهتمين بالمنظمات التي تقيس أدائها وتظهر إنجازاتها. هم يبحثون تحديداً عن المنظمات التي تقيس أدائها المالي ونجاح برامجها وأداءها الخاص بجمع التبرعات وأثر برامجها. على كل حال لم يفت الأوان بعد. يمكن للمنظمات الانتقال وبشكل فوري للبدء بالقياس. وتـذكر أن تبدأ دائماً بالأبسط والذي تعرفه ومن ثم بشكل تدريجي يتم تطوير عملية القياس. بينما تزيد خبرة منظمتك ومهارتها سوف تتكشف لك فرصاً جديدة وتتعلم أكثر عن كيفية تحسين أداء منظمتك.

المصدر

عن الكاتب

عبدالله عبيد

المؤسس لمؤسسة التقنية المباركة . مهتم في تنمية القطاع الخيري من خلال تقنية المعلومات.

تعليق واحد

اترك تعليق