كيف تفعّل الأرشفة الإلكترونية في إدارتك؟

الأرشيف هو من أهم الموارد المعلوماتية لدى المنظمات لذا اتجه الكثير منها نحو الرقمنة في عالم الأعمال فما هي الأرشفة الإلكترونية وبماذا تتميز؟

الأرشيف الإلكتروني هو مستودع لحفظ البيانات والملفات عن طريق مسحها ضوئياً ومعالجتها وتخزينها للوصول إليه مستقبلاً بواسطة قاعدة بيانات الفهرس المربوطة به أي هو حلقة متصلة تبدأ مع نشأة الوثيقة حتى ينتهي المطاف به إما للحفظ أو الاستعادة.

وتهدف الأرشفة الإلكترونية إلى تقليل المخاطر التي يمكن أن تواجه المنظمات مثل:

تغيير المتطلبات التنظيمية
تعزيز وسائل الحماية الأمنية للمعلومات.

أهم ما يميز الأرشفة الإلكترونية:

1.الشمولية:

تسهل من عملية الاسترجاع السريع للملفات باستخدام فهرسة الوثائق بمداخل البحث(الرقم, الموضوع, التاريخ, كلمات مفتاحية للوثيقة…إلخ)

2.التكلفة:

تعتبر قليلة والسبب في ذلك يعود إلى أنها تعتمد على وسيط تخزين منخفض التكلفة عالي السعة، حيث يمكن تخزين أرشيف البيانات على محركات أقراص صلبة قليلة التكلفة (HDD) أو وحدة تخزين ضوئية مثل CD أو غيره.

3.الحيز المكاني:

توفر الحيز المكاني في المنظمة و الاستغناء عن الأرشيف الورقي وتكدس الملفات.

4.التكامل:

قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد Microsoft Word, إكسل Microsoft Excel …إلخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها إلى صور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية.

5.المركزية:

سهولة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية و ربطها ببعضها البعض مع مراقبة تحولاتها ومتابعة تطورها بين أجزاء المنظمة WorkFlow.

أدوات أنظمة الأرشفة الإلكترونية:

يتكون نظام إدارة السجلات من مجموعة أدوات تساهم في تنظيم إدارة قسم الأرشفة وهي كالتالي:

1.أدوات لتصنيف السجلات

عبارة عن فئات واضحة يتم من خلال سنّ القوانين والسياسات المتبعة في الأرشيف حيث سيقوم النظام تلقائيًا بتطبيقها في كل سجل يتم الاحتفاظ به و بكل فئة على سبيل المثال جدول الاستبقاء وهو يعتمد على الإرشادات الموجودة في جدول المتطلبات القانونية والمخاطر المتعلقة بالمؤسسة والاحتياجات المهنية.

لذا فهو يحدد المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بكل نوع سجل في خطة الملف (فترة الاستبقاء الخاصة به) وعملية التخلص منه حتى يصل إلى نهاية هذه الفترة.

2.أدوات لإنشاء السجلات

تتضمن الأداة مسح المستندات الورقية وربطها بأنظمة أخرى لاسترداد جميع المعلومات بشكل إلكتروني.

3. أدوات إدارة السرية

من خلال التشفير الأمني للسجلات والمحافظة على التواقيع الإلكترونية و سياسات الخصوصية من خلال النظام.

4.التخزين طويل الأجل:

البرامج في نظام الأرشفة الإلكترونية ليست وحدها العنصر الأساسي لضمان سرية السجلات بل إن أجهزة التخزين أيضاً تلعب دوراً مهماً في عدم الإخلال أو تغيير السجلات عبر الزمن.

5.الفحص والاختبار:

يعد من العناصر الهامة جداً والذي يضمن عدم تعرض أي احتيال على النظام أو أي سلوك غير مشروع قد تم أرشفته.

كيف تحول منظمتك من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الإلكترونية؟

إن فكرة الانتقال إلى نظام أرشفة إلكترونية تندرج في مجموعة طرق يتم اختيار واحدة منها بناءاً على حجم المنظمة وقدرة إمكانياتها و تتلخص كالآتي:

1.التحويل الفوري

هو أبسط الطرق ويتم في يوم محدد والانتقال فيه يكون بشكل مباشر وسريع للغاية.

2.التحويل التدريجي:

يعتمد على تقسيم مكونات النظام الجديد إلى نظم جزئية ومن ثم تفعيل الأجزاء واحداً تلو الآخر ومن أبرز عيوبه أن عملية التحويل تستغرق وقتاً أطول من جميع المراحل.

3.التحول المتوازي:

تتم هذه العملية من خلال عمل النظامين معاً(القديم والجديد) لفترة معينة حتى تثبت فعالية النظام الجديد ومن ثم إيقاف النظام السابق.

4.التحول التجريبي:

تعتمد هذه الطريقة على تنفيذ النظام في منطقة محددة من المنظمة عن طريق تشغيله في قسم أو إدارة معينة فإذا نجح فيها تم تعميمه على بقية الأقسام, ومن مميزاتها تقلل مخاطر الفشل ومن عيوبها طول المدة المستنفذة لمشروع الانتقال.

تعد عملية الأرشفة الإلكترونية المرحلة النهائية من دورة حياة المعلومة ومن خلالها يتم المحافظة على شكل البيانات من التلف أو الضياع.