البرامج هي جزء لايتجزأ من منظومة العمل والتي تسمح للجهات والمنظمات بالعمل بفعاليةأكبر. فهي تساعدك على التواصل بشكل فعال ، وتقوم بحفظ الملفات لك ، كما تجعلك تقوم بالعمل بشكل أسرع وتساعدك على إنجازها.

وعلى نفس الدرجة من أهمية البرامج في منظمتك ، تبرز لنا أهمية اختيار البرنامج المناسب للمنظمة. وذلك يرجع إلى أن كثير من المنظمات غير الربحية تملك ميزانية صارمة ، تجعل اختيار البرنامج المناسب من أول مرة شيئا ذا أهمية كبيرة.

هذه عشرة أشياء يجدر بك أن تعرفها عند اختيارك لبرنامج جديد

1. كيف ستنتقل للبرنامج الجديد

أول شيء يجب أن تضعه في عين الاعتبار وربما أكثرها أهمية ، هو معرفة كيف سيتم ترحيل بياناتك إلى البرنامج الجديد ، وكيف يمكن ترحيل بياناتك منه. كيف سيتم تخزينها وترتيبها؟ كم ستكلف؟ ماهي المعلومات الهامة التي تحتاج لنقلها؟ ، وما هي المعلومات الأقل أهمية -والتي يمكن القيام بنقلها في وقت لاحق-

2. حدد جدولك الزمني

ضع هدف وحاول بقدر ما تستطيع أن تلتزم به؟ وبما أن الكثير من المنظمات غير الربحية لديها مواسم تكون مشغولة فيها جدا ، فلذلك عليك أن تختار وقت تكون فيه منظمتك أقل شغلا ليكون الموعد النهائي الخاص بالمشروع .وتذكر أن اختيار التوقيت المناسب سيزيد من فرص نجاحك.

3. قم بإنهاء المشروع قبل وقت حاجتك له

عند تحديد الموعد النهائي الخاص بك ، قد يكون من الحكمة أن تحاول انهائه قبل شهر أو أكثر من الوقت الفعلي الذي تود استخدام البرنامج فيه. فتنفيذ البرامج و الأمور التقنية عموما عملية صعبة تستهلك وقت كبير جدا ، كما لاننسى أنك بحاجة لفترة من الوقت للتعود على النظام الجديد.

4. إصنع قائمتك الخاصة بالمزايا والوظائف

خذ بعين الاعتبار المزايا التي تعلم أنك تحتاجها. اسأل عن مدى توافق البرنامج الجديد مع البرامج التي تملكها. تأكد من أنك وضعت بعين الاعتبار إمكانيات البنية التحتية الخاص بك ، المتطلبات ، بالإضافة إلى تجربة المستخدم.

5. ضع بعين الإعتبار موظفيك

فكّر بموظفيك وأولئك الذين سيتأثرون بالبرنامج الجديد. كيف تقبل هؤلاء الموظفين للتغيير؟ مدى تأقلمهم مع النظام الجديد؟ حجم التدريب الذي سيحتاجونه؟ ، وتذكر أن موظفيك هم أحد أهم العناصر لنجاح تنفيذ الأنظمة.

6. كن فضولياً ، وفكّر بعمق

اطرح الأسئلة ، واسأل كثيرا. حاول الوصول إلى أشخاص في منظمات أخرى واسألهم عن البرامج التي يستخدموها والخدمات والدعم الذي يحصلون عليه ،وذلك من أجل بناء تصور على ما ستحصل عليه. تواصل مع الدعم الفني للشركة التي ترغب بالتعاقد معها لتأخذ تصور عن جودة الخدمة التي يقدموها ، وتذكر أن الدعم الفني هو من سيتواصل معك مستقبلا وليس قسم المبيعات.

7. إفهم الإيجابيات والسلبيات

فكر في ما يمكن تغييره وما لايمكن تغييره في تنفيذ هذا البرنامج. اعرف جدولك الزمني ، المميزات التي تريدها ، التكلفة،….

اعرف مالذي يمكن أن تتنازل عنه ومالذي لايمككنك التنازل عنه.  أحيانا يمكنك التضحية ببعض المميزات من أجل تنفيذ أسرع ، أو ربما تضحي بسرعة التنفيذ مقابل سعر ارخص (اعرف احتياجاتك ثم قرر).

8. أدرس العقد جيداً

بمجرد اتخاذك القرار بشأن البرنامج المناسب لإحتياجاتك، تأكد من معرفتك للواجبات اوالإلتزامات التي عليك و مالذي ستحصل عليه بناء على العقد. اطلع أكثر من شخص عليه لضمان أنك لم تفوت أي شيء وأن العقد يلبي احتياجاتك.

9. التواصل هو المفتاح

اطرح الأسئلة للأشخاص المناسبين ، سواء كانوا من داخل منظمتك أم من خارجها. حدد طريقة التواصل المناسبة لك وضعها في العقد ، اعرف الشخص المسؤول عن التواصل من قبل مزود الخدمة لضمان جودة التواصل وسرعة الرد.

10. حدد ميزانيتك

غالبا عند تنفيذ البرامج والتقنيات بصورة عامة، تأتي مفاجأت غير متوقعة ، وأحياناً تكاليف إضافية. ولأنك لا تستطيع إستخدام نصف برنامج تأكد من قدرتك على تغطية هذه التكاليف في حال احتجت إليها .

المراجع: 1 ، 2