إدارة التقنية الأنظمة والأدوات

كيف تنظم عمل منظمتك عن بعد؟

كُتب بواسطة مريم الحيكان

العمل عن بعد حسب هيئة الحكومة الرقمية

هو نظام عمل يؤدي فيه الموظف واجباته الوظيفية لمصلحة جهة عمله، وتحت إشرافها، في غير مكان العمل المعتاد بمقرات جهة عمله داخل المملكة، سواء كان دوام العمل كلياً أو جزئياً، مستخدماً في ذلك وسائل الاتصال وتقنية المعلومات.

أولًا: أنواع مجال العمل عن بعد في المنظمات

  1. العمل من المقر.
  2. العمل من المقر مع وجود خيار العمل من المنزل.
  3. فريق يعمل أفراده عن بعد في نطاق زمني واحد.
  4. العمل عن بعد دون تقييد بنطاق زمني واحد.
  5. فريق عمل موزع جغرافيًا. 

ثانيًا: إيجابيات العمل عن بعد

  • توسع آفاق الموظف ومدير العمل لقلة المشتتات في مقر العمل.
  • كثرة طرق التحفيز ورفع الإنتاجية.
  • خفض التكاليف وتوفيرها من تأجير مقرات للعمل وشراء أجهزة بعدد الموظفين والمواصلات.
  • استقطاب كوادر نسائية متميزة.
  • إمكانية العمل بساعات إضافية دون البقاء وقت أطول في مقرات العمل. 

ثالثًا: سلبيات العمل عن بعد

  • روتين العمل الممل والمكرر.
  • قلة الإنتاجية مع سوء التنظيم بين مهام العمل والشؤون الخاصة.
  • التأخير في الاستجابة عند اختلاف موعد العمل بين أعضاء الفريق.
  • صعوبة متابعة أداء فريق العمل وتطوره.
  • خطورة إصابة تهديدات للمعلومات من اختراقات وغيرها.

رابعًا: اقتراح لخطة عمل منظمة تعمل عن بعد

  1. إنشاء وتنسيق نموذج خطة العمل عبر برامج جداول البيانات Excel.
  2. إضافة تاريخ بداية ونهاية لكل مهمة وحساب عدد الأيام لكل مهمة.
  3. حساب الميزانية الفعلية لكل مهمة.
  4. موازنة الميزانية الفعلية لكل مهمة مع الميزانية المخصصة لها.
  5. تحديد العجز في كل مهمة.
  6. تحديد حالات المهمات (مكتملة أو قيد العمل أو متأخرة).
  7. إنجاز تقرير ختامي لبيان النتائج الإحصائية للمهمات أو المشروع إن وجد.

خامسًا: أهم الوسائل والأدوات التقنية لتنظيم عمل منظمتك عن بعد

1. برامج الاتصال عن بعد والبث المباشر 

 زووم

يجمع Zoom Meetings بين مؤتمرات الفيديو والصوت والاجتماعات البسيطة عبر الإنترنت والمراسلة الجماعية في نظام أساسي واحد.

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بعمل الاجتماعات المباشرة والاتفاقيات السريعة.

2. برامج إدارة المهام 

أسانا

برنامج قائم على الإنترنت لإدارة العمل الجماعي يساعد الفرق على تنسيق وإدارة أعمالها.

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بإدارة أعمال منظمتك وإسداء المهام  إلكترونيًا.

تريللو

برنامج لترتيب الأولويات وإدارتها بسهولة، يتميز بواجهة سهلة، ويستخدم قوائم داخل بطاقات وتستطيع إدراج مهمة داخل كل بطاقة. 

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بإدارة مهام منظمتك وتنظيمها داخل قوائم مرتبة.

3. برامج إدارة المشاريع 

المشروع

برنامج لإدارة المشاريع ويمكن إضافة: المخطط الزمني ومخطط الفريق والجدولة التلقائية  أو اليدوية.

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بعمل مخطط لمشاريع منظمتك وجدولة المهام.

4. برامج التوقيع عن بعد

دوكوساين

خدمة موجودة على شبكة الإنترنت وتسمح لك بتنزيل الملفات وإرسالها بهدف توقيعها. 

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بالتوقيع الإلكتروني على المستندات الإلكترونية.

5. برامج وأدوات الأعمال المكتبية

حزمة الأوفيس

حزمة برامج يمكنك إنشاء المستندات ومشاركتها وتحريرها وتتبع سير البيانات وتمييزها وتمكين بث المستندات والعروض التقديمية المباشرة للجمهور.

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بإنشاء المستندات ومشاركتها وتحريرها وتقديم العروض المباشرة.

6. برامج التصميم والإنتاج 

حزمة أدوبي

مجموعة من تطبيقات التصميم الإبداعي لخدمات التصميم والتطوير ونشر محتويات تفاعلية ورسومية.

كيف تستفيد منه في منظمتك؟ بتصميم الإعلانات والبنرات وغيرها من أنواع التصاميم وتطويرها. 

7. برامج الإنتاجية وأدوات التعاون

حزمة مايكروسوفت 365

حزمة برامج وخدمات لإنتاجية العمل وأدوات التعاون وإمكانات إدارة الجهاز على مستوى المنظمة والحفاظ على أمان وتطوير الجهاز المبسط وإعداد المستخدم.

مساحة قوقل

مجموعة تطبيقات الإنتاجية للإنشاء والتواصل والتعاون — Gmail والتقويم و Drive والمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية و Meet وغير ذلك الكثير. للعمل من المكتب أو من المنزل أو للتواصل مع العملاء.

زوهو

مجموعة فريدة وفعالة من البرامج تمكّنك من إدارة أعمالك كلها بما يزيد عن 45 تطبيق مدمج في حزم متخصصة، منها: Zoho One لإدارة عمليات الأعمال، CRM Plus لتجربة العملاء، Finance Plus للإدارة المالية، Creator Plus للتحوّل الرقمي والأتمتة وغيرها من الحزم والتطبيقات.

*ملاحظة تهمك:

أغلب الوسائل والأدوات يوجد بها تخفيض سنوي ضمن منح البرمجيات تكسوب للمنظمات غير الربحية, وللحصول على رخصة منح البرمجيات مجانًا: تفضل هنا

عن الكاتب

مريم الحيكان

مريم عبدالرحمن الحيكان
تخصص حاسب آلي، مدربة تقنية، مديرة برامج تقنية في القطاع غير الربحي

اترك تعليق