إدارة التقنية

نصائح لإدارة العقود في المشاريع التقنية

إدارة العقود في المشاريع التقنية
كُتب بواسطة سعيد اليزيدي

وكما قيل فإن العقد شريعة المتعاقدين، وعليه تبنى الأحكام ويلتجئ أطراف العمل حين النزاع أو سوء الفهم أو تقدير قيمة الأعمال فهو أداة قياس المخاطر والعدالة والشفافية بين الطرفين إذن !

والعقد في المشاريع التقنية يأخذ أهمية أكبر من غيرها من المشاريع  لأسباب منها نوعية الغموض في هذه المشاريع ووجود نسبة عالية ترجح العودة للعقد وحيثياته إما بسبب فشل المشروع أو تعثره أو الخلاف في الفهم حول تفاصيل مخرجاته مثلا.

والحقيقة أن المنظمة المتميزة هي التي تبني عقودها بناء على استشارات قانونية وفنية، فلا يكفي أحدها بالذات في المشاريع التقنية حيث يجب أن يتكامل القانوني مع الفني في بناء العقد ودراسته بما يحقق أهداف المنظمة.

وإذا افترضنا أن بعض المنظمات قد تجد تحديا في توفير هذا القدر من الاستشارات الفنية والقانونية فإننا في هذا المقال سنشير إلى عدد من النصائح من الواقع العملي في القطاع غير الربحي التي يتم من خلالها تحسين عملية بناء العقود في المشاريع التقنية:

1. كل عقد هو حالة خاصة به

ومايحدث من نسخ وتكرار لصيغ وبنية العقود بدون الإعتبار لمتغيرات المشاريع وحيثياتها يوقع المنظمة غالبا في خطر قانوني.

2. عبارة (جزأ لا يتجزأ من العقد)

هذه العبارة تحمل دلالة توكيدية لما لايتم العناية به عادة، مثل المقدمة على سبيل المثال والتي تلخص هدف التعاقد،وأحياناً تكون هناك مرفقات في العقد مثل RFP أو الخطة التنفيذية لذا ينبغي العناية بها ومراجعتها والتأكد من عدم تعارض محتواها لمحتوى وبنود العقد.

3. دورة حياة التعاقد

يبنغي العناية بما يعرف دورة حياة التعاقد والتي تمثل مراحل التعاقد ابتداء من تجهيز مسودة العقد ومراجعتها قانونيا وفنيا من قبل مختصين ومرورا بالموافقة على العقد وتوقيعه من صاحب الصلاحية ثم متابعة تنفيذ بنوده وانتهاءً بإغلاق التعاقد بعد نهاية استحقاقاته.

4. تسمية النظام التقني

أهمية تسمية النظام التقني محل التعاقد بإسمه الفني والإداري المعروف. مثلا لو كان التعاقد حول بناء نظام ERP مفتوح المصدر فينبغي الإشارة لذلك بوضوح وعلى أي تقنية بني هذا النظام من المصدر المفتوح. اكتب المصطلحات الفنية وكأن هناك لجنة للتحكيم مكونة من إداريين لايفهمون التقنية وتقنيين خبراء في التقنية، بحيث تصل لدرجة عالية من الوضوح.

اقرأ أيضاً:  دليلك لاختيار الشريك التقني المناسب لمنظمتك

5. ربط دفعات العقد بالتسليمات

ويفضل دائما أن تكون الدفعة الأولى مابين 20-30% من قيمة العقد، وإن كان هناك تحد من قبل كثير من الشركات التي ستعمل بهذا إلا أن لذلك فوائد كبيرة منها:

  • تقليل قيمة الدفعة الأولى يجعل موقف المشروع أفضل في حال التعثر بعد مرحلة التحليل الفني وقبل مرحلة التصميم البرمجي وبالتالي التخارج بأقل الأضرار.
  • الشركات التي تقبل بهذه الدفعة تعطي مؤشر لكونها شركات واثقة من عملها ولديها ملاءة مالية جيدة، الشركات التي تطلب أكثر من 50% ترى في الطرف الآخر مخاطرة عالية وهذا مؤشر لعد الثقة.

وأما الدفعة الثانية فغالبا ماتكون بعد الإنتهاء من التصميم البرمجي ومراجعة العميل واستلامه، والدفعة الثالثة بعد الإستلام التجريبي وهكذا حيث يمكن التقسيم لمراحل المشروع والدفعات كتالي: (التحليل التفصيلي وتصميم الشاشات، البناء البرمجي، النسخة التجريبية، النسخة النهائية )، علما بأن التقسيم مقترح ولكل مشروع حالته الخاصة.

6. حقوق امتلاك النظام

ينبغي الإشارة إلى حقوق امتلاك النظام وبالذات المتعلقة بحقوق استخدام كود المصدر البرمجي Source Code، حيث من المهم التفاهم عليها والحالة الأفضل بالتأكيد أن تمتلك المنظمة ذلك الكود. وإن لم يكن فيتم الاتفاق على طريقة لبيعه أو اعطاءه لأنه مهم في حالة رغبة المنظمة في تطوير نسخة أخرى من النظام عند شركة أخرى غير التي بنت النسخة الأصلية، ويحدث ذلك عادة عند الخلاف أو في حال خروج الشركة التقنية المصممة للنظام من السوق لأي سبب.

7. طريقة التخارج

من المهم في عقود المشاريع التقنية الإشارة إلى طريقة التخارج في المشروع وآلية التحكيم ومن سيحكم وكيف؟. الصيغة المتداولة بأن القضاء في نفس البلد هو من سيفصل في التنازع غير عملية وتأخذ وقت وجهد طويلين، في حين أن تحديد آلية إدارة الخلاف في العقد من خلال التحكيم – بشقيه الفني والقانوني – أضبط وأيسر على اطراف التعاقد.

أخيرا يجب أن نلفت النظر لنقطة مهمة وهي أن كل مشروع تقني حالة خاصة بذاتها وأن هذه النصائح السريعة هي من واقع خبرة عملية وربما لدى القانويين وأهل الاختصاص بعدا آخر في تناول هذا النوع من العقود فينبغي الحرص كما ذكرت في بداية المقال على الاستشارة القانونية والفنية في بناء العقود.

عن الكاتب

سعيد اليزيدي

اترك تعليق