تعتبر الميزانية التقنية أحد الأمور المهمة التي يجب التخطيط لها وكتابتها بعناية، فهذا الملف المكتوب سيكون مفصلياً في سلاسة العمل داخل القسم التقني للمنظمة. تتجاذب هذه الميزانية أمور عديدة مثل احتياجات الأقسام الأخرى، والأولويات من مختلف الأقسام والجهات والتي قد تتعارض مع بعضها، والحاجة للبحث عن حلول تقنية أكثر فعالية وتخدم أهداف المنظمة بشكل أفضل.

لماذا نحتاج لكتابة ميزانية تقنية؟

بدون ميزانية تقنية مكتوبة، ستحتاج لطلب وتبرير كل إنفاق تقني تريده أو يطرأ عليك، مما يضيف عليك جهداً كبيراً لا حاجة له. كما أنك تستطيع النظر لهذه الميزانية المكتوبة كأنها خطة مشروع أو خارطة طريق لقسم تقنية المعلومات في المنظمة، فهي تعطيك نظرة عامة لقسم التقنية وللدعم المالي الذي يحتاجه. ومن مزايا الميزانية التقنية المكتوبة أنها تدمج عناصر الإنفاق المتشابهة، مما يسمح لك بمعرفة حجم إنفاقك في عنصر معيّن ومقارنته مع معيار عالمي أو مع منظمات مشابهة.

كما أن الميزانية التقنية تسمح لك بمواءمة مصروفاتك التقنية مع الاستراتيجية التقنية للمنظمة. ويمكنك استخدام الميزانية التقنية للأعوام السابقة لتبرير التوجه الجديد الذي توضحه نفقات الميزانية الجديدة. فيمكنك مثلاً تبرير الزيادة في نفقات توظيف موظفين جدد لهذه السنة، وذلك بتوضيح المبالغ الكبيرة المصروفة على الموظفين الخارجيين في الأعوام السابقة.

وقد تشعر عند كتابتك للميزانية أنها خاصة بقسمك، لكن تأكد أن الجميع سيتأثر بها سلباً أو إيجاباً بحسب عنايتك بها والاهتمام بتفاصيلها والتخطيط لها قبل موعدها بمدة كافية. ولن يقف التأثير عند موظفي المنظمة فحسب، بل قد يصل تأثيرها إلى شركاء المنظمة وداعميها والمستفيدين منها على حد سواء، خصوصاً في حالة المنظمات التي تقدم خدمات إلكترونية.

عناصر مهمة في الميزانية التقنية للمنظمة

رغم اختلاف شكل وتوزيع الميزاينة التقنية من منظمة إلى أخرى، إلا أن هناك عناصر مهمة لا بد أن يُنظر لها عند التخطيط وكتابة الميزانية التقنية للمنظمة. سنستعرض هنا 7 من هذه العناصر.

1. نفقات التوظيف:

قد يكون هذا العنصر مهماً لأي قسم تقنية معلومات في طور التوسع، فمع توسّع المنظمة وانتشارها، يحتاج القسم أن يكون مستعداً للتوسّع أيضاً ليستطيع تغطية ودعم المنظمة وذلك بتخصيص جزء من الميزانية لتوظيف أيدي جديدة. وقد يتم جمع هذا العنصر مع عنصر رواتب ومكافآت الموظفين ليكونا في عنصر واحد.

2. نفقات العتاد التقني:

لن تستطيع منظمة من استخدام التقنية لتحقيق أهدافها من دون أن تقوم بتهيئة أجهزة ومعدات تقنية يمكن الاعتماد عليها. هذه الأجهزة والمعدات ستسهل عمل موظفي المنظمة ككل وستجعل المنظمة أكثر فاعلية. يمكن أن تضع تحت هذا العنصر تكاليف السيرفرات الداخلية والخارجية، وتكاليف شراء أجهزة كمبيوتر ولابتوبات وغيرها من الأجهزة مثل الطابعات والفاكسات. وإن كان لدى المنظمة عقود مع جهات أخرى لصيانة هذه الأجهزة، فيمكنك وضع تكلفة العقود هنا. ويمكنك إضافة تكاليف البنية الشبكية الداخلية للمنظمة وما يتعلق بها من أنظمة وأجهزة لإدارة وصيانة وربط الشبكة.

3. نفقات البرمجيات:

أصبحت البرامج والأدوات والخدمات الإلكترونية جزءاً لا يتجزأ من دورة الأعمال داخل المنظمات اليوم. فتجد في كل منظمة شبكة خاصة بها من التطبيقات والأنظمة تتناسب مع طبيعة عملها ومع قدرات فريقها. احرص في هذا العنصر على ذكر كل التكاليف لشراء البرمجيات الأساسية مثل تراخيص شراء أو ترقية نظم التشغيل (الويندوز مثلاً) وتراخيص برمجيات التحرير (مثل حقيبة برامج الأوفيس) وتراخيص برامج مكافحة الفيروسات (مثل برنامج مكافي McAfee) وغيرها من البرامج. وإذا كان هناك خدمات مدفوعة تستخدم داخل المنظمة (مثل خدمة للنشر في الشبكات اجتماعية) فقم بذكر تكاليف الاشتراك فيها في هذا العنصر. ولو كان هناك أنظمة خاصة بكم (مثل نظام إدارة موارد) ولها عقود اشتراك أو صيانة ودعم فني مع شركات خارجية، فقم بذكر تكاليف هذه العقود هنا أيضاً.

ويمكنك تحت هذا العنصر ضم تكاليف التوسّع في الخدمات السحابية التي تستخدمها المنظمة أو تكاليف التبني والانتقال للخدمات السحابية. ويمكنك أيضاً إفرادها في عنصر مستقل في ميزانيتك التقنية إن أردت ذلك. وقد يكون إفرادها في عنصر مستقل خياراً أفضل إذا كان التحول للسحابة أحد التوجهات الاستراتيجية التقنية للمنظمة.

4. نفقات المشاريع الموكلة للفريق التقني:

غالباً ما يتم إيكال بعض المشاريع التقنية للمنظمة الصغيرة لشركات وجهات خارجية، وهذا طبيعي ومتوقّع خصوصاً إذا كان فريق تقنية المعلومات صغيراً أو حديث النشأة. ولكن قد تكون الحالة في بعض المنظمات أن يتم إيكال المشروع لفريق التقنية داخل المنظمة، وفي هذه الحالة، يتعيّن عليك إدراج التكاليف المتوقعة لهذه المشروع تحت عنصر مستقل في الميزانية. وفي حال تم إيكال أكثر من مشروع لفريقك، فيمكنك إدراج كل مشروع كعنصر مستقل في الميزانية. احرص على ذكر تكاليف كل التفاصيل المتعلقة بالمشروع، من توظيف المستشارين، إلى تكلفة الأجهزة الجديدة المستخدمة في المشروع، إلى تكلفة البرمجيات المستخدمة في المشروع، إلى تكاليف الإطلاق والدعم الفني المستمر للمشروع.

5. نفقات التدريب:

التقنية في تطور مستمر وتغيّر لحظي لا يكاد أن يهدأ. فعندما نتحدث عن التقنية فإن ما يعتبر صيحة العصر اليوم سيكون من الماضي خلال سنين قليلة. يعد التدريب أهم الأشياء التي يمكن أن توفرها لموظفي المنظمة حتى يبقوا على اطلاع بما يستجد في الأمور التقنية، خصوصاً فيما يتعلق بأمن المعلومات. كما أن تدريب وتطوير مهارات الفريق التقني سيكون له عائد كبير على الموظف نفسه وذلك بزيادة انتمائه لمنظمة تهتم به وبتطوير مهاراته، وعلى المنظمة نفسها كذلك. ضع في الميزانية التقنية عنصراً خاصاً بالتدريب، تضع فيه ميزانية التدريب التقني المستمر للموظفين عامة، والتدريب التقني الخاص بفريق التقنية في المنظمة مثل حضور الدورات التدريبية، والحصول على الشهادات التقنية المشهورة، وإنهاء البرامج التدريبية التقنية المتخصصة.

6. نفقات أجهزة الجوال:

هل عند منظمتكم رقم خاص بالواتساب؟ هل يحتاج فريق الشبكات الاجتماعية إلى جهاز جوال واشتراك انترنت ليستطيعوا النشر بسهولة خارج أوقات الدوام؟ إن كانت الإجابة بنعم، فيجدر بك أن تخصص ميزانية كافية لتغطية هذه التكاليف. عند كتابتك لها، فكّر بتكلفة اشتراكات أرقام الجوالات وتكاليف باقات الإنترنت، وتكلفة الأجهزة الذكية نفسها.

7. النفقات الطارئة:

مهما كنت حريصاً في إطلاق خدمة أو ربط عتاد إلكتروني، سيمر عليك وقت تتعطل فيه هذه الخدمة أو يتوقف فيه هذا العتاد عن العمل. سيأتيك موظفون يشتكون من انقطاع شبكة الانترنت، أو تعطل الطابعة المركزية في المنظمة، أو غير ذلك. وقد تحتاج حينها إلى التحويل إلى حل مؤقت ومكلّف في نفس الوقت حتى يتم إصلاح العطل، أو استبدال الجهاز أو الخدمة المتعطلة بشكل كامل. في كلا الحالتين، أنت أمام تكاليف إضافية لم تحسب لها حساباً، إلا إذا كنت قد أضفت في ميزانيتك التقنية عنصراً خاصاً بالحالات الطارئة مثل هذه.