يعتبر مكتب إدارة المشاريع PMO أحد أهم الأدوات الحديثة في عالم المشاريع التي تعين المنظمات على الوفاء بالتزامات المشاريع المتنوعة مثل:
تحقيق القيمة المتوقعة من المشروع، وضبط الجودة في التسليم وفق الوقت والتكلفة ونطاق العمل المطلوب. يتم ذلك من خلال دعم مدراء مشاريع المنظمة بالأدوات والمنهجيات والتدريب اللازم لتحقيق أهداف مشاريعهم وكسب رضا العملاء. ومع تعقد المشاريع وتنوع هياكل المنظمات وأحجامها تغيرت بالضرورة أنواع مكاتب إدارة المشاريع من النوع التقليدي إلى ما أصبح يسمى مكتب إدارة المشاريع الافتراضي THE VIRTUAL PROJECT MANAGENT OFFICE.

وهو مثل مكتب إدارة المشاريع التقليدي إلا أنه يعتمد على التواصل الافتراضي واستخدام التقنية في إدارة فريق المكتب والذين هم بالعادة مدراء مشاريع في المنظمة.

ومثل ما هو مكتب إدارة المشاريع في الواقع كذلك يقوم مكتب إدارة المشاريع الافتراضي بالدور نفسه حيث يزود الدعم لمدراء المشاريع على نطاق لا يرتبط بالمكان أو بقرب مدراء المشاريع وأعضاء المكتب من بعضهم بل على نطاق أوسع. حيث يساهم هذا النموذج في استقطاب مدراء مشاريع من خارج المنظمة بل وأحيانا من خارج الدولة نفسها بحثاً عن الجدارة في التوظيف والتي لا تتاح أحيانا في التوظيف العادي. وهذا بلا شك ينعكس على جودة مخرجات العمل وتحقيق تطلعات العملاء على مدار الساعة.

فوائد تأسيس مكتب إدارة المشاريع الافتراضي بنموذج VPMO:

1. توفير الجدارات والكفاءات الوظيفية من مدراء المشاريع الذين يصعب استقطابهم بتفرغ كامل في النوع التقليدي.
2. تقوية التعاون والتواصل بين أعضاء الفريق في أي وقت حيث يحتم طبيعة العمل الافتراضي التشاركية والفاعلية في التواصل.
3. التعلم السريع والوصول السريع والسهل للبيانات حيث تتيح التقنية تبادل المعلومات بشكل سريع ومميز.
4. توفير تقديم الدعم لمدراء المشاريع وللمنظمة في أوقات متنوعة.
5. التغطية حيث يمكن تعيين مدراء مشاريع عدة لأنواع مختلفة من المشاريع ومناطق جغرافية متنوعة.
6. توفير التكاليف على المنظمة.

[irp posts=”79283″ name=”انفوجرافيك | مزايا برامج إدارة المشاريع”]

كيف تبدأ المنظمة في تطبيق VPMO؟

قبل البدء يجب أن تقتنع الإدارة العليا بالمشروع من حيث المبدأ. ومن ذلك تقديم الاقناع بصورة عملية من خلال وصف الحلول التقنية المستخدمة في النموذج الافتراضي ومن ثم تحليل التوقعات والتحديات والتكاليف المتوقعة وتقديم تصور واضح للمشروع.

وحول ذلك يمكن تقديم النصائح التالية من واقع التجارب العملية في هذا المجال:

1. أهمية الحصول على دعم الإدارة العليا بقناعة ناتجة من المتوقع من المكتب وفوائد تطبيقه بما في ذلك وضوح الرؤية من المكتب ولماذا تم اختيار هذا النموذج بالذات؟
2. بناء الثقة والدراية والوعي بالتقنية، غالبا لن ينجح النموذج في بيئة لا تشكل التقنية جزءاً من ثقافتها ومن ذلك اختيار الحل التقني المناسب للمكتب بناء على المنظمة وحجمها ونوع نشاطها.
3. المرونة في العمل مع الفرق الافتراضية حيث لا يمكن أن تديرها بنفس آلية الفرق التقليدية.
4. توفير وتوضيح قنوات الدعم والمساعدة التقنية والفنية بكل سلاسة حيث يستطيع أي عضو في المكتب رفع استفسار أو طلب تغيير ويحصل بالمقابل على الدعم في وقت قياسي.
5. العمل بشكل عميق على مؤشرات أداء الإنتاجية لعضو المكتب ومدراء المشاريع الافتراضيين حيث يغلب النزاع في مثل هذا النوع من المكاتب حول الإنتاجية ومؤشراتها.
6. التحلي بالصبر وعدم استعجال النتائج حيث ينتظر المنظمة المزيد من الحوكمة والمراجعة المستمرة للعمل وفق هذا النموذج، واثبات مناسبته للمنظمة.