كل المؤسسات والمنظمات أُنشئت لتحقيق أهداف وغايات يسعى العاملون فيها لتحقيقها. لكن يصعب التركيز دائماً على المهام الرئيسة عندما يكون الجدول مزدحماً بالمهام الإدارية والتشغيلية. كيف تستطيع التأكد من أن تركيزك منصب على مهامك التي تعتبر حاسمة وضرورية للمنظمة؟ سؤال ضعه في بالك وذكّر نفسك به بين كل فترة وفترة لتعيد قائمة الأولويات لديك.

هناك الكثير من الأدوات والتطبيقات الجاهزة والمجانية عبر الإنترنت والتي ستساعدك على إدارة هذه المهام بكل يسر وسهولة. وكذلك تستطيع – باستخدام هذه الادوات – تفويض المهام ومتابعتها بشكل آلي ومنظم، مثل الأمور المالية والاتصالات وجدولة المهام وما إلى ذلك. وهذا المقال هو دليل مبسّط لاستخدام بعض التطبيقات لجعل مهامك الإدارية والتشغيلية اليومية تدار بشكل رائع ومنظم.

قبل البدء:

من الأفكار الجيدة قبل البدء، أن تدعو جميع أعضاء الفريق وتسألهم عن التطبيقات والأدوات التي يستخدمونها بشكل يومي لإدارة مهامهم الشخصية. هذه الخطوة مهمة لمعرفة ما هي التطبيقات التي تستخدمها أنت حالياً ويستخدمها فريق العمل أيضاً، فقد تجد أن بعض هذه الأدوات مناسبة لتبنّيها على مستوى المنظمة ككل.

عند النهاية من هذه المرحلة الأولية، إليك هذه الخطوات الخمس التي ننصحك باتباعها لتصل إلى مرحلة متقدمة من إدارة الوقت داخل المنظمة:

1. ابحث عن تطبيق يساعدك على إدارة المهام اليومية

هناك الكثير من التطبيقات الرائعة والمميزة لإدارة المهام اليومية من أبرزها Google Keep. بإمكانك من خلاله إنشاء قوائم وملاحظات ورسائل تذكيرية وغيرها من الأمور والتي يمكن أن تكون مشتركة عبر عدد من الأجهزة (كمبيوتر، جوال، أي باد). بإمكانك مشاهدته واستخدامه الان إذا كنت تستخدم قوقل درايف Google Drive أو أي من منتجات قوقل. ميزة التطبيق أنه يملك واجهة تدعم اللغة العربية وسهلة الاستخدام بشكل كبير جداً، ولكنه لا يملك الكثير من المميزات والتي ستجدها في تطبيقات أخرى.

2. اجعل جدول مهام فريق العمل في صفحة واحدة مشتركة.

عندما يتعلق الأمر في متابعة جدول المهام مع فريق العمل أو رؤية أوقات الضغط والفراغ، اجعل الجميع في صفحة واحدة لتبقى متزامناً مع الكل ولتتجنب الفوضى وسوء الفهم وكذلك النكبات. هناك الكثير من التقويمات التي ستساعدك لإضافة آخر الأحداث والمستجدات لتبقى متزامناً مع كل أعضاء الفريق. من أبرز هذه التطبيقات تقويم قوقل Google Calendar. هذا التطبيق ليس فقط لإدارة تقويمك الخاص، بل تستطيع أن تنشئ تقويم آخر وتشاركه إما داخل نطاق المنظمة في حال كانت المنظمة تستخدم Google أو تشاركه بإضافة أفراد بعينهم. وتستطيع أيضاً أن تضيف صلاحيات لكل مشارك، كمشاهدة الحدث/المهمة مع التعديل عليها أو مشاهدة الحدث/المهمة فقط أو حتى بإمكانك جعل المشارك يرى حالة الموظف فقط (مشغول/متاح). وبإمكانك الرجوع إلى هذا الدليل باللغة العربية لمعرفة كيفية انشاء تقويم جماعي عن طريق تطبيق تقويم قوقل.

3. استخدم تطبيق سهل الاستخدام والمشاركة لإدارة المشاريع

ألق نظرة على تطبيق Trello، قد يكون من أفضل التطبيقات التي ستتعامل معها من جهة إدارة المشاريع. التطبيق ذو واجهة بصرية سهلة الاستخدام ولا يطلب منك فهم GANTT Charts أو أي من المصطلحات التي تُستخدم في إدارة المشاريع.

يستخدم تطبيق Trello قوائم قد تحوي تحتها قوائم أو بطاقات. تستطيع ادراج مهمة أو عدد من المهمات داخل كل بطاقة وتضع لها مدة زمنية، وكذلك تستطيع توكيل هذه المهمة لشخص أو عدد من الأشخاص بالإضافة إلى إمكانية انتقال البطاقة من قائمة لأخرى. ومن أبرز مميزاته ارسال رسائل إلكترونية للشخص المعني عند إضافة مهمة له أو عند التعليق على أحد مهامه المدرجة سابقاً. وهناك العديد من المميزات الرائعة في هذا التطبيق والتي ستكتشفها عند ممارستها بشكل يومي. عيب التطبيق الأكبر أن الواجهة غير معربة لهذا قد تحتاج لترجمة بعض المصطلحات ولكن مع الاستخدام اليومي ستتغلب على هذه المشكلة بإذن الله.

[irp posts=”10069″ name=”إدارة المهام في المنظمات الخيرية باستخدام تطبيق Wunderlist”]

4. اضبط وتحكم في بريدك الإلكتروني

“هذه رسالة مهمة يجب أن أتعامل معها الأن”، “هذه رسالة مهمة لكن أستطيع ان أتعامل معها لاحقاً”، “هذه الرسالة مزعجة يجب أن تذهب ضمن البريد المهمل” وهكذا. الواقع أن أغلب رسائلنا الإلكترونية اليومية التي نتلقاها تقع ضمن هذه الفئات الثلاث. في بريدك الإلكتروني الشخصي قد تكون قادر على إدارة جميع هذه الرسائل بنفسك. لكن بريدك الإلكتروني في العمل عادة ما تكون القصة مختلفة، فهناك العشرات – وقد تصل إلى المئات – من الرسائل الإلكترونية اليومية في مختلف المجالات ودرجات الأهمية، فستجد نفسك دائماً ضائعاً في صندوق بريدك. لهذا لابد من استخدام أحد التطبيقات والتي ستساعدك على ترتيب بريدك وإدارة المراسلات والمهام.

من أبسط التطبيقات في هذا المجال تطبيق Sanebox تستطيع اضافته على بريدك الإلكتروني لإدارة وتصنيف الرسائل من المتصفح مباشرة. فيه عدد من المميزات وخاصة لأصحاب البريد الممتلئ، ولكنه غير مجاني، لكنك تستطيع تجربته لمدة أسبوعين بشكل مجاني لترى مدى مناسبته لك. كذلك بإمكانك إضافة تصنيفات على بريدك الإلكتروني بشكل مباشر سواء في Gmail أو Outlook، مثل إضافة تصنيفين (الرد بشكل مباشر/ الرد عند الفراغ ) فكل ما عليك فعله هو سحب الرسالة إلى التصنيف المناسب له. بهذا تكون قد ضبطت بريدك الإلكتروني نوعاً ما بحيث لن تمر عليك رسائل مهمة من غير أن تضعها ضمن تصنيفات.

5. أدر أعمالك من جوالك

قد تكون ضمن مهامك اليومية أو مهام فريق العمل معك التواصل مع المجتمع ضمن أحد قنوات التواصل الاجتماعي (تويتر، انستغرام، سناب شات، فيسبوك … إلخ). من أبرز صفات القنوات الناجحة هي التواصل والنشر بشكل دائم وخلق محتوى سريع من جوالك الخاص.

لن تستطيع مواكبة كل هذه المستجدات مالم تكن مستعد بشكل دائم وسريع. ولا تنسى هناك تطبيقات تساعدك على إدارة أكثر من قناة تواصل في وقت واحد مثل Franz.

---

في الختام: سواءً اخترت كل التطبيقات الموجودة هنا أو عدداً منها أو اخترت مجموعة من تطبيقاتك الخاصة المختلفة تماماً عن المذكور هنا، كل هذا لا يهم! المهم أن تستخدم تطبيقات تناسبك أنت وأعضاء فريقك حتى يسهُل عملكم ويقلّ الوقت والجهد، خصوصاً في المهام الإدارية والتشغيلية، وينصبّ جلّ وقتك على مهامك الأساسية.