ليس بخافٍ على الكثير مقدار ما تقدمه الاجتماعات الإلكترونية من ميزات وفوائد لاسيما في القطاعات الخيرية، حيث توفر الوقت والجهد والمال على المنظمة. كما أن إضافة عنصر الرؤية والتفاعل لما يُعرض في الاجتماعات الإلكترونية من صور أو مستندات أو برامج وتطبيقات يعتبر نقطة إيجابية في صالحها. ومع وجود الكثير من الأدوات والخدمات المتخصصة في الاجتماعات الإلكترونية والتي توفر العديد من المميزات، يبقى اختيار الخدمة الأنسب مهمة تحتاج بعض التفكير والتخطيط. سنعرض هنا أهم المزايا التي توفرها خدمات وادوات الاجتماعات الإلكترونية، ثم سنعرض بعض النقاط التي يجب مراعاتها قبل تبنّي هذه الادوات مع مقارنة سريعة لأشهرها.

أهم مزايا الاجتماعات الالكترونية:

مشاركة سطح المكتب:

هذه الميزة الأساسية تتيح للمشاركين رؤية ما هو موجود على شاشة المُقدِّم من الوثائق إلى العروض التقديمية والبرمجيات. يجدر الانتباه أن عدداً من أدوات الاجتماعات الالكترونية تدعم هذه الميزة للأجهزة التي تعمل بأنظمة ويندوز فقط، وبعضها تدعم تلك التي تستخدم متصفحات إنترنت إكسبلورر فقط. فأن كنت تستخدم نظاماً آخر (مثل ماك او لينكس) أو متصفحاً آخر، يجب أخذ هذه النقطة في عين الاعتبار عند البحث عن أدوات الاجتماعات الالكترونية.

التحكم في سطح المكتب:

تعتبر هذه الميزة خطوة أبعد من الميزة السابقة، حيث تتيح بعض الأدوات منح السيطرة على سطح المكتب الخاص بك إلى شخص آخر، والسماح له بتشغيل التطبيقات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تزويدك بما تحتاجه من دعم فني لجهازك هو أحد الأمثلة لفوائد هذه الميزة.

المحادثة النصية المكتوبة:

هذه الميزة الأساسية تتيح للمشاركين وللمحاضرين المناقشة مع بعضهم البعض أثناء العرض. بعض الأدوات تتيح لكافة المشاركين رؤية هذه الرسائل وفي ذات الوقت يمكن تفعيل خاصية المراسلة الخاصة مع واحد من بين المشاركين. وهناك أدوات أكثر تقدما بإمكانها أن توفر “غرف نقاش” بحيث يمكن لعدد من المشاركين المحادثة على وجهٍ خاص.

مشاركة شرائح العرض أو الملفات:

هذه الميزة تضيف بعداً مهماً وهو مشاهدة شرائح العرض أو الملفات ذات العلاقة بالاجتماع في قاعة الاجتماع الالكتروني مباشرةً. وتكمن أهمية هذه الميزة في أنها تجنب مقدم العرض والحضور كذلك متاعب التبديل بين سطح المكتب وبين قاعة الاجتماعات للوصول لما يحتاجه من ملفات أو عروض.

تمكين الحضور من العرض:

في العديد من الاجتماعات تكون الحاجة قائمة لتمكين الحضور أو بعضهم من تولي زمام العرض. هذه الميزة تمكنهم من ذلك بحيث تُعطى الصلاحية لأحد الحضور لعرض شاشته لبقية المشاركين في الاجتماع وتقديم ما لديه من مشاركة.

إظهار المشاعر والقيام باستطلاعات للرأي:

الاجتماعات عن بعد لها تحدياتها والتي منها معرفة انطباع المشاركين حيال ما يطرح. من هنا كان السماح للمشاركين بإبداء آرائهم – سواء باستخدام الصور الصغيرة ذات الدلالة الواضحة أو باستخدام العبارات مثل “تحدث ببطء” أو “تحدث بصوت أعلى” – أمراً مفيداً للغاية. إضافة الى ذلك فإن القدرة على القيام باستطلاعات رأي سريعة من شأنها قياس اختيارات المشاركين تساعد على المحافظة على اهتمامهم ومشاركتهم الفاعلة في الاجتماع.

بث الفيديو:

هذه الميزة أحد أهم الميزات في إطار الاجتماعات الالكترونية حيث تتيح للمقدم من بث فيديو له أثناء عرضه وحديثه وبالإمكان في بعض الحالات قيام المشاركين بالمشاركة ايضاً وبثّ فيديو لأنفسهم لبقية المشاركين في الاجتماع.

كيفية اختيار الميزة المناسبة:

بعد عرض أهم مزايا الاجتماعات الالكترونية يأتي دور اختيار الاداة المناسبة والتي تعتمد بالدرجة الأولى على النقاط التالية:

1. تقدير مدى الحاجة: أهم عنصر يجب مراعاته لتحديد الاداة المناسبة للاجتماع الالكتروني هو تقدير ومعرفة الاحتياجات الفعلية في الاجتماع ، فلابد من وجود معرفة حول عدة أمور منها على سبيل المثال: عدد الأشخاص المعنيين بحضور الاجتماع ، مدى إلمام الحضور بكيفية استخدام برامج الاجتماعات الالكترونية لتحقيق الفائدة العظمى منها ، معرفة ما إذا كانت اجتماعات طويلة أو قصيرة ، معرفة ما إذا كانت هناك خطة واضحة للاجتماع أو لا ، معرفة ما إذا كان سيتم تسجيل الاجتماع أم لا. وضوح ومعرفة هذه التفاصيل سيساعد بشكل مهم في اختيار الاداة المناسبة.
2. تقدير مدى الحاجة للمشاركة: إذا كان تحقيق الهدف من الاجتماع الالكتروني يتطلب استخدام تقنيات متطورة لتبادل الأفكار ومزيد من التفاعل فإن الاداة المناسبة هي تلك التي توفر مشاركة سطح المكتب وشاشة العرض أما إذا كان الهدف من الاجتماع الإلكتروني يتطلب فقط اللقاء وجهاً لوجه فإن الميزة المناسبة ببساطة هي برامج مؤتمرات الفيديو.
3. تقدير الاختلاف في نوعية الأجهزة والأنظمة المستخدمة: لابد أن يؤخذ في عين الاعتبار أن النظام المستخدم في الاجتماع الالكتروني يدعم كل انواع الأجهزة والانظمة المستخدمة من أعضاء الاجتماع. فمثلاً: قد يستخدم أعضاء الاجتماع أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو الأجهزة النقالة للمشاركة في الاجتماع.
4. دعم الشبكة: لابد من التأكد من أن الشبكة والبنية التحتية الحالية للمنظمة تدعم أدوات الاجتماعات الالكترونية وإلا فقد تضطر المنظمة إلى ترقية شبكتها و إيجاد حلول داخلية أخرى قد تؤثر على البنية التحتية للمنظمة كترقية الأجهزة داخل الشبكة.

أبرز مزودي خدمات الاجتماعات الالكترونية وأبرز الميزات المتاحة:

يعرض هذا الجدول أبرز مزودي أداوت الاجتماعات الإلكترونية ويوضح كذلك الميزات التي تُقدمها كل أداة. اعتبر هذا الجدول نقطة بداية لك عند اختيار الأداة التي ستلبي احتياجات منظمتك الخيرية.

مزود الخدمة	RingCentral	ClickMeeting	Join.Me	eVoice	GoToMeeting	CiscoWebEx	Zoho	Skype
نسخة مجانية	×	×	√	×	√	√	√	√
دعم عدة لغات	√	√	√	×	√	√	√	√
مشاركة سطح المكتب	√	√	√	√	√	√	√	√
مشاركة الفأرة ولوحة المفاتيح	√	√	√	√	√	√	√	√
تسجيل الصوت	√	√	√	√	√	√	√	√
تسجيل الفيديو	√	√	√	√	×	√	×	√
التخزين السحابي	√	×	√	×	×	×	√	√
محادثة نصية عامة	√	√	√	√	√	√	√	√
محادثة نصية خاصة	√	√	√	√	√	√	×	√