إدارة التقنية

المستودعات التقنية في المنظمات الخيرية

كُتب بواسطة عبدالعزيز الحمادي

تعتبر عملية التخزين من أهم العمليات التي تحافظ على المقتنيات التقنية والإعلامية من التلف، وتضمن بقاءها بجودة عالية لفترات طويلة. وفي الواقع نأسف عندما نرى أن غالب الجهات الخيرية لا تلقي بالاً لعملية التخزين المناسبة للعتاد التقني والإعلامي الخاص بها، فبدلاً من أن يكون عمر جهاز ما 5 أعوام، سرعان ما يتلف خلال عام واحد بسبب سوء التخزين.

وعملية التخزين هي عبارة عن تجميع العتاد في مكان مناسب لفترات زمنية متفاوتة بهدف حفظها لاستخدامها في فترات قادمة. سأحاول في هذا المقال إلى تسليط الضوء على أهم الإجراءات التي تتم قبل وأثناء وبعد عملية التخزين للمحتوى التقني والإعلامي في المنظمات.

المستودع

ut-computers-1

وهو أهم عنصر في عملية التخزين، إذ يجب أن يكون مناسباً لنوع المواد المخزنة فيه، فالمواد التقنية والإعلامية في العادة تحتاج إلى بيئة تخزين خاصة بها نظيفة وجافة وباردة، ومن غير الصحيح أن يتم تخزين الأجهزة التقنية والمواد الإعلامية في المستودع العام للمنظمة، مع قطع الأثاث والمواد الغذائية وأدوات البناء وغيرها، فهذا قد يتسبب في تلف الأجهزة التقنية والمواد الإعلامية.

ومن أبرز الأجهزة التقنية التي يتم تخزينها في المنظمات باستمرار:

  1. أجهزة الكمبيوتر والطابعات وملحقاتها.
  2. أجهزة التصوير والعدسات وملحقاتها.
  3. أجهزة التسجيل الصوتي والمايكات وملحقاتها.
  4. وحدات التخزين (الهاردسك) المتنقلة والشبكية والذواكر.
  5. شاشات التلفاز وأجهزة العرض.
  6. المحولات والوصلات الصغيرة.
  7. أسلاك الصوت والفيديو والشبكة وما شابهها.

ومن أبرز المواد الإعلامية التي يتم تخزينها في المنظمات باستمرار:

  1. الأقراص المضغوطة والكاسيتات الصوتية وشرائط الفيديو.
  2. المطبوعات الورقية والبلاستيكية.
  3. اللوحات الدعائية والإعلانية.

لذلك يجب أن يكون المستودع مصمم خصيصاً لتخزين مثل هذه الأنواع من المحتويات. وبعد تجهيز المستودع بكافة تجهيزاته عليك البدء في الخطوات التالية:

1- الجرد والترقيم

erp-deposito

بعد أن يتم إيجاد مكان مناسب لتخزين أجهزتك التقنية وموادك الإعلامية يجب عليك البدء في جرد جميع الأجهزة التي تود وضعها في المستودع لتخزينها، وسردها في قائمة إلكترونية.

بعد ذلك قم بترقيم جميع المواد والأجهزة التي قمت بجردها، وضع لكل صنف رقم خاص فيه، ويمكنك اعتماد أحد نوعي الترقيم:

  • النظام الأبجدي (ج/ ص/ ع)
  • النظام الرقمي (35/ 56 /08/12)

وسجله في النموذج الإلكتروني، وقم كذلك بطباعة هذا الرقم نفسه على بطاقة لاصقة صغيرة وألصقها على الجهاز أو المادة. ويمكنك استخدام أي طريقة من طرق التكويد الشهيرة، مثل:

  • التكويد طبقاً لطبيعة الصنف.
  • التكويد طبقاً لطبيعة الاستخدام.
  • التكويد طبقاً لطبيعة الإدارة المالكه للصنف.

ويتمكنك هذه العملية من الوصول إلى الجهاز الذي تريد في أسرع وقت وأقل جهد، وكذلك في حالة استعارة الجهاز أو المادة يمكنك تقييدها برقمها فقط دون الحاجة لأي شيء غير ذلك.

نظام إدارة المستودعات

اقرأ أيضاً:  أفضل الطرق لاختيار وتفعيل نظام إدارة علاقات المتبرعين إدارياً وتقنياً

يمكنك كذلك شراء نظام “إدارة المستودعات”، وهي أنظمة متوفرة بشكل كبير في الإنترنت، بعضها مدفوع وبعضها الآخر مجاني. وفائدة هذه الأنظمة أنها تيسر لك عملية إدارة المستودع وتسهيل عمليات الإعارة والاستلام وغيرها. وبعض الأنظمة تتوفر فيها ميزة الباركود، فتتمكن من جرد جميع العتاد الذي في المستودع عبر قراءته بجهاز قارئ الباركود.

2- الفحص والتوصيف

Inventory_Management_2

بعد أن تقوم بعملية الجرد والترقيم أو التكويد يجب عليك أن تقوم بفحص جميع العتاد الموجود في المستودع، كيف حالته الفنية والتشغيلية، وما مدى جودته. وتفيدك هذه العملية بمعرفة العتاد التالف لتقوم بإتلافه، فتخزينه سيكلفك الكثير من المال والمساحة في المستودع وأنت في غنى عن ذلك.

بعد أن تقوم بفحص جميع المواد المخزنة يتبقى عليك أن تكتب توصيف لكل مادة، ومن المعلومات التي يجب تدوينها في النموذج عن كل مادة:

  • اسم المادة.
  • قيمتها وتكلفتها.
  • تاريخ الشراء ودخول المستودع.
  • حالتها الفنية.
  • تاريخ انتهاء الصلاحية.
  • الأرقام السرية لأجهزة الكمبيوتر.
  • مساحات التخزين لوحدات التخزين.

3- التخزين

يمكنك بعد عمليات الجرد والتوصيف والترقيم من ترتيب العتاد في المستودع بشكل منظم، ومن الرائع أن تقوم بتفصيل رفوف على مدار المستودع، وتقوم بترقيم هذه الرفوف حسب تصنيف العتاد. بعد ذلك تقوم بالترتيب على الطريقة التي تراها أنسب لك وأسرع في الوصول إلى ما تريده مستقبلاً.

مع الحرص على عدم وضع العتاد الثقيل في أعلى الرفوف، كي لا تعاني وقت حاجتك إياه. وتعود دائماً أن تضع في الرفوف العليا العتاد الخفيف الصغير، والعتاد الكبير الثقيل في الأسفل.

الأمن والسلامة

maxresdefault

تأكد دائماً من إجراءات الأمن والسلامة في المستودع، فكثيراً ما تشب الحرائق في المستودعات لعدم الإهتمام في سلامتها. وللحد من الحرائق احرص على التالي:

  • اختيار طريق الإطفاء المناسب حسب مصدر أو سبب الحريق فالحريق الناتج عن الكهرباء يختلف عن الحريق الناتج عن الوصلات الكهربائية أو الغازات.
  • العمل على توفير أجهزة الإنذار ومنافذ الهروب فى المباني وكذلك توفير معدات الإطفاء السريعة واستخدام الرشاشات العلوية إذا أمكن.
  • مراعاة اعتبارات الوقاية والأمان عند التصميم واستخدام المواد العازلة للحرارة.
  • نشر تعليمات الأمن والوقاية على العاملين والتدريب عليها.
  • الاحتفاظ بسجلات منتظمة عن الحوادث والإصابات والحرائق.
  • التأمين على الممتلكات فى المستودعات والعاملين فيها من الحرائق.

ختاماً .. نرجو من جميع المنظمات أن تهتم في المستودعات التقنية الخاصة بها، وأن تطبق فيها نظام جرد إلكتروني يسهل عملية إدارتها. وإذا كنت تبحث عن برامج عالمية لإدارة مستودعات باللغة الإنجليزية فيمكنك زيارة هذه الصفحة لتجد فيها عدد كبير من البرامج المتخصصة.

عن الكاتب

عبدالعزيز الحمادي

المدير التنفيذي لمؤسسة التقنية المباركة .. مهتم بالتقنية والعمل الخيري وإثراء المحتوى العربي على الإنترنت ..

3 تعليقات

اترك تعليق