أنظمة وأدوات إدارة التقنية

١٠ خطوات لتكون مديراً تقنياً

كُتب بواسطة عبدالعزيز الحمادي

أصبحت التقنية اليوم حجر زاوية في استمرار العمليات داخل المنظمات بشكل سريع وخالٍ من الأخطاء، ولا تستطيع أي منظمة العمل بشكل طبيعي بدون تفعيل حقيقي للجانب التقني.

وأحد أهم أسس تطبيق التقنية في المنظمات اليوم هو تَبَنّي القيادة العليا لمفهوم التقنية واستيعاب أهميتها في إدارة المنظمة، لأن المدير غالباً هو صاحب القرار النهائي في أي عملية للتحول التقني. ومن أهم الأمور التي يجب على كل مدير استيعابها أن التقنية أصبحت سبب رئيسي في:

  • توفير الوقت في متابعة الأعمال والمنجزات.
  • معرفة الأخطاء وتوقعها قبل حدوثها.
  • التقليل من الهدر المالي في عملية إدارة الفرق والمشاريع.
  • المساهمة في سرعة اتخاذ القرارات.
  • التواصل بين المدير والفريق بشكل مستمر لضمان الجودة.
  • سرعة نقل المعلومة بين أعضاء الفريق.
  • حفظ الأعمال والبيانات وسهولة تناقلها ونشرها.

ولكن هل تَبَنّي إدارة المنظمة للتقنية كافٍ للوصول إلى النجاح التقني؟

نعتقد أن التبني لوحده ليس كافياً لوصول المنظمة إلى مرحلة التميز التقني، وللوصول إلى ذلك يجب أن تقوم المنظمة بتطبيق فعلي للتقنية في كافة عملياتها الداخلية، والتطبيق غالباً لن ينجح إذا لم يبدأ المدير بنفسه في ذلك. فالتغيير من رأس الهرم في العادة يكون أعظم أثراً من البدء من تحت الهرم، لأن الإدارة تمتلك جميع مقومات صنع القرار وفرضه على جميع الموظفين.

وتسهيلاً لكل مدير قمنا بجمع أهم ١٠ مهام يجب أن يتم استخدام التقنية بشكل فاعل فيها، ونضمن لمن يطبقها أن تكون منظمته في الطريق الصحيح للتميز التقني الذي نهدف جميعاً للوصول إليه بمشيئة الله.

أولاً: إدارة فرق العمل

تنظيم وتوزيع الأعمال بين أفراد المنظمات يعتبر أحد أهم عوامل النجاح في العمل، وإعمال التقنية في جانب التنظيم من شأنه أن يساهم بشكل كبير في رفع مستوى الأداء وتسهيل عملية التنظيم وتوزيع الأعمال. وهناك الكثير من المنظمات للأسف لا تزال تُعاني من الازدواجية في الأعمال وتراكمها وضعف متابعتها بسبب انعدام تفعيل الأدوات التقنية لإدارة فرق العمل، والتي من أبرز مزاياها:

  • سرعة اتخاذ القرار
  • الحصول على المعلومة
  • معالجة المشكلات
  • توزيع المهام بشكل سريع وواضح
  • متابعة الإنجاز
  • تحديد مواطن الخلل

وتتوفر العديد من الأدوات التقنية التي تسهل من عملية إدارة فرق العمل في المنظمات، ومنها: Trello وهو أحد أشهر خدمات إدارة فرق العمل اليوم، وتستخدمه مئات المنظمات بشكل أساسي في إدارة الأعمال بداخلها.

اقرأ أيضاً:  استخدام خدمة Trello لتنظيم الأعمال في المؤسسات الخيرية

ثانياً: إدارة البيانات

بالطبع فإن توفُّر البيانات للجهات الخيرية يُمَكِّنها من قياس أداءها وتقدمها تجاه تحقيق رؤيتها وأهدافها، وتشكل البيانات مدخلاً رئيسياً في تحسين أعمالها. وأقدر المنظمات اليوم على التخطيط والتعامل مع العمليات والمشاريع هي من تمتلك المعلومات بشتى صورها وأشكالها، فبقدر ما تحوزه المنظمة من معلومات بقدر ما تكون أكثر قوة وأكثر قدرة على التصرف بشكل سليم. بل إن أي نشاط تمارسه المنظمة الذكية يعتمد في أساسه على المعلومات. وبنظرة عابرة للدول المتقدمة والمنظمات العالمية تجد أنه بحجم ما لديها من المعلومات بقدر ما تكون قوتها وسيطرتها على العالم.

مجالات البيانات في المنظمات

تشمل البيانات التي من الممكن على المنظمات جمعها والاستفادة منها على الكثير من الأنواع، إلا أنه بالإمكان تصنيف هذه البيانات إلى عدة مجالات رئيسة، منها:

  • البيانات المالية والمحاسبية.
  • بيانات العمليات الإدارية.
  • بيانات التسويق والتواصل.
  • بيانات المتبرعين والموارد المالية.
  • بيانات البرامج ومخرجاتها.
  • البيانات الخارجية.

وتلعب البيانات اليوم دوراً مهماً في عمل المنظمات، سواءً على الصعيد الداخلي أو الخارجي للمنظمة، ومن أبرز فوائد البيانات في عمل المنظمة:

  • المحاسبة والرقابة.
  • الشفافية.
  • التعاون والتكامل.
  • بناء الخطط والسياسات
  • سرعة اتخاذ القرارات.
  • حشد التوجهات المجتمعية.
  • جذب الإعلام.

وتختلف أدوات تخزين هذه البيانات باختلاف نوعها والهدف منها، فالبيانات المالية يتم تخزينها في البرامج المحاسبية، وبيانات المتبرعين يتم تخزينها في برامج إدارة علاقات العملاء، وبيانات الصادر والوارد يتم تخزينها في برامج الاتصالات الإدارية ونحوها.

ويجب على المدير التقني أن يستوعب آلية عمل هذه البرامج وأين يتم تخزين البيانات حتى يستطيع إدارة الموظف المسؤول عنها والإشراف عليه بشكل سليم.

ثالثاً: إدارة الاجتماعات

تعتبر عملية الاجتماع في المنظمات من أهم أركان العمل المؤسسي، لأن هذه الاجتماعات في الغالب تصدر منها أهم القرارات في الحياة اليومية للمنظمة وموظفيها، فبها يجتمع المدير مع الموظفين، والقائد مع فرق العمل. ويمكننا تقسيم الاجتماعات إلى نوعين رئيسيين:

إدارة الاجتماعات المباشرة

وهي الاجتماعات التي تتم بشكل مباشر في غرف الاجتماعات، والتي أصبحت تعتمد بشكل رئيسي على التقنية في إدارتها، ومن ذلك:

  • شاشة العرض.
  • جهاز الكمبيوتر.
  • السبورة الذكية.
  • إرسال الدعوات إلكترونياً.
  • المؤقت الذكي للاجتماع.

وغيرها الكثير من الأدوات التقنية التي ستسهل من عمل الاجتماعات المباشرة بشكل رئيسي، وسبق أن كتبنا مقالة في مزن حول استخدام التقنية في الاجتماعات للزيادة من كفاءتها.

اقرأ أيضاً:  ٩ خدمات متنوعة تزيد من كفاءة اجتماعات فرق العمل

إدارة الاجتماعات عن بُعد

وهي الاجتماعات التي تتم عن بُعد باستخدام العديد من الأدوات التقنية المختلفة، وبدأت في الانتشار والتوسع بشكل كبير بسبب مزاياها الكثيرة، ومن ذلك:

  • التقليل من الهدر المالي الذي يُصرف على الاجتماعات.
  • توفير الجهد الذي يُمارس لحضور الاجتماعات.
  • إمكانية الاجتماع عن بُعد في أي وقت.
  • عدم الحاجة للتواجد في نفس المنطقة الجغرافية.
  • سهولة مشاركة البيانات والملفات.
  • إمكانية عقد الاجتماعات الطارئة والتجهيز لها سريعاً.

كما تتميز ببعض الخصائص الرائعة التي تتيح للمدير إدارة الاجتماع بكل احترافية، ومن تلك الخصائص:

  1. مشاركة سطح المكتب
  2. التحكم في سطح المكتب
  3. المحادثة النصية المكتوبة
  4. مشاركة شرائح العرض أو الملفات
  5. تمكين الحضور من العرض
  6. إظهار المشاعر والقيام باستطلاعات للرأي
  7. بث الفيديو مضمّن

وهناك عشرات الأدوات التقنية التي توفر خدمة الاجتماعات عن بُعد، وهي ذات استخدام سهل وبسيط. وأشهرها:

  • Hangouts: خدمة للاجتماعات عن بُعد من شركة جوجل، متميزة وشهيرة وتناسب للاجتماعات التي تقام حتى ٢٠ شخص صوتاً وصورة.
  • Skype: خدمة متميزة تتبع لشركة مايكروسوفت، تتميز بانتشارها بين المستخدمين حول العالم، وكذلك ميزة الترجمة الفورية للمحادثات عند حضور اجتماع لمتحدثين من أكثر من لغة.

رابعاً: إدارة المهام

بالتأكيد يمتلك القائد والمدير الكثير من المهام التي يجب عليه إنجازها في وقت قصير، ويعاني الكثير من المدراء من عدم قدرتهم على ضبط مواعيد المهام بشكل تام في كثير من الأحيان. لذلك تأتي أهمية توظيف التقنية في عملية ترتيب المهام وضبطها ومتابعتها. ومن مميزات تفعيل التقنية في عملية إدارة المهام:

  • التدوين السريع.
  • التقييد بالوقت والمكان.
  • التنبيه والتذكير.
  • مشاركة التنبيهات.
  • إرفاق الصور والملفات.
  • عرض جميع المواعيد في جدول.

ويمكننا القول أن تطبيقات وبرامج التذكير بالمهام كثيرة جداً يصعب إحصاءها، ومنها: Wunderlist ، أحد أشهر خدمات إدارة المهام. ويتميز بالعديد من المزايا من ضمنها توزيع المهام على فريق العمل ومتابعتها. ويتوفر على شكل تطبيق على الجوال وكموقع إلكتروني كذلك.

خامساً: إدارة الأفكار

الخريطة الذهنية أهم أدوات إدارة الأفكار، وهي عبارة عن رسم توضيحي له فكرة رئيسية بالمنتصف وتنقسم منه فروع أخرى من الأفكار الفرعية، وتعتمد فكرة الخريطة الذهنية على ربط الأفكار ذات الصلة مع بعضها البعض لسهولة تذكرها ولسهولة تحليل موضوعها.

وللخرائط الذهنية العديد من المميزات التي ستجعلك تستخدمها دون توقف بدلاً من الكتابة النصية ومنها:

  • أداة مرئية يمكنها أن تشمل النصوص والألوان والأرقام والصور والفيديو.
  • تقوم بربط الافكار بطريقة منطقية وسهلة للتعرف مما يساعدك على إيجاد أفكار أخرى وفهم أعمق للموضوع.
  • طريقة سهلة لتنظيم أفكارك.
  • يمكنك عن طريقها إيجاد أفكار كثيرة بسرعة عبر طرق إبداعية خلاقة إذا قمت بدمجها بالعصف الذهني.

ومع كثرة المواقع او التطبيقات التي تقدم خدمة الخرائط الذهنية إلا أن المميز منها قليل، ومن ذلك:

سادساً: إدارة الميزانية

Pie chart on a stock chart with a budget

يُشترط على كل مدير أن يلم ولو بشكل بسيط بكيفية إدارة الميزانية للمنظمة، فالميزانية تعتبر أحد أهم عناصر بقاء المنظمة واستمرارية عطاءها. وفي حال كان المدير ضعيف في قراءة الميزانيات أو تحليلها فأعتقد أن المنظمة تواجه بعض المخاطرة.

والتقنية اليوم توفر لنا العديد من الأدوات التي تسهل عملية إدارة الميزانيات، أو حتى التخطيط المالي لأي مشروع وحساب الموازنات المختلفة له. وعدم استعمال التقنية في إدارة الأموال اليوم يزيد من المخاطر والأخطاء بشكل كبير. فالتقنية ساهمت في ضبط العمليات المالية وسهلت من مراقبتها.

وتتوفر الكثير من الأدوات التقنية التي تقوم بعملية إدارة الميزانية بشكل مجاني أو مدفوع، ولعل من أبسطها هو برنامج Microsoft Excel، والذي أثبت جدارته بشكل كبير في عملية بناء الميزانيات الصغيرة للمشاريع الصغيرة، وأعتقد أن إلمام المدير بهذا البرنامج يعتبر أمراً أساسياً لا غنى له عنه.

سابعاً: إدارة التوظيف

مما لا شك فيه أن الطاقات البشرية في المنظمات تعتبر المحرك الأساسي للعمل، والذي من دونها لن يستمر العمل فيها. وكلما زاد عدد العاملين في المنظمة وتنوعت المهارات فيما بينهم زاد نجاح المنظمة وإنتاجها. ولكن واقعياً تعاني الكثير من المنظمات حول العالم –لا سيما العالم العربي بشكل خاص– من نقص في الطاقات البشرية المتخصصة أحياناً، وأحياناً أخرى تكون هذه الطاقات باهظة الثمن في تخصصات معينة، مما يتسبب في مشكلة كبيرة في أداء المنظمات.

وحتى لو وُجد العاملين وتوفر المال، فيصعب أحياناً أن نجد المتخصص الذي سيجيد بعض المهارات الفنية مثلاً؛ كالتصميم والبرمجة وغيرهما. لذلك سنطرح في هذه المقالة حلولاً أخرى قد تكون بوابة خروج من المأزق لكثير من المنظمات اليوم. ومن المجالات التي يمكن أن تستفيد المنظمة من خدمات التوظيف عن بُعد في أداءها:

  • الترجمة
  • البرمجة
  • التصميم
  • المونتاج
  • التعليق
  • التسويق
  • الكتابة

وتتوفر الكثير من المواقع العربية والعالمية والتي توفر عشرات الآلاف من العاملين المتخصصين في مجالات شتى، بعضها نادر ومتخصص، ومن تلك المواقع:

  • مواقع عربية:
    • بحر: موقع إلكتروني أطلقته وزارة العمل السعودية بالتعاون مع بعض الجهات لتوفير بيئة عمل للشباب والفتيات السعوديين.
    • المستقل
    • خمسات: موقع إلكتروني عربي يوفر لك مئات الخدمات مقابل ٥ دولار لكل خدمة.
  • مواقع عالمية:
    • Freelancer
    • Elance
    • Fiverr: موقع إلكتروني عالمي يوفر لك مئات الخدمات مقابل ٥ دولار لكل خدمة.

ثامناً: إدارة الإعلام الرقمي

يعتبر الإعلام الرقمي أساس البناء الإعلامي في المنظمات اليوم، حتى أصبح الفشل مصير كل من لم يقم بتفعيل الإعلام الرقمي بشكل صحيح. لأن المجتمعات اليوم أصبحت تسمع وترى وتتكلم عبر الإعلام الرقمي، فوجود المنظمة فيه بشكل فاعل أمر حتمي ومهم.

وكذلك يجب على مدير المنظمة وقائدها أن يُلم ببعض أساسيات الإعلام الرقمي، ليستطيع اتخاذ القرارات المتعلقة بهذا الجانب بشكل صحيح. خاصة أن الإعلام الاجتماعي يحقق الكثير من الأهداف للمنظمة، ومن ذلك:

  • رفع الدخل المادي.
  • بناء المفاهيم والقيم.
  • التسويق لفكرة.
  • الترويج لعلامة أو منظمة.
  • كسب التأييد والولاء.
  • حشد الجمهور والمتطوعين.
  • التواصل مع المجتمع.

ومن أبرز الأدوات التي يُفضل أن يتقن المدير في المنظمة التعامل معها:

  • Hootsuite: خدمة رائعة لإدارة حسابات الشبكات الاجتماعية من منصة واحدة، تتميز بجدولة المنشورات ومتابعتها وكذلك امكانية إدارة فرق عمل النشر بسهولة.
  • Buffer: لا تختلف كثيراً عن سابقتها.
  • Periscope: خدمة البث المباشر عبر تويتر، والتي لاقت انتشاراً كبيراً خلال الفترة القريبة الماضية.
  • IFTTT: يمكنك عبر هذه الخدمة النشر مرة واحدة لعشرات الشبكات الاجتماعية، مما يوفر الجهد الكبير عليك في عملية النشر.
  • Facebook Live: خدمة البث المباشر عبر الفيسبوك، يستخدمها يومياً ملايين المستخدمين حول العالم لبث المناسبات بشكل مباشر عبر كاميرا الهاتف.

تاسعاً: إدارة المشاريع

عملية إدارة المشاريع في المؤسسات الخيرية تعتبر من أهم الجوانب في عمل المؤسسة، لأنها قد تسبب نجاح المشروع أو فشله. ويقدم اليوم علم إدارة المشاريع أدوات تقنية قوية متقدمة في التطوير والتحسين من قدرات المؤسسات في التخطيط والتنفيذ والتحكم في الأنشطة، وأيضا في الاستفادة من مصادرها البشرية ومواردها المالية.

وفي دراسة توضح أن معدل المشاريع التي تجاوزت الميزانية المخصصة لها في الولايات المتحدة الأمريكية في عام 2004 هي 43%، و15% من المشاريع تم إلغاؤها قبل أن يكتمل إنجازها. بالإضافة إلى أن خسارة الولايات المتحدة الأمريكية في المشاريع التي نفذت في ذلك العام تجاوزت 100 مليار دولار! وقد خلصت الدراسة إلى أن أهم الأسباب وراء فشل هذه المشاريع يعود إلى قلة معرفة وخبرة القائمين عليها في المعايير العالمية لإدارة المشاريع.

ويقوم المدير بشكل رئيس بعملية مراقبة المشاريع ومتابعة المسؤولين عنها بشكل مستمر، لذلك يُفضل أن يتعرف المدير على أدوات إدارة المشاريع وكيفية التعامل معها. ومن أبرز أدوات إدارة المشاريع والتي تناسب عمل المنظمات:

عاشراً: المهارات المكتبية التقنية

يقوم المدير بالعمل المكتبي غالباً طوال اليوم، وتمر عليه العديد من الإجراءات التي تتطلب ثقافة تقنية للتعامل معها. لذلك ينبغي لكل مدير أن يتقن المهارات المكتبية التقنية، ومن ذلك:

  • الكتابة والتنسيق ببرمجيات النصوص (Word, Powerpoint, Excel).
  • الطباعة وإعداداتها (مثل الطباعة على الوجهين، واستخدام الألوان وغيرها).
  • إرسال الملفات عبر الشبكة الداخلية.
  • فحص الملفات بمكافح الفيروسات
  • تعريف الأجهزة المختلفة

ختاماً .. المدير التقني هو مفتاح نجاح المنظمات تقنياً، وهذه العشر خطوات ينبغي لكل مدير أن يتعلمها ويتقنها ليستطيع إدارة المنظمة بشكل سهل وآمن. ولا يعني أن هذه هي الخطوات التقنية الوحيدة التي ينبغي للمدير إتقانها، ولكن نشعر أنها هي البداية.

عن الكاتب

عبدالعزيز الحمادي

المدير التنفيذي لمؤسسة التقنية المباركة .. مهتم بالتقنية والعمل الخيري وإثراء المحتوى العربي على الإنترنت ..

تعليق واحد

اترك تعليق