إدارة التقنية

تلميحات تقنية لفعاليات احترافية

كُتب بواسطة م.عبدالله العباد

يزخر قطاعنا الخيري ولله الحمد بعدد كبير من المؤتمرات والملتقيات والمنتديات “الفعاليات” التي ساهمت في صناعة حراك في عدد كبير من قضاياه المتنوعة، وهي تعد من الفرص التطويرية المهمة لكل من لديه اهتمام يتقاطع مع موضوع الفعالية، وكثير من المشاريع الخيرية المباركة كان سبب انطلاقها هو مشاركة صاحب المشروع في ذلك اللقاء.  وهذه الفعاليات فرصة لكسب علاقات جديدة ومتنوعة بين المشاركين.

وكما لا يخفى عليك أخي القارئ أهمية التقنية في تسهيل وتبسيط الكثير من الأمور في حياتنا اليومية، ولقد مررت بتجربة حضور المؤتمر الحادي عشر لرابطة مدراء المنح “Grant Managers Network” وكذلك مؤتمر تقنية المنظمات غير الربحية “Nonprofit technology Conference” في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الفترة “12-23/ مارس/ 2016 م ، ولقد علمت عن الفعاليتين وسجلت فيهما ودفعت رسومهما وتواصلت مع المنظمين لهما باستخدام الموقع الالكتروني والتطبيق الخاص بكل فعالية. ولقد كانت تجربة رائعة ومنظمة استلهمت منها بعض الفوائد التي أود إيصالها إلى أحبتنا القائمين على تنفيذ “الفعاليات” في وطننا الغالي لتطبيقها، كما أؤكد في الوقت نفسه على أن لدينا تجارب تقنية مميزة في عدد من فعالياتنا وما سأذكره هو فقط من باب التأكيد على أهميتها وأثرها على صناعة صورة ذهنية مميزة عن الفعالية لدى المشارك.

وسيكون الحديث حول ثلاثة محاور وهي :

  • محتويات الموقع الالكتروني الفاعل
  • أفكار لمحتويات التطبيق الإلكتروني
  • مقومات نجاح هذه الخدمات التقنية

أولاً: محتويات الموقع الإلكتروني الفاعل

إن وجود موقع إلكتروني خاص بالفعالية يقدم خدمات مهمة ومتنوعة للمشاركين بات من أهم سمات الفعاليات الناجحة، ومن أهم الخدمات التي يقدمها الموقع -على سبيل المثال لا الحصر- ما يلي:

  • نبذة عن الفعالية وعن الجهة المنفذة لها: هذه الصفحة تحتوي على ملامح عامة عن الفعالية تشرح فكرة الفعالية وأبرز مكوناتها والجهة التي خلف التنفيذ.

Screen Shot 1437-07-03 at 8.25.22 PM

  • رسالة الى مديرك في العمل: وهي مفيدة لمن يعاني في أخذ الموافقة من صاحب الصلاحية في العمل للمشاركة في مثل هذه الفعاليات، وتزداد أهميتها إذا كانت المشاركة بها تتطلب تذاكر طيران وتكاليف إقامة وغيرها، وتحتوي هذه الصفحة باختصار على مجموعة من النقاط التي تجيب على: من الفئة المستهدفة من الفعالية؟ وما مدى أهمية المشاركة بها؟ وما هوأثرها على المشارك؟ إضافة إلى ذلك وجود نماذج لرسائل جاهزة فقط كل ما عليك هو كتابة اسم مديرك وارسال الرسالة له، بل تقدم نصائح لك بكيفية اقناعه!
  • التسجيل للمشاركة في الفعالية: هذه الخدمة قد تكون الدافع الرئيسي للمشاركين للدخول على الموقع الإلكتروني الخاص بالفعالية وهي تضمن تفاعل المشاركين مع الموقع ومحتوياته، لذا من المهم استثمار هذه الفرصة كأن تبدأ عملية التسجيل بعد المرور على عدد معين من الصفحات التي تبرز معلومات مهمة تريد الجهة المنظمة إيصالها للمشارك، وحتى لا تكون صفحة مملة, من المهم دراسة وتحديد البيانات التي فعلاً نحتاجها من المشارك. ومن الفرص المتاحة: طلب الاشتراك في القائمة البريدية الخاصة بالمنظمة.
  • دفع رسوم الاشتراك: سواء كانت عبر خدمة PayPal  أو visa   وهذا يريح المشارك من التحويل التقليدي ويسهل على اللجنة المنظمة تتبع تدفق رسوم تسجيل المشاركين عليها.
  • جدول أعمال الفعالية: وهذه من أهم خدمات الموقع، وهي عبارة عن جدول تفصيلي يحتوي على عناوين أوراق العمل المقدمة ومواعيدها ومكان تقديمها ونبذة مختصرة عن الورقة وأبرز النقاط التي ستتناولها، وهذا يتيح للمشارك اختيار الأوراق التي تعنيه.

Screen Shot 1437-07-03 at 8.31.18 PM

  • الأسئلة الأكثر شيوعاً: هناك أسئلة تتكرر من قبل المشاركين بشكل كبير، لذا وجود صفحة تحوي هذه الأسئلة وتقدم إجابات عليها يسهل على المشاركين ويقلل من كمية الاستفسارت التي تأتي للجهة المنظمة، ومن أمثلة هذه الأسئلة على سبيل المثال لا الحصر:
  1. ما هي أسهل طريقة للتسجيل في الفعالية؟
  2. كيف يمكنني تسجيل أكثر من مشارك في الفعالية؟
  3. ما هو الوقت المناسب للتسجيل؟ ومتى يبدأ التسجيل المتأخر؟
  4. ما هي رسوم المشاركة في الفعالية؟ وهل هناك خصم للمجموعات؟
  5. كيف يمكنني إلغاء التسجيل؟ وهل هناك رسوم على ذلك؟
  6. كيف يمكنني تحويل اشتراكي لشخص آخر؟
  7. هل يجب علي التسجيل المبكر في اوراق العمل التي ستطرح في الفعالية؟
  8. أين يمكنني الحصول على بطاقتي؟
  9. ما هي أفضل طرق الوصول إلى مكان الفعالية؟
  10. ما هي الخيارات المناسبة للإقامة قريب أو في نفس مكان الفعالية؟
  • مواعيد إقامة الفعاليات القادمة: وبهذه الخدمة يتمكن المشارك من إدارج موعد الفعالية القادمة في جدول أعماله مبكراً، فمثلاً الجهة المنظمة (NTEN) لمؤتمر تقنية المنظمات الغير ربحية (NTC) قامت بتحديد مكان وتاريخ تنفيذ المؤتمر لعام 2107م وعام 2018م ويمكن للمشارك إضافة موعد الفعالية في التقويم الإلكتروني الخاص به بنقرة زر.

Screen Shot 1437-07-03 at 8.33.09 PM

  • أرشيف للفعاليات السابقة: حيث يتيح لمن شارك في الفعالية الوصول إلى أوراق العمل التي قُدمت في السابق، بالإضافة إلى بعض الصور التي تم التقاطها. كما يتيح لمن لم يسبق له المشاركة معرفة طبيعة أوراق العمل المقدمة مما يحفزه على المشاركة.

Screen Shot 1437-07-03 at 8.33.49 PM

  • قائمة بالجهات المشاركة بالمعرض المصاحب: اطلاع المشارك على محتويات المعرض يزيد من التفاعل مع الجهات العارضة وذلك عن طريق عرض أسماء الجهات المشاركة وسبل التواصل معهم.
  • طلب المشاركة في المعرض: ويتيح هذا القسم للجهات الراغبة في عرض منتجاتها في معرض الفعالية التسجيل عبر الموقع وحجز مكان مناسب لها في المعرض.

2016-floor

  • المواصلات من وإلى الفعالية: هذه الصفحة مهمة للمشاركين من خارج المنطقة أو الدولة في بعض الأحيان، فهي تقترح على المشارك أقرب مطار لمكان إقامة الفعالية وكذلك تقترح أفضل وسيلة للوصول من المطار إلى مكان الفعالية وتقدم خريطة لمقر الفعالية.
  • أنشطة تطوعية أوسياحية أو ترفيهية في المدينة: وبما أن مدة الفعالية غالباً لن تزيد على أكثر من 8 ساعات يومياً فهناك متسع من الوقت يستطيع المشارك قضاؤه بالقيام بأنشطة تطوعية مع بعض الجهات الخيرية في المدينة يتم التنسيق معها مسبقاً، أو اقتراح زيارة بعض الأماكن السياحية في المدينة مثل الشواطىء والمتاحف والمطاعم والأسواق. هذه اللمسة تشعر المشارك بقرب الجهة المنظمة منه وستضفي لجو الفعالية طابعاً مرحاً يحتاج إليه المشارك خصوصاً إذا كانت الفعالية في منطقة غريبة بالنسبة إليه ومدتها لا تقل عن يومين.
  • اتصل بنا: وهي عبارة عن نموذج يحتوي على عدد من الحقول يتيح للمشارك الاستفسار والتواصل مع المنظمين للفعالية بالإضافة إلى وجود وسائل الاتصال الإخرى مثل البريد الالكتروني أو رقم الهاتف.
اقرأ أيضاً:  9 خدمات مجانية لمشاركة الملفات الكبيرة بسهولة

ثانياً: أفكار لمحتويات التطبيق الإلكتروني

هناك دراسة تشير بأن متوسط عدد الساعات التي يقضيها أصحاب الأجهزة الذكية مع أجهزتهم لا يقل عن 3 ساعات يومياً، لذا وجود تطبيق خاص بالفعالية لم يعد ترفاً فهو يرفع بعد توفيق الله عز وجل من مستوى التفاعل مع برامج الفعالية، ويعتبر فرصة لتقديم العديد من الخدمات التي لا يستطيع الموقع الالكتروني تقديمها بمفرده، ومن هذه الخدمات على سبيل المثال لا الحصر:

  • قائمة بأسماء الحضور ونبذة تعريفية عنهم: يحصل كل مشارك على معرف خاص به في التطبيق، ثم يقوم بإضافة بعض المعلومات التعريفية عنه، مثل ( صورة شخصية – الاسم – مكان العمل – الاهتمامات – معرفه بشبكات التواصل الاجتماعية –……) وبذلك يتمكن المشارك من معرفة جميع المشاركين بكل يسر وسهوله.

IMG_6213

  • قائمة بأسماء المتحدثين: وبعض المعلومات عنهم وسبل التواصل معهم وامكانية تنسيق موعد للجلوس معهم إن احتاج المشارك لذلك.

IMG_6215

  • وجود مجتمع افتراضي: لنستحضر الجو العام لتطبيق انستقرام ولكنه خاص بمجموعة من المستخدمين “المشاركين”، بحيث يتمكن المشارك من كتابة نص معين أو ادراج صورة يطلع عليها الجميع وهم بدورهم يتفاعلون معها، وجود مثل هذا يزيد من فرصة كسب علاقات جديدة وتبادل خبرات بين المشاركين.
  • اختيار اوراق العمل: هذه الخدمة تتيح للمشارك استعراض فقرات الفعالية وأوراق العمل التي ستقدم خلالها ومن ثم اختيار ما يناسبه منها لحضورها، عند اختياره لفقرة محددة تضاف إلى الأجندة الخاصة به، ومن ثم تصل إليه تنبيهات قبل انطلاقها تذكر بموعدها والقاعة المخصصة لها، تكمن أهمية هذه الخدمة قبل بدء المؤتمر بأيام حيث يتمكن المشارك من التخطيط الجيد لاستثمار الفاعلية بشكل كبير.

IMG_6214

  • التلخيص التعاوني لأوراق العمل: وهذه فكرة رائعة، حيث تقوم الجهة المنظمة بإنشاء صفحة على google drive “مثلاً” ثم تضع الرابط في الصفحة الخاصة بورقة العمل تلك في التطبيق، بحيث يتمكن الحاضرون من الوصول إلى هذه الصفحة ويقومون بالتلخيص جماعياً، هذه الصفحة تبقى بعد ذلك كمرجع لمن له رغبة بالحصول على تفاصيل أكثر عن المادة المطروحة.
  • تقييم أوراق العمل: وذلك بعد انتهاءها، سواء تقييم المحتوى أو المقدم، وجودها في التطبيق يزيد من نسبة التفاعل والتجاوب معها.
  • تنفيذ استطلاعات رأي: سواء كانت حول برنامج يوم محدد أو حتى حول الفعالية بشكل عام، أو حول موضوع معين له علاقة بعنوان الفعالية وترغب الجهة المنظمة بأخذ رأي المشاركون عنه.
  • وجود خريطة لموقع تنفيذ الفعالية: عبارة عن اقتباس من خرائط جوجل يوضح فيه مكان إقامة الفعالية وأبرز الخدمات التي قد يحتاج إليها المشارك مثل الفنادق المحيطة أو مغاسل الملابس وغيرها.
  • التشبيك “Networking”: فمثلاً تستطيع عن طريق عملية البحث بأسماء المشاركين وأماكن عملهم واهتماتهم التي أضافوها في صفحاتهم الشخصية في التطبيق الحصول على قائمة من المهمتين بمجال معين وليكن على سبيل المثال الأوقاف، وتدعوهم لعقد اجتماع على هامش الفعالية، وهذه من أهم سبل استثمار الحضور الاستثمار الأمثل.
  • قائمة علاقاتي: عادة ما يكون لكل مشارك بطاقة تحتوي على اسمه ومعلوماته، الفكرة هنا أن تتم اضافة “بار كود” في أسفل البطاقة يحتوي على معلومات المشارك، كل ما عليك إذا أردت معرفة معلومات مشارك أخر وكسبه كصديق جديد هو الدخول على صفحة “علاقاتي” في التطبيق والضغط على رمز الكاميرا ومن ثم يقوم بعمل “مسح

هذه مقارنة سريعة توضح فوائد التواصل مع المشاركين عبر التطبيق مقارنة بالوسائل الأخرى وخاصة إنشاء مجموعات في تطبيق الواتس أب:

البند التطبيق مجموعة واتس أب مثلاً
وجود نبذة مختصرة عن المشارك متاحة في التطبيق، وهو من يقوم بإضافة البيانات والمعلومات التي يراها مناسبة عن نفسه. غير متاحة، وإن قام المشارك بالتعريف عن نفسه فسيكون من الصعب الرجوع لها.
إضافة أسماء المشاركين لقوائم الاتصال لا حاجة لذلك حتى تتعرف على المشارك، فبمجرد تسجيل المشارك في التطبيق ستظهر معلوماته كاملة ويستطيع أي عضو مشارك الوصول إليها. لا تستطيع أن تميز بين أرقام المشاركين إلا بعد إضافتهم، وهذا قد يصعب خاصة عندما يكون عدد المشاركون كبيراً
التنسيق والترتيب هناك أقسام متعددة، فقسم للنقاشات العامة وأخرى للخاصة حول موضوع معين إضافة إلى المنتدى العام، كذلك قسم لمواعيد فقرات الفعالية كل المعلومات والنقاشات في صفحة واحدة مما يجعل التفاعل قليل.
الانزجاع من التنبيهات منعدمة- منخفضة: لن تصل اشعارات إلا في المواضيع التي يشترك فيها المشارك مسبقاً. أو عندما ترسل اللجنة المنظمة تنبيهاً مهماً للجميع. مرتفعة: بسبب أن مصدر ازعاج خصوصاً
أرشيف للفعالية بالإمكان استعراض أوراق العمل وملخصات الجلسات والوصول إلى الصور والنقاشات بعد انتهاء الفعالية بكل يسر وسهولة نظراً لطبيعة التطبيق “دردشة” قد يتعذر اعتبار محتوى المجموعة ارشيفاً للفعالية.
الطاقة الاستيعابية لعدد الأعضاء غير محددة، وكلما ازداد عدد المشاركون ازداد التفاعل مع التطبيق والإثراء له. محددة، بالرغم من ارتفاع عدد الأعضاء إلى 265 إلا أن هناك العديد من الفعاليات عدد المشاركون يتجاوز هذا الرقم بشكل كبير. بل إنه كلما زاد عدد أعضاء المجموعة ازاددت الفوضى والازعاج.
خاصية البحث تستطيع تبحث عن أسماء المشاركين سواء بالاسم الأول أو الاسم الأخير أو بكتابة اسم الجهة التي يعملون بها، فمثلا تريد أن تعرف من سيكون حاضر لهذه الفعالية من الجهة س فكل ما عليك البحث باسم الجهة وسيظهر لك جميع من سيمثلها. لا تدعم سوى البحث في المحتوى داخل المجموعة ومدى الاستفادة من تلك الخاصية محدود.

ثالثاً: مقومات نجاح هذه الخدمات التقنية

حتى تؤتي ثمارها هذه الأفكار التي سبق الإشارة إليها أعلاه لا بد من الاعتناء بعدة أمور وهي على النحو التالي:

  • التنسيق المبكر للفعالية ووضوح مفرداتها ومكوناتها لدى الجهة المنظمة لها، وذلك حتى تتمكن من عكسها على شكل معلومات في الموقع والتطبيق.
  • وجود فريق مخصص يتفاعل مع الاستفسارات والأسئلة والطلبات التي ترد عبر الموقع أو التطبيق.
  • وجود دعم فني تقني على مدار الساعة خصوصاً في فترة الذروة “أيام الفعالية”
  • جودة التصميم وسهولة الوصول إلى المعلومة المطلوبة.

عن الكاتب

م.عبدالله العباد

#PMP Certified @PMI | #Chemical_Engineer, #CHE, @KFUPM | #Partnerships dep. Head @AlrajhiFound

3 تعليقات

  • تذكرت تطبيق لفعالية جايتكس ! , كان سيئًا بكل ما تعنيه الكلمة , لذا من المهم أن يتنبه القائمون على الفعالية إلى ضرورة الإنتباه إلى ضبط تطبيقاتهم وسهولة استخدامها قبل إطلاقها , ففكرة أن تكون ترتيباتك مبينّة على موقع مثلا أفضل من أن تكون على تطبيق تتفاجئ أنه متعب 🙂

    شكرا يا بش مهندس :*

اترك تعليق